会不会办文，是机关干部的一项基本功。办理公文，精雕细刻才能出精品。“鸿毫之轻，无阻微风之力；如椽之重，大可劲透乾坤。”绝大多数有成就的机关干部，都有伏案疾书的经历。无妨说，机关干部的成功人生自办文始。

机关公文是各级机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范文书，是传达党的路线方针政策，指导、布置和商洽工作，请示答复问题，报告交流情况的工具。依靠文件指导工作，是领导机关的重要方法之一。机关公文是一面镜子，反映出机关的工作水平。办文是机关干部的看家本领，是参与领导决策和谋划工作的一个重要途径，是提高自身素质和能力的锻炼机会。没有这个本领，机关干部在机关的发展空间和发展潜力就会受到限制。机关干部要想在职位上获得提拔，就得有所作为。练就看家本领，是有所作为的首要条件。因此，办好文是对机关干部的起码要求，也是机关干部的基本技能。

写前“四问”

一要问写的是什么。文体不同，写法也各有不同。讲话、指示、通知、谈话、请示、报告各有自己特定的写作要求，如果不加区分，写出来的东西就可能不对路。比如领导讲话中的论述性内容与理论文章的论述性内容，请示中的部署性内容与指示中的部署性内容，计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容，是不一样的，如果混淆了写出来的东西很可能就不伦不类。

二要问给谁写的。写东西首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。中央领导、部委领导、司局领导，正职、副职，机关干部，等等，不同的身份，在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略取舍、说话口气等方面，都应当有所不同。中央、部委领导讲的东西就不能太琐碎，一般干部讲的东西就不能口气太大。对上的材料不能像老师教学生一样“白乎”一通道理，局领导讲话不能尽是“原则要求”。写领导讲话，要学会运用反映领导职务身份的语言、反映领导性格气质的语言、反映领导个人经历亲身感受的语言，尽可能体现领导的个性特点。只有这样，写出来的东西，才能是领导的口气，而不是机关腔。

三要问写给谁看的。也就是说稿子是讲给谁听的，要搞清楚，我们写的材料是向上级领导汇报，还是对部属讲话；是给机关干部讲课，还是给基层搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。比如，对上级汇报要简洁干练，对群众讲话要亲切通俗，重大活动的战前动员要斩钉截铁……讲话只有增强针对性，才能受到听众的欢迎。

四问稿子起什么作用、达到什么目的。要搞清楚，你写这个材料的目的，是对重要工作进行动员、部署、总结、指导，还是对重大问题进行请示、报告、说明、解答；是对重要理论决策进行宣传、阐述、辅导、讲解，还是一般场合的称赞、祝贺、希望；是新话题还是老话题；是例行的讲话还是敏感的话题；是一般的表态性内容还是重大实质性问题。目的不同，需求也不同，这是机关写作最重要的关节。

写中“四防”

起草公文应遵循以下原则规定：一是符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图并同现行有关公文相衔接；二是要全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行；三是观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确；四是开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正；五是人名、地名、时间、数字、引文准确，公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门规定；六是文种、格式使用正确；七是杜绝形式主义和烦琐哲学。为了实现这些要求，在起草公文中要做到“四防”：

一要防就事论事。公文是党政军机关、社会团体或企事业单位处理公共事物、进行公务往来所使用的应用性文体。它具有明显的指导性、应用性、政策性。所以，在公文写作中要避免就事论事、从现象到现象，避免只见事不见人，或者只见人不见思想的弊病。要注意增强公文的战斗力、感染力和号召力。在公文中阐述事物，要倾注鲜明的理论指导，把叙事与明理结合起来，使人们看过以后既了解如何办理某些具体事项，又明确为什么这样办，达到心明眼亮，知其然又知其所以然。常用的表现手法有：一是在陈述具体事物的基础上，揭示事物的本质，将其提高到理论的高度去认识。二是在一定理论观点的指导下，陈述某些具体事物。三是归纳概括，提出原则性意见。有些公文不一定谈及太多的具体事例，要针对某项具体工作提出一些原则性的意见，如果这些意见贴合实际，通俗易懂，富有哲理性和说服性，就会收到很好的效果。四是字里行间体现出一定的理论指导，使人领悟到某种道理。如毛泽东同志撰写的《中国人民解放军总部关于重新颁布三大纪律八项注意的训令》这篇公文，就是用的这一手法。这篇仅200余字的公文，从第一段中，人们就能感受到“三大纪律八项注意”是我军从长期革命斗争中总结出来的经验，已经“实行多年”。实践证明，只有坚持这样做，才能不断壮大革命队伍，取得斗争的胜利。读了这段话，就可以领悟到“加强纪律性，革命无不胜”的深刻道理，增强自觉遵守纪律的紧迫感。

