設備臺帳、設備帳冊和設備檔案是設備管理的基礎，建立設備臺帳和檔案統稱為設備建檔。
一、建檔設備的範圍、編號、系統
1.建檔設備的範圍
單臺設備價值在2000元以上的都要單獨建檔。價值低於2000元的設備，原則上不建檔，歸入一般固定資產登記範疇；有些設備雖然低於2000元，但卻是關鍵設備或主要設備的主要輔助設備，或是批量較大、較重要的，也要歸入建檔設備範圍。
2.設備的編號
為了便於設備的統計和管理，對建檔範圍內的所有設備都要編號，原則是一臺設備一個編號，成套設備也應按功能儘可能的單機編號。編號確定後不再變動，所配備的電動機等附屬設備，統一於主機編號；不再另外單獨編號。編號按《設備統一分類及編號目錄》進行編制。
機電設備分機械設備和動力設備兩項，共10大類，每一大類又分為若干分類，每一分類又分為若干小組，並分別用數字代號表示；設備編號由類別號和三位順序號兩組數字組成，兩組數字之間為一橫線。
3.設備系統
為便於設備系統分類管理和統計，將物業所有設備依據其所服務的內容劃分7大系統，其代號原則上取漢語拼音第一個字母，個別取英文的第一個字母，分別是：
F——配電系統；
D——電梯系統；
C——廚房系統；
X——消防系統；
T——工具設備系統；
J——給排水系統；
Q——其他設備系統；
二、設備臺帳
設備檔案管理方面的臺帳主要由機電設備彙總表、設備卡及設備編號牌等構成。
1.機電設備彙總表
此表是物業機電設備分類統計臺帳。
a.臺帳編制
按《設備統一分類及編號目錄》中分類號分類、分頁順序由大到小排列填寫；
如：客梯DTK-001至DTK-003：P1
貨梯DTH-001至DTH-002：P2
每一類別也按設備的順序號大小，由小到大填寫。
如：1號客梯DTK-001 第一行
2號客梯DTK-002 第二行
3號客梯DTK-003 第三行
b.表格填寫
設備類別：設備類別就是《設備統一分類及編號目錄》中十大類別，也就是設備編號第一個數字所代表的中文類別含義。
管理類別：按設備在實際使用中所起的作用及危險程度將所有設備分為A、B、C三類，實施分類管理；
關鍵設備（A）約佔物業全部設備的5%~10%；
主要設備（B）約佔全部設備的10%~20%；
一般設備（C）佔全部設備的大多數。
關鍵設備（A）——該設備如不能正常運行，將影響整個物業的正常運行。例如：配電、電梯、供水。
主要設備（B）——該設備如不能正常運行，將影響關鍵設備或一個部門的正常運行。如：通訊、寬帶、光纖等。
一般設備（C）——除以上提到的以外的設備。
對特種設備、壓力容器和危險性較大的設備的管理級別不得低於B類。
設備名稱：是該設備銘牌上寫的名稱。
製造單位：應填寫到產品的產地，即廠名和所在地。
其他要求：應根據實際填寫機電設備彙總表，編制相應目錄，裝訂成冊。
c.管理
對物業設備管理應每年對照帳面複核一次；設備的移動、報廢、調撥都應在備註中註明。物業管理處應設立設備的總檯帳，各使用部門可根據實際另做部門臺帳。
2.設備卡
是該臺設備的主要技術參數及運行維修記錄卡，按一臺設備一張卡的原則。凡是機電設備彙總表上的每臺設備均要填寫設備卡。
設備卡的填寫：設備名稱、類別、編號、管理類別。
配用電機：指該設備的主要電機。將輔助電機填入下面的“主要技術特徵及附件”欄中。
主要技術特徵及附件：是指該臺設備的主要技術參數及主要附件。例如：水泵的揚程、轉速、流量、效率、電梯的速度、層數等主要附件的參數。
檢修記錄：扼要記錄設備在運行過程中大修，一、二級保養及事故處理情況。記錄應由專人根據維修單和維修情況統一填寫。
設備卡的右上角：按照設備所屬的系統（即13大設備系統）編系統號。
設備卡按系統號，分系統編制造冊存放，並在冊外標誌設備系統號（即10大系統代號）。每一系統中再分別按設備的類別和順序號大小排列。
設備跨系統調動時，設備卡中的安裝地點和右上角的系統號都要相應變更，此卡也應存放至調動後所屬設備系統的設備卡冊中。
3.設備登記卡，用於設備資料的記錄，方便查閱、統計和管理。
a.編制
設備登記卡按照13大設備系統，分系統進行登記編制，編制造冊和方式與設備卡相同。
b.填寫
設備登記卡上的類別應填寫設備類別，即設備統一分類及編號目錄中的十大設備類別。
空格中用英文字母填寫設備所屬的8大系統號。
主項號欄用英文字母填寫管理類別。
設備名稱、設備編號填寫同設備卡。
設備調動變更應重新填寫設備登記卡，每年複核一次。
4.機電設備編號牌
根據物業統一格式印製編號牌，粘貼於每臺設備的銘牌旁，上面刻該臺設備的設備編號，設備管理類別，以便核對統計用。
5.設備資料檔案
凡建檔範圍內的所有設備都必須具有技術資料檔案。
a.設備資料包括：說明書，各種圖紙，計算書，各類測試報告，合同副本，使用登記證，合格證，安裝、竣工驗收資料及批准文件等。
b.組卷和存放:設備資料原則採取按同型號設備分冊編制組卷。對有些不便拆開的成套設備資料，可用複印件或在卷內備考表中註明原件在某某卷內。
組卷設備資料按8大系統歸檔，存放順序同設備卡，並填寫檔案卷內目錄、備考表，在案卷外標寫檔案號及在檔案盒背脊上標寫系統號。
c.檔案號原則上與設備編號相同。但同型號規格設備組在同卷內，檔案號只取其中一臺設備的設備編號作檔案號，同型號規格的其他設備的檔案號也用該設備的檔案號。
如：有三臺同型號規格客梯，其設備編號分別為：
DTK-001檔案號DTK-001
DTK-002檔案號DTK-001
DTK-003檔案號DTK-001
d.設備資料檔案管理 :設備資料檔案應有專人管理，負責資料的收集、整理、造冊填寫歸檔和管理。
物業設備的所有資料都是業主的財產，應及時移交設備檔案管理人員，使用部門用複印件。個別設備的資料，如確實很多，複印不便時，可先由設備檔案管理人員立卷歸檔，然後使用部門辦理長期借閱手續，並妥善保管。有關資料應移交設備檔案管理人員並由其整理歸檔，使用部門用複印件。
新建、改建項目竣工驗收以後，有關圖紙資料、審報批准文件、有關合同以及投入運行後的年檢報告等，都應及時移交設備檔案管理人員整理組卷、歸檔。
所有遺缺資料由原項目經辦人員負責對外索取補充，設備管理或項目經辦部門負責按檔案管理要求將設備資料立卷。
三、設備帳冊應按要求建立設備帳冊，做到帳物相符，帳表相符
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