SOHO或者中小規模公司，除非特殊需要，一般不怎麼採用外貿軟件。尤其是運作一段時間的公司，因為前期累計很多數據。如果要啟用軟件，前期數據是否倒入就會是一個問題，如果倒入，工作量不小，如果不倒入，就會出現數據缺失。我個人建議是，中小公司，如果有合適的軟件，儘可能早期就開始使用。而中大公司，因為多半有數據維護人員，時間節點不必太在意，主要是考慮自己的使用性上。但是就中國目前市場上的外貿軟件來看，多半不太靈活，需要人去適應軟件，往往只能關注到一個或者幾個核心功能，其他的就只能呵呵了。
這裡我主要想談談中小公司用EXCEL表格來處理相關單據或者數據的心得。
外貿的單據多半涉及到客戶訂單，公司內部的訂單，箱單，發票，測算表，訂艙單 FORM A，提單等。後3種多半是系統來提交，樣式多半固定。我這裡主要談談內部的訂單 箱單 發票和測算表格之間的關聯。我見過很多人現在依然在用WORD做這些表格，我在想這得多浪費時間。建議這些表格都用EXCEL做成固定格式來操作。下一步大家可以拿到這幾個表格在手裡看一下，這幾個表格中有多少數據是多次利用的。如果很多，那是不是我們就可以考慮只輸入一次從而多次調用這個數據呢？EXCEL是可以很好來引用不同地方的數據。試想一下，訂單裡面有貨號，箱單裡面也有，發票也有，測算表也有。我們可不可以讓這些表格中的貨號就引用同一個地方的數據呢？如果想通這個，我們就可以用一個總表來彙總這個訂單將來可以用的所有信息，後面的表格都從這個數據來調用數據。其實大的軟件也是大致這樣的原理。有些人可能說，我以後要單獨發一個表格給別人，我是不是這樣就沒法了？你可以另存為PDF發給別人呀。我大概12年前就用下面一個彙總表格來整理各個訂單。
表格樣式
我的主要數據是操作平臺，其他的數據多半自動生成。
希望這個文章可以對大家的單據有點啟發作用。
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