大凡能調到機關工作的，都有一定的寫作基礎，會寫公文應該沒有什麼問題。然而，會寫公文是一回事，把公文寫好又是另一回事。所以，這裡提出一個觀點：把公文寫成美文。
把公文寫成美文，在我國也是有傳統的。在我國古代，文與言是相分的。也就是說，平時說話可以隨便一點，但要落成文字，就要追求盡善盡美。歷史上那些流傳千古的華章，實際上不少都是公文，如諸葛亮的《出師表》，李密的《陳情表》，都是向最高領導寫的請示報告。這些公文，原本無意於抒情或唯美，卻因為情真意切，感人肺腑，竟把奏議或請辭的公文寫成了流傳千古的美文，“讀《出師表》不流淚謂之不忠，讀《陳情表》不流淚謂之不孝”，這就是美文的魅力。
什麼是美文？《辭源》的解釋是：美好的文辭。我覺得，美文是個與時俱進的概念。通俗地講，凡是寫得好的文章，不論是文學作品，還是實用文章，就是美文。那麼，文章怎麼叫好，怎麼叫不好，怎麼才能寫好，這裡面的道理很多，可以說，智者見智，仁者見仁。毛澤東曾經提出一個要求：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。”我認為，具有這“三性”的公文，就稱得上是美文。具體說來，把公文寫成美文，起碼要具備“通俗、深刻、簡明、生動”等方面的特徵。
第一，通俗——深入淺出，言近旨遠
文章的表現形式大致可分為四種：深入深出，深入淺出，淺入淺出，淺入深出。這四種以深入淺出為最好，以深入深出為最差。通過研究發現，不獨我們把深入淺出、通俗易懂看作是文章、文件的最高境界，外國思想文化界也是這麼認為的。美國文化界對於什麼是名著，提出六條標準：一是通俗的，二是讀者最多，三是言近旨遠，四是持久不過時，五是教育性、啟發性，六是涉及人類生活。我們看看，前三條標準，都是講的深入淺出、通俗易懂。
做到深入淺出，通俗易懂，並不是一件簡單的事情。這裡面既有態度問題，又有方法問題。態度是指寫作態度和學風，有實事求是之意，無譁眾取寵之心，老老實實地說，樸樸實實地寫。方法是指思維方法，文字表述方法。美國麻省理工學院作為世界名牌大學，規定學生在校期間必須學會五種能力，其中之一便是“清楚而有效的寫作能力”。
清楚有效，這四個字看起來並不高深，可以歸入通俗易懂之類。但是認真想一想，要能做到還真不容易。什麼叫清楚？清楚就是我們需要表達的東西能夠明白無誤地用文字表述出來，併為讀者所理解。這需要經過三個環節：一是想清楚，二是說清楚，三是寫清楚。至於有效，即是指文章的主觀意圖在客觀上產生了預期的效果。清楚有效，既是寫作的基本要求，也是相當高的要求。什麼樣的文章算深入淺出、通俗易懂？一言蔽之：“外行人能看懂，內行看著不外行。”尤其是那些專業性、技術性強的公文，這就需要在起草過程中，進行通俗化、淺顯化、大眾化處理。
第二，深刻——觸及問題，觀點鮮明
認真分析一下文字材料的歷史，會發現這樣一種現象，無論是實用文章，還是文學作品，有的寫出來後影響非常之大，有的甚至流傳千古，成為千古絕唱。比如從典型材料來看，如寫祖狄的“聞雞起舞”，寫孟子母親的“孟母擇鄰”，寫匡衡的“鑿壁偷光”，等等，這些故事雖已流傳了幾千年，家喻戶曉，但還是會不斷地流傳下去。就從“建議”類的公文說，如李斯的《諫逐客令》、魏徵的《諫太宗十思疏》等等，都是歷史上的名篇，一兩千年流傳不息，代代相傳，其中蘊含的思想到現在人們還在引用。
當然，也有一些文章，寫出後沒有引起人們的任何重視，甚至一出手就無聲無息了。大家都去過故宮，故宮牆上寫了許多萬壽無疆賦，那是給慈禧太后祝壽時寫的，仔細看一看那些賦，文字寫得非常華麗，對句非常工仗，寫得也非常好。又寫在牆上，那麼多人到故宮去，應該說廣告面是很廣了，可是到現在為止，卻從沒有聽到哪個人說，故宮裡的萬壽無疆賦有哪一篇寫得好。
產生這種現象的原因究竟在哪裡呢？我們認真研究就會發現，文章反響大小、影響遠近的根源，關鍵看是不是觸及到了問題，是不是針對一定的問題去寫，凡是觸及到問題的，影響就大，流傳就遠，反之則無病呻吟，有的只是華麗的詞藻，有的只是龐雜的材料，不是針對什麼問題，解決什麼問題，人們讀過之後，根本不知道作者在贊成什麼，反對什麼，沒有思想，沒有觀點，沒有靈魂，就不會產生什麼影響。所以，我們要把公文寫成美文，就要敢於觸及問題。
首先，觸及的問題越尖銳、越突出，引起的影響就越大;
其次，觸及的問題涉及範圍越廣泛，引起的反響就越強烈;
再次，觸及的問題越難解決，在歷史上反覆的次數越多，影響越長遠.
