做生意離不開人、貨、場，有交易就有金錢和利益往來。很多老闆在進貨的時候，由於對法律知識的瞭解不夠，法律意識淡薄，在實際的生意往來中就容易遇到法律糾紛。如果沒有有效的單據作為憑證，很有可能就會使自己莫名惹上官司或利益受到損失。
進貨時為什麼要供貨商提供單據？
對此，秦絲商學院專家整理了在進貨過程中容易出現法律糾紛的環節，希望能夠幫助各位商家在進貨過程中避免踩坑。
01.簽訂合同條款
不少商家在簽訂和履行合同的過程中都不會認真閱讀合同條款和內容，認為只要電話或者當面談好就可以了，簽訂合同只是一種形式。但這種出於信任的簽訂方式一旦被別有用心的合作商鑽了空子，就會給自己造成不必要的損失。
合同條款不清楚。小張是一家服裝連鎖店的老闆，一年前他和開服裝廠的小王簽訂一份產品購銷合同。小張從小王那裡共計進貨10萬元，雙方就合同對單價、總金額、付款、交貨時間等均作了約定，其中交貨時間為均衡供貨。合同簽訂後，小張支付了全部款項，但小王卻未按約供貨。期間小張不斷催促通知小王限期交付全部貨物，但至今小王仍未交清貨物。後來小張起訴小王，法院稱：均衡供貨沒有明確具體的交貨時間，未約定合同有效期或供貨期限，故該約定實際上無法確定每批應供貨的數量，屬於約定不明。
合同形式不正確。服裝批發商小李和服裝廠老闆小羅以傳真方式簽訂產品購銷合同，小李從小羅那裡共進貨20萬元。按合同規定，小李應於2017年12月20日前支付貨款，合同明確雙方簽字蓋章後傳真有效。截至2018年3月底，小羅多次函告小李仍未付清貨款，故小羅發函解除合同。法院稱：傳真的生成、發送、接收和儲存都是通過紙張為介質的，從證據能否證明案件事實的角度看，傳真件本身並不能直接證明案件事實，因為傳真件實際是原件通過數據電文的形式而形成的複製件，其證據效力不能與原件相提並論。
相信上面這2種情況各位老闆或多或少都有遇到過。商家怕供貨商家拿錢不發貨，供貨商怕商家拿貨不給錢，這種情況存在於任何上下游的合作中。因此，商家們在今後的合同簽訂中一定要注意條款的細節，避免因疏忽引起糾紛。
02.索要進貨單據
進貨單據也是一個容易被商家們疏忽的東西，尤其是合作很久的老客戶或者店鋪規模很小的商家，常常會忘記或不想去索要進貨單據。但誰都不能保證每次進的貨都沒有問題，不會因為庫存積壓而拖欠貨款，等到最後維權時卻沒有有利的證據。
2014年11月28日，某集團有限公司代理人在周某超市內發現有銷售假冒該公司註冊商標商品的行為，隨即申請新疆維吾爾自治區公證處對全程購買行為進行證據保全公證。庭審中，面對代理人提供的一系列證據,周某傻了眼。我進貨都是在烏魯木齊市月明樓批發市場，很少索要單據，確實不知道批發商發給我們的酒有問題。因為沒有及時索要和保存進貨憑證，周某被某公司訴至法院。
在烏市經營超市、商店甚至是一些批發門市的經營戶進貨地大都在月明樓批發市場，因建立了長期合作關係，很多經營戶在進貨過程中不會索要進貨單據。有時候我要3件貨,這家不夠，供貨商就從別家調貨過來給我，從不開發票憑證，所以沒法確認有問題的貨品究竟是誰家的，周某說道。即便是開具憑證也沒有地址、電話、門店名稱以及公章的票據，只供記賬使用。
因此，不管是老客戶還是小商戶在進貨時一定記得讓供貨商提供單據，用電腦打印的電子一單通或者手寫的有地址、電話、門店名稱以及公章的票據都行。這樣一旦出現進到假貨退貨或者被告侵權時可以用來證明進貨來源，便於法院依法查找證據判決，這樣就能避免一些經濟風險。
03.使用秦絲系統的單據分享
除了線下的進貨合同和單據外，老闆們也可以使用秦絲進銷存軟件來和上下游的商戶進行進貨和銷售。只要雙方均使用秦絲軟件，當你在軟件上採購進貨商品後，系統上就會自動生成採購單，隨時可以進行查看採購詳情。如果對方想以不記得或者其他原因賴賬時，你就可以把採購單據分享給他。
單據上面有具體的時間、金額、商品種類、供應商單位、制單人姓名等等。如果對方說單據是偽造的，那我們在打官司的時候可以現場拿出軟件展示，查看採購進貨記錄，這樣即使對方想賴賬也不好賴。因此，秦絲軟件的單據分享功能不僅可以方便上下游查看進貨採購詳情，還可以作為有效地進貨憑證。
04.注意保存相關轉賬收款憑證
老闆們在拿到相關的進貨合同、單據、收款憑證後一定要妥善保管，避免用的時候找不到。紙質憑證如果怕丟失或損壞，可以提前掃描後存儲在U盤裡面，用時直接打印出來即可。如果不是線下交易，網上微信或者支付寶轉賬一定要做好轉賬留言和備註，並保留好截圖。
現在法院已經承認微信或支付寶的轉賬憑證也是具有法律效應的，即使沒有簽訂線下收款單據，網上的轉賬截圖也是可以的。不過在這裡還是需要提醒一下各位老闆，網上轉賬儘量走銀行轉賬，因為微信轉賬一般顯示的是暱稱，如果該用戶沒有進行實名認證就不能判定你的錢是轉給他，就算申訴也會被法院駁回。
05.小結
俗話說，沒有永遠的朋友，只有永遠的利益。生意人永遠是把自己的利益放在第一位，即使合作多年的老客戶也不能保證他不會算計你。因此各位老闆在日常進貨時一定要注意合同條款的簽訂和索要進貨單據，這些看起來可有可無的東西在關鍵時刻可是能夠給你幫上大忙，把你的利益損失和風險降到最低。