几乎在任何公司，开会都是一件非常重要的事情，通常也是让人抱怨最多的事情之一。曾经一个美国将军，觉得开会特别麻烦，于是写了一份指导开会的小手册。后来这本小册子不断修订、演化，形成了一本厚厚的议事指南，这便是《罗伯特议事规则》。
我们也觉得开会比较麻烦，所以围绕开会做了很多优化，这篇聊聊今日头条是怎样打造高效的会议室系统。
会议室预订
我们把所有的会议室资源都放在云端，标明会议室的地点，大小，是否支持视频会议等等。所有人都可以在线预订，谁先约上属于谁。
新建日历时选择会议室，绿色是可选的
有时候临时和几个人讨论事情，则倾向于速战速决，打开日历找会议室明显不够高效。所以我们设立了一些免预订的小会议室。会议室的地图页面嵌入在聊天软件里，实时显示免预订会议室有没有人。
红外动静感应器装在会议室内，一旦有人进去，就认为这个会议室被使用了，在地图上显示为红色；会议室空了则显示绿色。临时找人聊个事，不用开电脑，看一眼手机即可知道哪有空闲的会议室。
手机上的免预订会议室地图
在每个大会议室门口，有一块大显示屏，显示这间会议室的议程。这样方便参与者确认走对了会议室，避免误闯。同时能看到同一层楼其它会议室状态，方便迅速找到一个可用的会议室。
会议室门口的显示屏
我们还计划做一个自动释放会议室的功能。例如一个会议开始 15 分钟后，还没有人进来，认为这个会被取消了，自动释放会议室，其他人可预约。效率的优化是把资源留给有需要的人，而不是空着浪费掉。
视频会议
在视频会议上，我们投入了上百万，买了某高端厂商整套的视频会议系统。这套系统的视频效果非常赞，但操作比较繁琐，几乎很少人能独立地使用它，每次都是叫上 IT 的同事帮忙调试。久而久之，被视为鸡肋，弃用了。
最近一段时间，我们开始使用 Zoom 在线会议系统。它不是一个 100 分的服务，但胜在简单易用，视频流畅，语音清楚，夫复何求。
Zoom 的使用方案有多种，最简单的是直接用笔记本电脑创建会议，别人接入；比较高级的方案是在会议室部署硬件。目前头条大概有一半的会议室部署了 Zoom，运行一段时间后再和大家分享 Zoom 的详细体验。
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