問題是文字材料的靈魂，要想寫出好的公文，必須要了解問題，很好地研究問題，針對問題去寫。只要善於研究問題，不會寫材料的人可以很快會寫材料，寫材料一般化的人，能較快地提高寫作的質量。相反，如果不重視這個問題，儘管付出了很多代價，想了很多點子，材料還是寫不好，更談不上寫出有影響的東西。
第三，簡明——簡潔明快、言約義豐
簡明就是行文簡明扼要，沒有多餘的話。簡明不僅文字作品是一種形式，更是文章的一種美的素質。寫出簡明的作品，不是一蹴而就的事情，需要有一個學習的過程和鍛鍊的過程。
一般地說，人的經歷閱歷越豐富，他的行文就越趨向簡明，這不只是與文字修養有關，也與把握現實、洞察世情有關。
如何寫出簡明的公文？
從思想方法上講，需要弄明白這樣幾個辯證關係：
一是“惜時如金”與“惜字如金”；
二是“接受心理”與“傳播規律”；
三是“繁瑣哲學”與“群眾觀念”；
四是“少而精”與“博而深”。
從工作方法上講，需要掌握如下寫作技巧：
一是縝密思考，想明白再寫。
二是開門見山，單刀直入。
三是把握輕重，抓住要害。
四是高度概括，薈取精華。
五是控制展開，乾脆利落。
六是精心修改，反覆錘鍊。
總而言之，要把公文寫簡練，把比較複雜的意思用最短的篇幅寫出來，就如同礦石提純、元素濃縮一樣，是要經過千錘百煉的。所以文章寫好後，要字斟句酌，反覆推敲，是十分必要的。
第四，生動——能說服人，能打動人
胡喬木在《怎樣寫文件》中曾提出公文生動的三條標準，一要引人看，要有好的介紹方法，要有吸引人的力量；二要看得懂；三要能說服人，打動人。他還指出，我們寫文章的時候，總以為自己的道理是對的，要人家相信，要說服黨和人民群眾。寫文件就是要用道理說服人，不但說服人，還要能打動人，說服著重在理智方面，打動人除了理智方面還帶有一點感情，使看的人真正被你動員起來。
（一）要注意以情動人
我們起草公文，目的是給人看的，儘管是討論工作，但是應該有感情。提倡什麼、促進什麼要有感情，反對什麼也要有感情。可以說，感情在文字材料中的作用是非常大的。讀有感情的材料，令人如浴春風，使人愛不釋手，其中所講的東西也容易接受。無感情的材料，冷若冰霜，令人生厭，唯恐避之而不及，很難談得上發揮其作用。
首先，位置要擺正，不居高臨下。
其次，思維要辯證，不走向極端。
再次，語言要活潑，不板著面孔。
（二）要遵循公文的語言特色
機關公文的語言，有自己的審美範疇。它要求樸實無華，規範準確，含義深刻，簡潔明快，朗朗上口，有很強的吸引力和感召力。有的幹部文字功底較差，用詞不妥帖，造句不合文法，詞彙乾癟，囉嗦含糊，味同嚼蠟，語言無味，面目可憎，使人不願親近。古人講:“言之無文，行而不遠。”提高公文質量，很重要的是按照公文語言特色，認真進行潤色。
一是表述要準確。
二是內涵要豐富。
三是語言要規範。
（三）要注意以事感人
一般來說，事實最有說服力，也最能感動人。但只有事實還不夠。在寫作時，你還要考慮，怎樣才能把這一事實交代清楚，寫得完美，使人讀起來有興味。一方面，要儘量少用形容詞。再一方面，要學會用事實說話。這就是有的認為機關公文不能太具體、太實際，不然就會缺乏普遍指導意義。由於這個思想的指導，有的在起草過程中，總是追求原則化、理性化的東西。表面上看，這樣的材料立意很高，氣勢很大，實際上卻是很“虛弱”，裡面多是缺乏實際內容的大話、空話、套話。這樣的文字材料寫得再多，也只是應景文章、表面文章，對工作起不到什麼作用。所以，應走出坐而論道、從虛到虛、原則來原則去的誤區，不斷提高用事實說話的能力。
一是善於運用自己調查的資料。
二是善於運用數字資料。
三是善於運用科研成果資料。
四是善於運用典故資料。
（四）要注意把細節寫好
一篇好的文字材料，必定要有血有肉，詳略適當，該簡的地方一筆帶過，該繁的地方不能省略，否則就剩下乾巴巴的幾條筋，像骷髏般醜陋難看。
一是要在抽象的論述中加些不抽象的東西。
二是要把工作中的原則要求講細緻。
三是用形象化語言表述理性內容。
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