二防要点不明。公文在篇章结构上，最好采用分列的表述手法，即从始至终，只用几个序号排列成几个若干段落，省却前言和后语。这一表现手法的优越性在于：首先，层次清楚。人们一接触这样的公文，便从序号上就能了解到该公文谈了几个问题，无须经过阅读才能理出头绪。这样，就节省了阅读分析的时间，提高了公文效率。其次，篇章干练。这种结构方式，使文章显得枝干明确，异常精粹。清代的“扬州八怪之首郑板桥谈论文章写作时，形象地说过：“删繁就简三秋树，标新立异二月花。”意思是，文章写得必须精粹，不能写得枝繁叶杂，文理不清，要像秋天落叶的树木一样，让人看得清晰明白，要像二月的鲜花敢于标新立异，清心悦目。使用分列手法，可使文字不枝不蔓，井然有序，使文章显得紧凑干练，给人以美的享受。再次，要点突出。这一表述手法要求在分析任何一种事物时，要善于从繁乱的现象中，提炼若干个问题或要点，并对这些问题逐条进行分析，通过摆事实，讲道理，达到让人信服的目的。

三防角度不准。任何一篇公文，在叙述内容上只能表述件事情，或者围绕某一件事情从各个不同角度进行表述。这就是说的一文一事或一事多角度。在一篇公文中，不能同时说几件互不相干的事情。例如，向上级写“请示”，一篇请示里只能写一件事，不能同时写两件以上的几件事。这是公文写作的共同要求，古今中外概莫能外。但是，在一篇公文里，如何写好一件事，或者围绕一件事如何从不同角度去写，这里面大有学问。分析某一具体事物，只有站在全局的高度，才能真切地看清某一具体事物。否则，只能看到局部的一点。起草公文比较成功的做法是，把某一件事情放在与该事相关的整体范围中去处理，站在全局的角度去陈述某一具体事件。简而言之，就是从全局着眼，在局部落笔。这样表述的好处有二：一方面，有利于人们认识和理解公文中某一具体事件的重大意义，提高处理这一事件的主动性和自觉性。再一方面，有利于人们在公文中全面分析某一具体事件，从不同角度提出问题，增强公文的说服力。

四防主旨不明。开宗明义，是包括公文在内的一切文章写作的共同要求。所以，我们在具体起草公文时，应追求开门见山，主旨明确。首先，直陈其事，开宗明义。也就是在第一句或第一段就说明文章的意图，干净利落地切入主题，使人们阅文见义，得其要领。其次，提出问题，理出思路，逐一阐释。在社会生活中，从事任何一项事业，开展任何一项工作，都是不断地提出问题和解决问题的过程，这是进行社会工作解决存在问题的客观规律。作为用于处理公共事务的公文，在写作思路上亦可采取此种方式。具体做法是，先提出一个或几个问题，引起人们思考，然后再依次加以阐释，说明解决这些问题的方法或途径。再次，交代总体旨意，分别加以说明。在公文的开头部分，首先交代本文的基本内容，使人们对文章内容有个总体印象，然后再将基本内容展开，分别加以说明。这种从全局到局部的结构方式，给人以完整、和谐、匀称的感觉，便于人们从宏观到微观全面领会文章内容。

写后“四看”

