为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现合同管理工作的规范化、制度化、科学化，制定本制度。
1 本制度所指的合同档案是在业务经营中达成的各种协议、合同文本，本厂的合同主要包括销售、采购、租赁、运输合同）。
2 合同档案归档保存由企管办负责，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3 合同的签订管理规定
3.1 各相关部门负责合同内容的谈判（一般采购合同内容，除正常应有的内容外，必须要有技术要求、执行标准、质保期和质保金），需要企业起草的合同由企管办根据谈判内容起草，交相关负责人，经材料主管领导或厂长签字后，企管办负责登记盖章；外来的合同由经办人负责，主管领导或厂长签字后，经营办负责盖章登记。
3.2 外部市场的采购合同由材料办统一负责，经材料主管领导或厂长签字后，企管办负责盖章登记；
4 合同文档的移交
4.1 各部门在正式签署合同后，一个月内将合同正本原件移交企管办，对于无法提供正本原件的合同应将清晰的复印件移交企管办。
4.2 企管办必须将移交的合同文档注明合同编号并登记在册，保存在固定地点，保证合同档案的齐全、完整、层次分明，符合其形成规律。
5 合同文档的管理办法
5.1 企管办应确定部门内专人负责合同文档管理。
5.2 合同文档以年份结合接收顺序进行分类编号。
5.3 保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任,发现一次处罚50元；对超过三年以上（包含三年）的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
5.4 企管办要加强对合同档案的统计工作，要以原始合同为依据，编制合同统计清单。
5.5 相关人员查阅合同文档时应在企管办查阅，确因工作需要借出查阅，须在企管办办理借阅登记手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
5.6 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚50-300元。
5.7 合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚50-500元。
5.8 因管理不当造成合同丢失、损坏，视情节轻重处罚合同管理相关人员50-1000元。
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