尊敬的班長，您好：五一節返校統計文件已經上傳至班長群，請統計好每一位同學的返校情況填寫該表，於 4 月 30 日下午 17:00 前將文件命名為 xxx 上傳至學習部郵箱 [email protected]，收到請回復。
相信每一位在大學擔任過班幹部的同學對上述通知都耳熟能詳，模板化的任務通知簡短精闢到沒有一句廢話，卻藏著一套完整複雜的工作流：
下載統計模版（接收、拆解任務）→編輯轉發通知（下達通知）→提醒、收集、檢查每個對象的文件/信息（文件/信息收集）→整合命名文件（整合）→截止日期前發送到指定郵箱（上傳反饋）
這樣一套工作流是行政工作的典型，完整囊括「上-中-下」三級行政工作程序，處處體現著細碎繁雜、項目化、層級性等行政工作特點，也暗藏著諸多可以藉助智能設備有效提高效率的重複、機械性工作。
下面我將從大學班長的視角，以上文「統計五一返校情況」工作為例，把這套工作流拆解成幾個部分來敘述，可能涉及諸多手機 app 與服務。
懶人目錄
- 任務接收與拆解
- 文件收集
- 信息統計
- 上傳下達
- 一些小 Tips
任務接收與拆解
任務接收是行政工作的開端，其來源多為微信、QQ / Tim、短信、釘釘等 app，它們或許是優秀的社交軟件，卻都不擅長大段文字信息的處理（連換行都麻煩），因此我們需要一個優秀的「文字編輯」——Drafts。
第一步：將任務通知文本拷貝到 Drafts，初步剔除無用信息，得出關鍵詞句。
第二步：關鍵詞出來了，但還難以執行，原因在於有一些暗藏在字裡行間的「動作」並未表述出來，我們腦補出「隱藏動作」，串成文首的工作流。
思路捋順了，我們便清楚每一步該幹什麼，但這還不夠，因為我們的腦子記不住這麼長一串流程，這會讓我們總惦記著還有哪些步驟需要處理而無法專注於眼前的事項。
第三步：此時我們還需要一個靠譜的「助理」——To-Do app，它能幫我們記下所有工作流程，並在特定時點提醒我們下一步該幹什麼；這裡我使用的是大名鼎鼎的 OmniFocus。
Drafts 內置強大的 Action 功能可以做到 app 間無縫「溝通」，我們可以順著第二步將每個動作單獨成段，然後用「Project to OmniFocus」 Action 很便利地在 OmniFocus 收件箱中建立一個「動作集」。
之後將「動作集」轉化為「項目」，你可以將「項目」類型設定為「順序」（OmniFocus 中「順序」的意思是隻有在之前的動作完成後才會顯示下一步動作），你也可以為每一個動作添加一個「截止期限」。
做到這裡，我們就對整個行政工作項目有了完整又細緻的把握，你能夠完全放心地專注於手頭的某個事項，而不用擔心事項遺忘或衝突。
或許有人用不慣複雜的 OmniFocus，其實其他主流 To-Do app 也能實現上述功能，如奇妙清單、Microsoft To-Do、Things 3 等，甚至是 iOS 自帶的提醒事項。
然而比工具的選擇更重要的是使用工具的意識和習慣：如果你傾向於簡單地羅列「今日事項」，或許稍微下點功夫進行流程分解和動作歸類能起到事半功倍的效果。
文件收集
文件收集工作很讓人頭疼，它最大的問題是每位同學發送文件的時點不同，導致最終文件散落在手機、電腦等不同終端中，難以彙總。
為了應對這種情況，一般的處理方式是，收到文件時：「馬上打開電腦登錄微信/QQ」→「文件接收另存為」；或者等到晚上再開電腦翻記錄找文件。
其後果是割裂了我們的時間，或誤點了「聊天框小紅點」而遺漏部分文件。
