“云办公”:中小企业需要的不是钉钉,而是管理思维

刚刚宣布全国在家办公的时候,就有一大批协同办公、企业服务的应用趁势进入了世人的眼帘:钉钉、企业微信、石墨、teambition、飞书、Worktile等等;“云办公”了一段时间,自媒体和专家们开始教授远程管理员工的方法论:OKR、SMART、DDL、GTD等一系列概念“瞬间入耳”。

不得不说,这一顿操作,反而让企业主和员工们更懵了。

其实对大部分中小企业来说,重要的根本不是工具和方法论,而是迅速进入工作状态。

原本,过完年回到工作岗位之后,上班族都需要花时间进入工作状态,俗称“收心”,可滚回格子间,好歹眼不见心不烦,而现在左手是猫,右手是娃,“收心”难度堪比柳下惠坐怀不乱。

更何况,还有很多人在持续关注:红x会今天发物资了吗?wh的领导换了吗?拐点到了吗?xxx宣布破产了吗?疫苗研制出来了吗?日本爆发了吗?我绿了吗?

不仅仅是信息过载,也是信心丧失,大多数人嘴上不说,但心里都在嘀咕:公司还撑得下去吗?饭碗会丢吗?

“云办公”:中小企业需要的不是钉钉,而是管理思维

而企业主们,不仅以上负担都有,还承受着前所未有的失控感。以往老板虽然也控制不了员工的工作结果和工作量(无可避免的摸鱼时间),但至少可以用打卡来控制工作时间、用谈话来(试图)控制工作态度,可现在连人都不在眼前,还何谈管理?谁知道你是不是每天能躲在被窝里“点卯”应付呢?现金流已经很紧张了,还在琢磨是不是被员工占了大便宜?心里就更窝火了,所以才会想出什么每天写日报(记录工时)、视频开会、响应时长限制、屏幕共享、突击检查之类的奇葩管理措施。

但这里要强调一个关键词——“失控感”,只是一种感觉,在生死存亡的时候,谈感觉是一种奢侈,现阶段的目标有且只有一个:活下去。

“云办公”:中小企业需要的不是钉钉,而是管理思维

怎么活下去?

第一步先算账,盘一盘现金、应收账款、库存、固定资产……

如果真没法子了,还不如赶紧走破产流程,也省得背着整个公司的负担苟延残喘,徒增压力,还容易降低免疫力。

“云办公”:中小企业需要的不是钉钉,而是管理思维

账盘下来,如果还有周转余地的,第一件要做的就是补充资金缺口:赶紧催款、清库存折现、卖房、卖设备……比如说餐饮店开通外卖、零售店转微商、院线电影上网络平台等等。

第二件就是做好解禁后的准备工作,抓住消费反弹的红利。

在一个公司里这样的大项目必然不会太多,必须把目标锁定在最有把握、投入产出比最高的事情上,做好战略性的资源倾斜。

集中力量干大事的另一层意思,就是砍掉所有与核心目标无关的环节或流程。在大部分企业的日常工作中,“可做可不做”的事儿一般都要求做,但现在统统选“不做”。

而与核心目标无关的员工,自然会意识到“裁员”的危险,有心向核心靠拢、有头脑、有能力的人,一定会找到自己的位置,主动去承担能为公司减轻负担、增加价值的事情。在对工作结果验收的过程中很容易被识别出谁的工作能力强,谁的工作效率高,谁的沟通更加顺畅,谁更有存在感……至于那些工作量骤减还贼高兴,以为可以光拿钱不干活的人,或者想干活却实在帮不上忙的人,老板会采取什么措施,就看心情了。

自此,用逆淘汰的形式,倒逼实现了OKR。

“云办公”:中小企业需要的不是钉钉,而是管理思维

老板在盘账,员工心里也有一本账,如果算出来情况很糟糕,早就开始准备简历、安排线上面试了。但凡判断公司还撑得下去,哪怕有些紧巴,在“稳定大于一切”的时候,员工的最优策略就是成为老板最不能缺少的左膀右臂。有道是遇到老虎的时候,不求跑过老虎,但求跑赢队友。

成年人的世界很残酷,负压之下,会更残酷。

如何才能顺利上位呢?

