引言
大家好，我是職場學姐玥婷！在工作中，什麼時候需要寫會議紀要呢？
- 每週開例會，需記下與自己相關的會議內容時；
- 替領導去開會時，需彙報會議內容給領導時；
- 去開研討會、座談會、專題討論會，想記錄重點時；
- 寫會議紀要是你的崗位職責時；
- 經常參與無效會議，視圖改變現狀時......
所以，無論你是否助理崗，你都會面臨著需要做會議筆記，把會議筆記整理成會議紀要，留給自己存檔或者發給領導。
這個看起來貌似不足道的工作，如果能利用好，做到極致，其實能充分體現你的理解能力、邏輯思維、文字概括能力，給領導留下好印象，從而帶來更多工作上的機會。
然而，我認為，實不實用，才是評判一份會議紀要是否“專業”的標準。
在本篇文章中，會幫你解決以下問題：
- 會議紀要寫得好，能為你帶來什麼？
- 怎樣的會議紀要才是實用的呢？
- 如何撰寫一篇優秀的會議紀要呢？
01
會議紀要寫得好，能為你帶來什麼？
分享一位名人的成功案例：
2003年，傅盛加入3721公司。CEO周鴻禕有一次開會後囑咐傅盛一定要做好會議紀要。
周鴻禕天馬行空地講了好久，傅盛不僅把內容全記了下來，還仔細研究每段話之間有什麼聯繫，如何串起來，直到半夜兩三點。第二天一早，周鴻禕辦公桌上就放了一份非常整潔漂亮的會議紀要。傅盛還把所有的口語化的語言變成有重點、有摘要的書面語。幾小時的會議，內容清清楚楚展現在了三五張紙上。
從那以後，周鴻禕所有的會議紀要都是傅盛來做。
傅盛
後來，傅盛的人生就像開了掛似的：
- 2005年帶領團隊打造了安全類軟件360安全衛士；
- 2008年加入經緯中國任副總裁；
- 2009年出任可牛影像CEO兼董事長；
- 2010年傅盛出任金山網絡CEO；
- 2018年獵豹移動首席執行官傅盛將接替雷軍出任董事長。
當然，傅盛的成功故事，並非只做好了會議紀要而已。
而是從會議紀要這一件看似簡單的事，做到不簡單且“實用”。從本質上看，就是一個人對工作上每件小事的態度是否足夠認真去對待。
就連小米創始人雷軍在2010年一次金山員工大會上，評價傅盛是一個有決心、毅力和能力的人，並稱他見過不少有能力的人，但是真正有決心和毅力的，真正有創業精神的，只有傅盛一個。
雷軍與傅盛
老子在《道德經》裡說過： “天下難事，必作於易；天下大事，必作於細。”
其意思是說：天下所有的難事都是由簡單的小事發展而來的，天下所有的大事都是從細微的小事做起來的。
由此可見，一個人要想成就一番事業，就得從簡單的小事做起，從細節入手。
曾經，我把公司原本會議記錄的方式改為更有效，更方便理解閱讀的會議紀要方式，被領導高度讚揚，從而不久後給予加薪。雖然不僅僅是因為會議紀要做得好才加薪，但在這件事上，被領導認可了我對工作細節認真負責的態度。
所以，會議紀要這個看起來貌似不足道的工作，如果利用好，把小事情做到極致，做到比領導期望值更高，就能得到領導的認可，從而帶來更多工作上的機會。
再者，當你能把會議紀要做到優秀時，你對公司的
業務熟悉程度、理解能力、概括能力、邏輯思維、文字功底等能力，都能得到很大的提升。無論有沒有被領導表揚賞識，無論你的會議紀要是給別人看還是自己看的，都對自己職業生涯來說也是起著積極作用的。如果你是公司老闆“御用會議紀要撰寫人”，認真寫半年以上，保證你對公司各部門的業務、人員工作關係、管理制度都瞭如指掌，掌握得清清楚楚。這對於你以後升為主管或自主創業時的邏輯思維能力，都是一個很好的鍛鍊機會。
02
怎樣的會議紀要才是實用的呢？
第一步：理清概念，才能帶著目標性記錄會議重點
區分會議記錄與會議紀要：
會議記錄：只需完整、真實地記載會議全過程即可，不是正式公文，是原始材料，一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔。
會議紀要：在會議記錄基礎上經過加工、整理，用精煉、準確的文字來歸納概括會議內容和結果，一種正式的公文，通常要在一定範圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。
所以，會議紀要是在會議記錄基礎上，優於會議記錄。明白了這一點，就不會把會議紀要寫成流水賬了。
在這裡分享一個我最深切的親身經歷：
曾在一家餐飲公司做過總經理助理，公司每週一都要開例會，剛開始當知道自己要寫會議記錄時，在網絡搜索各種模板與範文，包括公司在我來之前的會議記錄，都是流水賬式的，把會議中每個發言的人按順序記錄其發言內容，所以剛開始做的會議記錄是這樣的：
