這種“一個人的外貿部”在江浙閩粵的中小民營企業中很常見。
打算自己做外貿的中小企業現在越來越多，但專業人員缺乏。很多企業招聘了一兩個懂英文的應屆畢業生，或在其它地方做過外貿的年輕業務員，就匆匆上馬外貿部，或者作為銷售部的分支。
與老闆充分溝通，取得老闆的信任
無論你是民營企業家族成員之一，還是毫無干係的外來僱員，初期階段不要參與企業的人事紛爭。拒絕一切誘惑，只對老闆一個人忠誠，這是職場原則，也是新人站穩跟腳，以不變應萬變的笨辦法。
因為是一個人的外貿部，又是新手，短時期內很難有業務績效，而老闆都是唯業績論英雄的，所以，在這段時間裡，不單要埋頭苦幹，更重要的是要讓老闆清楚你在忙什麼，你的工作目標，進度和困難。如果企業和部門有工作例會，在會議上主動彙報工作；如果沒有例會則爭取定期向老闆彙報工作，並建議例會制度。
在彙報工作之前，自己要考慮好，分析目前工作，擬定合理的短期和中期目標，並提出必要的支持要求，使之成為一個較完整的工作方案。方案是否被採納，此時並不重要，重要的是讓老闆知道你在動腦思考。同時與老闆討論方案，言談中往往能捕捉到企業的現狀信息。
注意工作中的技巧。老闆看問題的角度是“如何賺錢”而不是“如何讓外貿部工作順利省心”。貿然提要求，只會顯得不切實際。可以按階段來，先提小要求，取得一點成績後再提進一步的要求。網上找到的潛在買家，可能的話，儘量慫恿他們到工廠來參觀，哪怕他們只是順路來看一眼，並做好接待工作，即使明知他們當即成交的可能性極低。
總之，充分溝通，讓老闆知道你在幹什麼，有比較完整的工作計劃，有客戶到工廠參觀，這些對爭取老闆的信任支持頗有好處。直白地說，初期階段難有真金白銀的業績，為了站穩根基，爭取發展機會，讓老闆覺得你是個有計劃做實事的人，比你實際做了什麼更重要。
建立完整的產品數據庫
大部分的中小企業，產品無論在質量和價格上與同業相比都沒有什麼太大優勢，這種情況下，外貿部門能拼的只有“客戶服務”了。做好客戶服務，首先要了解自己的產品，把現有的產品整理出數據，建立數據庫，包括照片、產品尺寸和裝箱資料。建立數據庫的同時，自己也能儘快瞭解產品，發現自己過去沒有注意到的知識盲點。產品知識越豐富專業，越能贏得客戶信賴，這是常理。另一方面，完整的產品數據庫也是一種寶貴資料，對自己個人的事業發展也是個籌碼，這是後話了。
產品數據庫，懂電腦有條件的做個管理軟件，沒條件的話就用Excel搞個表格也行。作為配套，建立起外貿部門的樣品間，儘量收集齊全樣品，編號管理。同理，建立客戶資料數據庫，包括聯繫方式、成交紀錄等。
理順出口的渠道
中小企業的出口，除了走外貿公司的訂單外，自己出口的要麼是通過外貿出口代理公司，要麼是自己操做。原先工廠就有合作的外貿公司的，儘快熟悉相關人員，建立私人友情。對於貨代等協作單位，爭取多新開闢幾家合作伙伴，一來可以比對價格，二來既然是“一個人的外貿部”，不妨強化一點個人色彩，構建自己的出口操作渠道。這對於提高自己的份量，爭取話語權，促進業務發展還是很有好處的。
如果企業還沒有自營出口權，就建議老闆去備案登記。事先準備齊全所有資料供老闆參考，爭取成為執行者。備案以後，自己去參加培訓，熟悉當地對於報關、核銷、退稅的具體操作（實際操作在各地多少有點不同）。特別要強調，即使自營出口權對於本企業時下操作並非急需，對於企業發展還是相當必要的，花錢不多，潛在的利益不少。
無論是通過外貿公司代理出口，還是自己出口，都要建立一套外貿單據的範本，節省外貿制單的時間——不要小看制單，對於“一個人的外貿部”而言，制單往往會耗費大量精力。瞭解了產品，有了數據庫，理順了出口渠道和制單程序，就可以把主要精力投入到市場開發上了。
積極市場開發
除了日常的網絡開發和客戶跟進之外，尋找客戶最直接有效的辦法就是參加交易會。可以去參觀，也可以去參展。參觀是為了摸行情，瞭解本行業的市場喜好變化，這花不了幾個錢。參展更有實際效果，但費用不少，交易會展位費、人員差旅住宿等，貴是貴了點，卻是多數企業工廠走向國際市場、自主外貿的成功之路。
總之，在展會的問題上，參加是必要的，參加哪一個則根據行業和企業狀況斟酌，多與外貿同行交流，留心同業其它廠家成功參展的經驗。
把握市場動態，參與企業產品更新
一個人的外貿部，承擔著把企業產品賣出去的重任。同時，因為你處在最前沿—很可能整個企業只有你最有條件捕捉把握市場的動態，所以，要主動承擔起收集資料分析市場的責任。不單要把自己的產品賣出去，還要進一步，讓企業生產市場需要和喜好的新產品。收集國內同行的新產品，以及國外市場出現的新產品，提供給老闆和生產部門參考。這也是提升自身在企業中價值的有效途徑。
一個人的外貿部，是辛勤和痛苦的經歷，也是成就事業最好的機會。
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