在中華民族的優良傳統美德中，我們對賢內助的定義通常是指能夠幫助丈夫，使丈夫的事業、學業和品格方面都有進展的妻子。今日要給大家介紹的這位“賢內助”雖不是指妻子，卻勝過妻子的任勞任怨、聰明賢惠，雖不是在家相夫教子，卻勝似在“家相夫教子為志業”，只不過這裡的“家”是指我們的包裝印刷企業，這裡的“夫”是指企業的老闆，這裡的“子”是企業的各個業務流程。有了前面的引用，顧名思義這位“賢內助”是指一套包裝類專業管理軟件和解決方案。其賢則賢在專門適用於包裝印刷特點，其助則能夠幫助企業之“家”穩固根基和可持續發展，能夠幫助老闆之“夫”少操心、管理更省心，真正做到以最佳解決方案指導企業實施，使企業各個核心業務流程之“子”實現優化。
為了更清晰的描述軟件之賢之助，我們以一家紙製包裝印刷企業為例。這家企業是以印刷卡片、彩盒、吊牌、包裝盒、不乾膠、雙泡卡、說明書、瓦楞紙箱和異型卡等產品為主的生產加工型企業，公司原先就擁有較完整的質量管理體系，那麼我們是如何通過方正賢內助使企業更上一層樓呢？在這裡可以得到了滿意的答案。
一、幫老闆診治，為企業之“家”的穩固根基
業務結算流程的上線將企業前端的問題都一一暴露出來，追根溯源問題大部分是出自業務環節。業務在接單過程中受到客戶的影響很難形成規範，朝令夕改，業務沒能及時更新改後的合同，財務也很難得到最新的更正合同，每次只有交貨完後與客戶對賬時才發現數量少了或者產品漏了，給應收款的管理帶來極大的風險。說到這裡有人不禁要問，那是不是要求業務及時更新紙製合同不就解決這類問題了嗎？事實卻沒有如此簡單，回答這個問題之前，讓我們先來熟悉包裝企業的特點，第一個特點是產品品種極多，有時光一家印製企業的包裝產品品種數量就近萬種，甚至單個客戶單個合同就有上百個品種，而且客戶隨時會要求增加或者減少產品品種，增加或者減少產品數量，光靠紙質單據來管理這類被動合同變更相當困難，極易出現漏產品和漏單的現象。還有一個特點也會導致合同的變更，只不過這類變更屬於主動變更，比如常用產品遇到生產拼印時會備貨生產，業務需要和客戶商議，多生產的產品客戶是否接受，如果需要則進行合同變更，然後增加銷售數量和生產數量，否則極易導致少結算的問題。讓我們再來看看系統是如何幫企業解決這類問題的？系統的銷售訂單開制審核流程和合同變更流程做到三個必須，第一個必須是必須見到銷售訂單，按照銷售訂單的產品進行生產；第二個必須是必須按照合同變化對銷售訂單進行及時變更，變更後必須重新下達給生產，下達後產品才能進入生產環節；最後一個必須是必須按照銷售訂單和施工單進行財務備案，做為對賬結算的依據，減少杜絕多印後少結算和漏結算，甚至不結算的問題，幫企業徹底解決源頭問題，避免企業資金的冤枉流失，為企業歷年的管理弊病清源治本，從而給老闆直接或間接創造利潤。
二、幫老闆省心，實現“相夫”之目的
通常企業老闆操心的事情非常繁雜，諸如市場、人才、政策、資金、業務、投資，貨幣貶值、金融危機等等，如何將企業老闆從繁雜的資金、業務和生產環節中抽身是我們的重任。首先企業的數字化代替了原有的人治為主模式，使管理不僅更省心而且聽話，很多需要了解的信息都可以通過信息化快速準確獲取，比如老闆隨時可以查看產品的狀態，遇到自己或者客戶關心的信息，打開系統按照產品編號或者名稱一查，產品是否下銷售單？是否下到車間？是否入庫？是否發貨？數量是多少？結算多少？欠款是多少？欠了多久？這些信息都能快速準確地瞭解，真正做到方寸熒屏瞭如知掌。其次系統的流程管控比原有的法制更有效，流程的控制堵塞和減少了很多管理漏洞，比如材料付款管控、紙張採購付款管控、輔助材料價格管控、紙張價格限制管理、無單生產管控、業務結算管理、收款登記流程管理、施工單多印管控和外加工金額管控等。單獨拿收款登記流程來說，系統收款是嚴格對應銷售訂單的管理模式，改變了企業原有按照發票收款的老模式，確實能減少財務少開發票和漏開票導致訂單少收款和漏收款的問題，從而減少財務風險。為了配合收款登記流程的順暢，我們策劃了一套完整的業務流程，即銷售合同全部進入系統，企業口頭訂單全部取消，嚴格按照銷售訂單的數量和產品進行加工，100%做到不開銷售訂單不開制施工單的流程。生產拼印施工單無一手工單據，真正做到無電腦施工單財務不審核施工單，真正做到不見電腦施工單紙庫不發紙，生產車間也真正做到不見電腦施工單不加工的嚴格流程。銷售訂單和生產施工單、業務結算上線後，形成贏利閉環，堵塞經營生產財務連環的管理漏洞，這樣一來，的的確確讓老闆少操心多做了事。
三、幫老闆培訓指導，實施“教子”之方案。
上面提到以包裝產品為主的生產加工型企業，其特點是產品品種多、變化多、備貨生產、拼版頻繁和重複加工。基於這些特點對於企業的業務開單、下施工單、發貨和業務結算對賬的工作增加了管理難度。那麼如何指導和實施才能降低難度從而提高效率呢？接下來我們從三個提高來回答這個問題。
1、降低開單差錯率和提高溝通效率。首先規範產品編號、產品名稱、標準單位、版本信息和配套產品，使產品在流通的各個環節都統一叫法，減少溝通障礙，降低出錯率。其次通過記錄產品的類型、產品尺寸、用紙信息、色次、印刷色序、表面處理方法和備註要求等基本屬性做到產品信息的快速檢查和核對，實現產品信息對開銷售訂單、開施工單和財務核算價格的三向支持，提高工作效率。最後通過培訓指導和實施產品檔案期初建檔，結合建立健全的《產品編號規則規範》、《配套產品檔案規範》、《訂單變更制度》等制度，實現減低六類問題①改錯單、②多生產、③少生產、④多送貨、⑤少送貨、⑥少結算的出錯率。
2、實施成品庫房庫位管理提高配貨效率。通過給每個客戶建立不同的庫房，給每個庫房建立不同產品類型的庫位，結合現場庫房庫位標識和產品編號的統一指導管理，實現從包裝箱封籤開始，到入庫驗收的庫位擺放，再到發貨，全部區分客戶和產品類型，使待發區產品進入配貨環節時能準確定位，從而提高配送的工作效率。
3、實現合理性拼版，減低成本，提高有效利用率。依據產品的相同顏色、相同用紙信息、相同表面處理方式來實現拼版信息的自動分類彙總，指導合理拼版的方法，從而提高實際拼版的合理性。在實際的拼印工作中，由於多個業務人員承接到不同客戶的產品後，相互之間的產品信息是孤立的，系統的指導性拼版組合很好的解決了這個問題，達到優化組版和充分利用有限資源的目的。
簡而言之，我們這位“賢內助”只是用心為企業搭建起管理平臺，有針對性地提供了合適的解決方案，但是在這位“賢內助”的背後卻隱藏著一個智能團隊。
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（作者：北京悟略科技有限公司李辰財）
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