錯誤示範，請勿模仿
就這樣，記錄了每位參會人員的發言詳細內容，2個小時的會議，花了3個小時聽錄音回放，才終於寫出來這份所謂的“會議記錄”。
但後來發現，老闆要的並不是會議的詳細內容，要的是在會議中提到的問題，以及大家商討的解決方案，是誰去執行，執行是否能有效地貫徹落實。
然而，當時公司請來的管理顧問發了一份會議紀要的模板給我，我頓時有種如雷灌頂的感覺，才發現原來會議紀要也可以用表格的方式呈現出來，並且有針對性地記錄會議中重要決策與具體執行者、執行期限等信息，讓閱讀者一目瞭然：
省略掉會議記錄中的發言內容流水賬，再與會議記錄相結合
以上表格，可以根據具體情況調整，例如左豎列是執行人，中間豎列是對應需要完成的工作任務，右豎列是執行完成的期限。
所以，在寫會議紀要之前，需要先弄懂一個問題：
第二步：理清目標：什麼樣的會議紀要才是實用的呢？
會議紀要寫得“實不實用”直接影響著公司每一次會議的決策，是否得到很好的執行與落實。
那麼，怎樣才算是實用呢？
- 基本要求：會議的重點內容要詳實。具體到工作任務內容、執行者、執行期限等，注意執行者必須落實到個人頭上，這樣才能責任分明。
- 抓住重點：每次開會前，都要明確會議主題、目的、參會人員、會議紀要的閱讀對象。瞭解了這些之後，有利於在會議中有目標性地記錄會議重點。
- 邏輯清晰，排版簡明：一份優秀的會議紀要乃至所有公文，都必須以方便閱讀者方便理解的角度去撰寫，讓閱讀者讀起來不費勁。所以內容要邏輯清晰，條例清楚，簡明扼要。
做到以上三點，不漏重點、邏輯清晰，一目瞭然，沒有廢話，這就是一篇優秀的會議紀要。
03
如何撰寫一篇優秀的會議紀要呢？
第一步：快速記錄
方法一：提前準備好會議議程，直接在議程上作會議記錄。
為了在會議中能快速記錄與抓住重點，就要做好會議前的準備——會議議程。
我以前的一家公司，每週一都要開例會，每次例會前，我都會想辦法搞清楚以下內容：
- 這次會議的主題或中心內容；
- 每位參會人員的職能；
- 上週派發到每個執行人的執行情況蒐集。
把蒐集情況做一份會議流程，給領導審核過後，打印出來給參會人員，人手一份。就這樣，會議流程就成了每次例會之間承上啟下的作用。
來自自己曾寫過會議議程，僅供參考
由於公司每個人需要寫工作日誌，供所有人所見。所以我在每次例會開始之前，會留意工作執行情況，好在下次例會覆盤工作提前做好準備。
在表中也能看到，“已完成”與“未完成，待彙報”的工作，我都會用不同顏色標註，這樣方便閱讀者快速分辨。相信領導和同事都能感受到你的用心。
所以，在會議中，我就會直接在這張例會議程上，記錄與速寫會議中的工作反饋、工作任務等重要內容，可省掉把上次會議對應的問題重寫一次的時間。
方法二：如果沒有會議流程，那就自己在筆記本上分區記錄。
為了方便大家瞭解，我在筆記本上畫了示範：
- 把筆記本按中線對摺，分出左右兩區域。左邊區域寫各參會人員彙報的現狀或者提出的問題，右邊區域寫對應的解決方案。如會議中有問題沒有著落，還可以提醒領導或會議主持人。
- 最下面區域記錄領導的重要發言。
- 其中與自己相關的內容，可以標個星號，以作重點提醒自己。
方法三：一邊做筆記，一邊使用“實時轉寫”app
雖然現在每次開會我都可以快速記下會議重點了，可我還是會堅持錄音的習慣，以防記漏。
所以，我對比過幾款錄音app，發現了一個既可以“邊錄音邊轉為文字”且免費的app——搜狗聽寫。
它有兩種模式，一種是可以邊錄音邊轉文字的模式；一種是先錄音，錄音結束後再轉為文字的模式。而且在錄音過程中，聲音停頓較長的部分，文字會自動換行，形成分段的段落。在回放錄音的時候，聲音與文字還能同步進行，能精準找出想要聽取回放的部分內容。轉換後的整段會議內容可以在線編輯改掉錯別字，也可以免費導出到微信、QQ、郵件等平臺。
以前，我們聽錄音要不斷地往前往後拖動進度條，無法定位錄音信息。現在有了這類app，就可以快速定位自己想聽得錄音，且自動轉為文字同步到電腦，大大提升了工作效率。
第二步：歸納、整理會議內容
有人說：“我缺的不是模板，缺的是概括總結能力。”
分享我自己的故事：
剛開始會議記錄的我，買了錄音筆，開會的時候一邊錄音一邊做筆錄，為了不落掉會議裡的每一個細節對話，全靠聽錄音回放，聽一句寫一句，2小時的會議用了3小時寫會議記錄，效率真的低到不行。
隨著幾次會議後，對公司業務開始熟悉起來，發現不需要聽錄音的回放了。可以做到在會議中就能記錄以下內容：
- 工作進展情況，抓關鍵數據：例如時間、金額、數量......