主动把屁股坐在老板的位置上,理解他的焦虑和恐惧,找到企业核心目标,并做好拆解。前面的几项上文已经说过了,用自己的话再重新组织一下就可以作为给老板写邮件的正文部分了。关键是最后一项:拆解目标。

曾经有个段子:房产中介区负责人接到的年度KPI是卖出200套房,于是他让团队里的10个中介每个人卖20套。

拆解目标不是简单的做加减法,而是为了更好地解决问题所做的管理工作,必须将模糊的总体目标转变为连贯性的、可以实现的过程目标。

高水平的负责人会把200套房的指标拆解成每个中介每天需要打几个推销电话、加几个潜在客户为好友、带看多少次、回访多少次……负责人的工作则是每天跟进中介的日常执行情况,及时调整日常工作方式,提高转化率,最终实现200套的销售目标。

目前中小公司面临的目前拆解难度甚至比这个段子还低,不用考虑1年这么长,只需要把目光瞄准了眼前1、2个月的核心目标,以餐饮店开通外卖为例,开通外卖其实并不是目的,通过外卖形式降低门店不开门(不能堂食)所带来的成本损失才是目的。在这个项目中,可以粗略的分4个维度:

第一,产品生产:门店有制作外卖的能力,得保证了客人点了外卖能吃到外卖并且不给差评。这里就涉及到了产品的改造、包装的改造、操作方式的改变、后厨排班、采购、运输等。

第二,平台运维:在外卖平台上开通外卖服务,保证客人的点单流程顺畅。这里涉及到店铺开通、设计、运营、餐品价格、组合的设计等。

第三,市场推广:得有人持续点外卖,还指望点外卖的人越来越多,就得在外卖平台上做推广、在线上自媒体做推广、在自己线下店铺做推广、在周边小区、写字楼做推广、在附近的社群做推广。

第四,财务管理:做外卖可不能亏本,得让财务核算下,采购、销售、运营这些环节的成本和收入至少得打平吧,当然最好能挣点。

如果确定了开始做外卖的日子,就倒推着确定把每项工作的截止时间。第二、三级的目标拆解就交给部门经理或者负责人,方法也是一样的,以市场推广为例,第二级可以拆解为“外卖平台上推广、自媒体推广、线下店铺推广、周边小区、写字楼推广、社群推广”等几个子任务,并设定各个任务的目标,指定某个员工去完成,由负责人来协调其他人的配合工作,有人不配合向上级反馈,但如果最后任务完成不了,就自己兜着走。

第三级就由员工自己拆解,主要看时间节点和互相配合,比如负责新媒体的小编就可以把自媒体推广分解为,文字内容xx日完成、营销互动策略xx日确定、设计图xx日定稿……

最后所有任务汇总成一张表格。参考《企业核心目标拆解示例》模板(避免发外链,请有需要的朋友关注评论区)

一级表:

“云办公”:中小企业需要的不是钉钉,而是管理思维

二级表:

“云办公”:中小企业需要的不是钉钉,而是管理思维

至于表格是用什么协作软件都是虚的,管用就好(甚至拿excal、word都能做,无非每天汇总的工作量大一点)。功能太多太复杂,反而会增加沟通和学习成本,可以视老板的管理偏好和协作情况,来确定是每周还是每天开个电话、视频会,过一下所有的任务进度,对有逾期风险的环节施加“胡萝卜大棒”大法。轻过程管理,重结果交付。只要能按期达成目标,至于员工有没有工作满8小时、是不是穿着睡衣、是躺着还是坐着,都不叫事儿。反过来说,哪怕工作时间超长、工作态度积极,最后没搞定关键问题,公司照样凉凉。

【延展阅读】

配合这篇文章,推荐阅读《最重要的事,只有一件》

作者: [美] 加里·凯勒 / [美]杰伊·帕帕森

“云办公”:中小企业需要的不是钉钉,而是管理思维

内容简介:

每个人都向往成功、幸福的人生,但我们往往被一些看似真切的谎言所误导,比如:每件事都很重要,你可以同时处理多件事,你应该过上有规律的生活,达到工作与生活之间的平衡等等。其实,这些想法只会让我们离成功越来越远。

加里·凯勒在超级畅销书《最重要的事,只有一件》中告诉我们:尽量缩小目标,专注于当下那一件最重要的事,就能够获得成功高效的生活。


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