“为什么称公文为红头文件？”这是许多朋友问过我的一个问题。回答这一问题，得从什么是公文、公文的行文方向，特别是公文格式说起。
一、什么是公文？《党政机关公文处理工作条例》在第一章总则第三条中明确：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
二、公文行文方向。公文行文方向是根据党政机关及其部门机构单位和组织系统、公文法定作者职权，与行文机关及其部门机构单位之间的隶属关系来确定的。按公文的行文原则，公文可分为上行文、平行文和下行文三种方向。
1．上行文。上行文是下级党政机关及其部门机构单位向上级党政机关及其部门机构单位的行文。上行文有“请示”“报告”“意见”三种公文。
2．平行文。平行文是同级党政机关及其部门机构单位或不相隶属党政机关及其部门机构单位之间的行文。平行文主要有“函”“意见”“议案”。
3．下行文。下行文是上级党政机关及其部门机构单位向下级党政机关及其部门机构单位发出的公文。这类公文较多，主要有“决议”“决定”“命令”“公报”“公告”“通告”“意见”“通知”“通报”“批复”“纪要”等。根据行文目的和要求，下行文又分逐级行文、多级行文和直达基层的行文等。
三、公文格式。公文格式主要指公文的外观形式、版面结构安排及各种附加标记。回答“为什么称公文为红头文件？”有必要重点介绍公文首页版式中的“发文机关标志”和“公文首页红色分隔线”两个要素。
2012年7月1日实施的《党政机关公文处理工作条例》在第三章对“发文机关标志”的规范是：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，如“中国共产党XX市委员会文件”“中共XX市委文件”；也可以使用发文机关全称或者规范化简称，如“中国共产党XX市委员会”“中共XX市委”。2012年7月1日实施的《党政机关公文格式》明确：发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
2012年7月1日实施的《党政机关公文格式》明确：发文字号之下4MM处居中印有一条与版心等宽的红色分隔线。
由于发文机关标志和公文首页分隔线两个格式要素都为红色，所以称之为红头。公文依据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》制作，属于规范性文件，其内容通过红头标志的纸张体现，所以称之为红头文件。
公文有三种行文方向。依据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》相关精神，其中上行文和平行文、下行文使用不同的公文首页版头。
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