- 參會人員提出的問題
- 大家商議後的決策、工作任務、執行人
- 每個任務的完成期限
- 領導的重要發言
記錄以上幾點，需要具備較好的理解能力以及概括能力。就像給文章“潤色”一樣，讓讀者更加容易理解，一目瞭然，更願意閱讀下去。
那麼，應該如何把會議內容有效地整理概括呢？
分享一個幫助我整理思維的工具——思維導圖。
以部門分類整理
一般例會都是每個部門輪流發言，那就可以以部門分類整理會議內容，像上圖那樣，有些部門問題產生的原因，有可能會是同一個，那思維導圖還可以把兩個相同的內容相關聯，這樣看起來就能一目瞭然。
以問題分類整理
又比如，參與專題會議時，只是針對公司近期發生的問題開展討論，這時候就建議以問題分類整理，把每個問題的現狀、原因、解決方案、執行人與完成期限都列出來。
這樣，就不難發現問題與問題之間，或者每個解決方案之間，是否有因果關係或其他相關聯性。如果有，就可以把它們進一步歸整。
尋找會議中提出的問題與問題之間，是否有關聯？是否存在因果關係？
- 把有關聯的問題，串聯起來，概括成同一類問題；
- 仔細研究每個人發言內容之間有什麼聯繫，精簡出來。
如何恰當的進行取捨提煉會議內容？
- 捨棄內容：會議上各參會人員的意見可能不一致，但通過大家的商議，最後得出一個統一的解決方案，那其他的沒被採納的建議就應該果斷捨棄。
- 提煉內容：找出會議內容的重要的關鍵詞，內容以結論先行，突出重點。精簡句子可以嘗試保留句子主幹，刪去繁枝末節，就像以前學過的“縮句”的方法。
第三步：寫會議紀要需注意的細節
- 確認具體任務時間：
每項工作任務需完成的時間，要以日期來顯示。例如：“10天內完成”應具體寫出幾月幾日前完成，這樣可以避免有模糊或不確定的爭議。所以在會議中就要做好引導，確定具體日期。
- 確認具體任務責任人：
如工作任務派發到某個部門，要寫出該部門負責人的姓名與職務，也是避免以後責任分配不清的問題。同樣地，在會議中就要引導相關人員確定。
- 優選表格形式表達：
不管是哪種類型的會議，會議紀要可以用表格就不要用一大段落文字表達。在這快速閱讀時代，表格比段落文字更一目瞭然，方便快速閱讀與理解。
- 規範好文字語言：
由於會議紀要屬於法定公文範疇，所以整理成文後還涉及會審、簽發、分送等等問題。所以要注意用詞嚴謹，官方規範，把領導原話、關鍵詞句以及冗長的內容以更簡單明瞭的方式表達出來。切忌誇大和曲解會議內容，如果實在沒有把握時，可以記錄原句，最後由領導審核。
-End-
我是職場學姐玥婷，【關注我】一個喜歡閱讀與思考，10年職場管理經驗，不定時給你職場乾貨、企業管理、閱讀寫作等經驗分享，讓我們一起做更好的自己。
歡迎在下方留言討論，別忘了【分享】與【點贊】哦！
閱讀更多 職場學姐玥婷 的文章