材料写完之后，不要头脑发热，拿起来就给领导看，要跳”出来，凉下来，回头看，自己当听众和读者再验收一遍。一看到位不到位——层次、态度、思想、语言是否符合要求；二看得体不得体——是不是做到了符合讲话人的角色，维护发言者的形象，顾及各方面的影响，把握好火候分寸，照应到相应关系；三看严谨不严谨——是否经得起检验、推敲，有没有立不住的说法和提法，有没有引用不实不当的数据、事例和情况；四看细致不细致——关键处有无文字错漏，有没有明显的病句，格式、排版、打印、装订、页码、报送范围等是否恰当。总之，要完美就要“磨”。中央《关于若干历史问题的决议》，由起草小组的同志修改了多少次不说，单是毛泽东同志就前后亲自修改了七次，有些改动还比较大。他后来曾特别讲到这一点：“我们现在学会了谨慎这一条。搞了一个历史决议，三番五次，多少对眼睛看，单是中央委员会几十对眼睛还不行，七看八看看不出许多问题来，而经过大家一看，一研究，就搞出许多问题来了。”所以说，“磨”的过程，实质上就是集思广益、由浅入深的过程。对于机关干部讲，一个方案或一篇文稿的形成，要仔细推敲，反复琢磨，不要轻率出手。

何其芳先生列举了一些文章、文件存在的问题，至今也还是存在的。我们在修改、推敲时，可把这些当镜子照一照：

(1)抽象笼统，叙事不具体，说明不清晰；

(2)根据不足，就下断语，我要怎样说就怎样说，信不信由你；

(3)强调一点，不加限制，反驳别人，易走极端，没有分寸，不够周密；

(4)大家知道的事情说得很多，以为自己知道别人不知道；

(5)别人不知道的事情说得很少，以为自己知道别人也应该知道；

(6)许多事情或问题，随便放在一起，没有中心，没有层次，逐段读时也还可以，读完以后一片模糊；

(7)写到下句不管上句，写到后面不管前面；

(8)信手写来，离题万里，偏又爱惜，舍不得割弃；

(9)抄书（抄报、抄他人材料）太多，使人昏昏欲睡；

(10)生造词句，乱用术语，疙里疙瘩，词不达意；

(11)没有吸取说话里面的单纯易懂、生动亲切等好处，只剩下说话里面的啰嗦重复、支离破碎等缺点；

(12)没有学到外国语法的精密，却模仿翻译文字造长句子，想把天下的事情一口气说完，一个逗点到底。

讲究程序

机关公文处理的每一个环节，都包含有程序问题。公文起草，要有令而动，有据可依；公文审批，要层层把关，按级负责；联合行文，要自下而上，协商一致；公文办理，要逐级请示，遵示而行。如果不按程序办，不仅办不了、办不好，甚至可能办出问题，小则延缓某项工作的进程，大则影响机关部门之间的关系。这方面的教训很多，比如，应按规定程序报送部机关的公文，不是走正常渠道通过职能部门，而是绕过规定的程序，直接送领导本人或通过其他方式报送。这些公文，往往不是没有按规定征求有关方面的意见，就是没有按规定进行审核，给工作造成了很大的被动，甚至出现矛盾。正确的方法是，办理每一份公文，都必须逐级呈送、层层审签，确保公文处理的规范化、程序化，尽可能避免公文漏传、误传、横传等问题的发生。

公文具有相对固定的格式，对其熟记是有助于按程序和要求办的。根据国家技术监督局发布的《中华人民共和国标准》中对公文格式的具体规定以及党、政、军机关公文处理条例要求，为便于理解、记忆和应用，有人编写了如下歌诀，笔者感到极有参考价值：

公文格式十六项，标题三项不可忘。

代字年份序号有，签发姓名应写上。

下发文件多单位，上送机关只一方。

附件附注有区别，发文机关要周详。

成文时间须注意，切记莫忘盖印章。

标明抄送主题词，两项都在印左旁。

秘密等级应讲究，紧急程度要恰当。

印发机关和时间，位于末页最末行。