那麼高效的做法應該是：
- 使用堅果雲一類的網盤客戶端，保持開機自啟；
- 直接將電腦桌面（Desktop）設為共享文件夾；
- 手機上下載安裝堅果雲 app；
- 以 iOS 端為例，每收到一個文件就花十秒鐘時間「用其他應用打開」→「上傳到堅果雲」。
之後空閒時打開電腦，只要一聯網就能看見之前發送的所有文件。
這麼做的好處顯而易見：收到即刻轉存，事項當即完成而不用擱在心裡，也無需停下手頭的事情打開電腦接收文件。
更進一步，在下發消息時可以儘量要求同學們採用統一的命名格式（如學號+姓名）和統一的文件格式（如多個文件必須壓縮），以便於一目瞭然地清楚已發送文件的同學名單。
信息統計
信息收集較文件收集靈活，我們可以根據需求採取各種各樣的統計方式，典例如下：
基礎信息表模板：準備一個萬能統計表，在進行聚會等活動人數統計時可以信手拈來。
回覆「班長」可獲取該模板
住址、聯繫方式等信息彙總好後一勞永逸，統計時方便聯繫；值得注意的是每次使用這個模板時請使用「另存為」，以免文件被覆蓋。 石墨 app：優秀的多人同時在線編輯文檔應用，遇到非私密信息統計或活動方案徵集時可以直接發送到微信群裡協作完成，群策群力較之於一人統計不啻開掛。 微信投票小程序或 QQ 群投票：適用於活動方案選擇和敲定。
上傳下達
下達通知是行政工作的起點，對不重要的消息你大可不做改動直接轉發下達，而對重要的信息就需要進行文本編輯和提煉。
此時仍推薦使用 Drafts 進行編輯，並使用「Send to WeChat」 Action 來提高轉發到微信群的效率。
上傳反饋通常是行政工作的終點，文字信息的反饋無需贅述，而文件上傳則可以利用好郵箱的「自動發送」功能。
簡言之：文件整合完成後不必立即發送，而是設置自動發送，時間提前於截止時間一小時，則期間若有變動還來得及修改，若無變動也可準時提交。
一些小 Tips：
在上述流程之外，一些小的細節習慣也能提高效率，幫我們處理好工作。
Tip 1 : 為每個群聊和上級設置對應的微信背景圖，避免發錯消息的尷尬。
利用 Phonto 只需幾步就能輕鬆製作出簡單的微信背景圖，製作時應儘量追求簡潔，因為過於複雜的背景很容易被直接忽視。
詳細設置方法可查看《發錯微信特尷尬？這些聊天背景圖必須有（內附資源）》
Tip 2 : 巧用微信提醒，自定義消息提示時間。
微信的提醒功能，本質上是讓「不合時宜」的消息按照你期望的時間出現，通過「長按消息」→「提醒」 來開啟。
它有兩個功能：
- 將暫時沒空分解列入 To-Do app 的事項往後推；
- 為根本沒必要加入 To-Do app 的瑣事設置提醒。
可以注意到我堅持以 To-Do app 為中心，原因在於微信的提醒功能並不完善——提醒只能精確到小時並且功能簡陋。
也許商務辦公的路子和微信的設計理念本就背道而馳（畢竟不能搶了 TIM 的飯碗），因而微信提醒註定只能作為其他 To-Do app 的輔助。
Tip 3 : 巧用 iOS 文本替換
對於經常輸入的高頻詞句，設置文本替換可以省不少事。
文本替換設置方式為：設置 - 通用 - 鍵盤 - 文本替換。
例如將「親愛的童鞋們，下面有一則通知：」設定為「gytz」，則只需輸入「gytz」鍵盤中就會出現設定的詞句。
行政工作往往容易陷入繁瑣的工作，事情一多也更容易出差錯。優化「任務接收與拆解」-「文件收集」-「信息統計」-「上傳下達」每個環節，善用工具，讓你在「行政工作」更加高效省心。
閱讀更多 AppSo 的文章
