写邮件的背后是对企业内部工作流程的掌握和对自己岗位工作内容的清晰定位。上半年一共收到3万封左右的邮件，但是真正跟进和回复的邮件只有400封左右。原因就是因为其他邮件都不属于我的职责范围内，不需要，我也没有资格回复这些邮件。
很多新人在一开始接触邮件的时候，因为没有搞清楚邮件处理的背后逻辑，导致自己做了很多事情却反而不受欢迎。
那么，邮件在企业中到底是什么呢？
具有法律效率：一份默认的法律协议
很多人以为邮件就是在企业内部沟通的工具，其实不然。邮件在小企业中很少见，一般在大企业中运用的较多。是因为小企业内部沟通成本低，彼此之间更加了解。没有邮件也能很容易达成共识。但是大企业员工多，部门多，流程复杂。很多有业务交流的同事可能从项目开始到项目结束都没有见过一面。这个时候，很多意见很难基于人对人的性格了解来解决这件事情。而需要一种制度性的东西来解决分歧，达成共识。
相互之间的邮件往来就是解决分歧，达成共识的工具。在企业内部邮件是具有法律一般的效率的，公司的制度会给邮件内容足够的保障，一旦有一方违反邮件当时承诺的内容，其他部门的人在追责的时候，是可以以邮件作为证据，让对方承担责任的。
项目督促和推进的工具
因为邮件具有法律效率，所以在邮件中一旦承诺的事情，对方一定会尽力完成，这对项目来说就是一个很好的推进工具。所以在重要的项目节点，如果私下沟通之后，对方仍然迟迟不肯配合执行，那么就需要使用邮件这个冷硬的工具。
所以，邮件在企业中而言，不仅是沟通工具，更多的是一种督促武器和法律证明物。这也就是为什么很多人在使用邮件的时候一定是慎之又慎，并且形成了一种书写邮件的规则。
不用邮件反复沟通细节
邮件一般是基于一定共识基础上，将已形成的主要意见发给对方，让对方对大致方向进行确认。细节问题是需要在发送邮件之前，私下已经沟通过的。因为邮件的及时性没有社交软件快，另外基于邮件的功能是法律约束的作用，所以双方一旦需要用邮件沟通，那就是双方对执行这件事和具体执行什么内容已经没有分歧。需要的只是回复具体执行结果。
但是很多刚开始使用邮件的人，经常犯的一个错误就是无论大事小事都用邮件处理，这样一来，对于收到邮件的一方会感觉非常疲惫。
注意抄送的艺术
邮件在发送的选项里，有主送和抄送之分。主送很好理解，就是你需要直接沟通的对方，比较难把握的是抄送。很多人经常犯的一个错误是，把本应该主送的人放到了抄送里，又把需要抄送的人放到了主送人里面。
要分清这个这两个有个技巧：一般你需要主送的人都是和你平级的人，你需要抄送的都是自己的领导或主送方的领导。
这是因为，在日常工作中，在你工作范围之内需要和你相互配合执行项目的，通常是和你平级的人。比你层级高的人通常不会直接执行你安排的事情，他们只需要知道你做的事情就可以了。
但是这里也有一个例外，就是申请类型的邮件。这个和公文写作的意思差不多，你的邮件内容是向某位领导申请审批一个东西，那么主送人就必须是上级领导了。
分层叙述
简单一点的邮件是针对一个部分，一个问题。复杂的邮件是需要几个部门协作起来共同解决一个问题。这样一来在邮件正文中，就需要对各方负责的内容分层次阐述。
