2011年2月開始,某科技公司與某機械公司建立了合作,科技公司為機械公司承攬加工成套電控裝備、成套司機室。兩家公司相隔1000多公里,為了方便起見,雙方便在電話中談好合作事項,後通過傳真的方式簽訂了合同,先由科技公司將蓋有公司章印的合同原件傳真給機械公司,機械公司收到後加蓋公章後傳回給科技公司。 然而,在合作期間,雙方就產品問題產生了糾紛,機械公司還欠了部分貨款。2016年12月,科技公司將機械公司狀告到法院,請求判令機械公司立即支付3.56萬元貨款並支付利息。沒想到的是,機械公司表示,雙方不存在承攬合同關係,且已經付清貨款。
庭審中,科技公司提供了3份產品定做合同傳真件。然而,傳真件上機械公司的公章、傳真日期及傳真號都已經模糊不清,難以辨識,科技公司也無法提交其他證據予以佐證。無奈之下,科技公司以需要補充證據為由申請撤回起訴,浙江省台州市三門縣人民法院予以准許。
法官庭後表示,如果採用傳真形式簽訂合同,雙方應在合同中明確約定合同的簽訂方式為通過傳真方式簽訂,並註明雙方的傳真號碼、傳真先後順序,以及備註簽名或蓋章傳回以及傳真件與原件具有同等法律效力等重要信息。
其次,雙方應儘量保留好傳真前的原件,以便日後與傳真件進行核對。最後,由於某些老式熱敏傳真機的用紙本身耐久性差的原因,其保存時間往往不長,因此建議採用激光或噴墨式的傳真機並及時將傳真件掃描保存,防止由於時間關係,傳真合同變成白紙一張,導致守約方在糾紛產生時,處於被動地位,甚至承擔敗訴的風險。
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