評論員菠蘿哥2018
做好工作任務安排，準備的來說就是讓合適的人去合適的事兒。對於領導管理體系比較複雜的，其實作為領導要的是滿意的結果，至於過程無需過多把控關注，很多集團性質的大公司因為體制的問題比較複雜，領導交辦的一件事情可能會因為上傳下達的次數過多導致工作效率下降，工作結果差強人意，其實作為高層領導，安排任務分人分事，也分親力親為的情況。管理層做的更多的是會用人，瞭解每一個員工的長短處，工作交辦預期的結果也是領導可以預先了解的，職場做的人都是一步一步爬起來的，每一步階段和思維都是歷經過的，安排工作做好PDCA監督彙報機制，大公司按照結果來論功行善，小公司結果和過程監控做事，確保任務進展按部就班。
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一是計劃功能。我們先確定每天的計劃工作量，日常工作安排一部分就是來自於將階段性工作目標的分解，另一部分就是日常的臨時安排。所以一定要掌握好輕重緩急。我們要先把這些每天工作任務全部納入到“收納箱”裡。
二是時間安排。收納箱裡面的計劃都是雜亂無章的，接下來需要將“收納箱”裡面的任務直接拖拽到旁邊的四象限表格中，按輕重緩急一次對應。對於臨時安排的事情，可以直接通過各個象限右上角的“+”點擊添加即可。這樣每項計劃都井然有序了。
三是進行筆記。對每項任務在完成過程中都要有記錄。人的大腦更多的時候起到的是判斷的作用而非存儲記憶，所以，任務既然完成了就沒必要在過多的去關注，反正有備註隨時都能看到。所以，沒完成一項任務直接勾選即可，也是看上去很清晰。
四是工作總結。一鍵生成工作總結。有了前面的積累，日事清就能夠一鍵生成工作總結了。每天的工作安排其實不僅僅是一份工作計劃，應該是一個流程，不但有計劃還有有執行，所以才會有上面的備註和總結等。另外，總結的另一個功能就是為下一次的計劃提供參考，所以我一般會在第一天工作結束就用日事清做出一個第二天計劃的基本框架。
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你在工作中，是不是會經常覺得工作內容很多，時間又不夠用，經常忙中出錯。可能在給老闆、給客戶彙報時拿錯了材料，可能有一筆重要的費用事到臨頭才發現沒走申請。你可能會覺得，這些都是小事，再認真、仔細一點就能解決。
但事實上，像這樣的問題，在很大程度上，並不是我們不夠細心導致的，而是我們不知道，如何才能把手頭工作組織得井然有序，或者說，我們缺乏一套指導自己如何做事、如何工作的體系，以至於顧此失彼，忙中出錯。
那該怎麼做呢？《精益工作法》這本書的作者，建議我們不妨學習一下世界頂級大廚的經驗。你看，頂級大廚的餐廳一般口碑都很好，從來不缺人流，每天要處理數以百計的訂單。再有，吃飯這種事，客人都是踩著飯點扎堆來，餓著肚子等上菜，菜上得稍微慢點，就會提出抗議。
所以，大廚要面對的任務量之多，時間壓力之大，放到職場上其實是非常罕見的。考慮到後廚不富裕的人手、侷促又嘈雜的環境、容易過期的食材這些眾多不利的因素，當大廚的還能讓所有的客人，都及時地吃上精美的飯菜，讓人們慕名而來，滿意而歸。這裡邊值得我們學習的太多了。
也正因為後廚工作這樣的特點，這個歷史悠久的行業，發展出了一整套堪稱精緻的工作哲學，叫做“精益部署”。既然是工作哲學，那就註定了精益部署來源於廚房，又超脫於廚房。它包含的價值準則和行為規範，完全可以用來指導其他行業的人們，尤其是如何在時間緊、任務重、資源有限的條件下，依然能夠像世界頂級大廚那樣遊刃有餘，不僅少犯錯，還能把工作做到卓越。
第一部分
我們先看第一部分，精益工作法的時空觀，也就是說，該如何利用好我們的工作時間和工作環境。
先來問你一個問題：你覺得對於一個大廚來說，他把哪項工作職責幹好最為重要呢？相信很多人的第一反應是，那肯定是做菜好吃最重要。但實際上，在大廚眼中，在他眾多的工作職責中，烹飪工作只能排第二，誰排第一呢？準備工作排第一。
因為餐廳的菜單中，隱含著大廚對顧客的一個重要承諾，那就是“按需供餐”。什麼意思呢？就是說，菜單上邊的東西隨便點，你能點我就能做。要履行這個承諾，做到“按需供餐”，大廚一般在頭天晚上工作結束後，就會讓所有助手們，著手製定第二天的計劃。否則，等顧客點了菜，你發現這兒缺了個食材，那兒缺了個調料，留到跟前兒現準備，那是絕對來不及的。
第二天的計劃都包含哪些東西呢？這裡邊會寫清楚明天需要用到的工具、食材，供餐前用到哪些，供餐中又用到哪些。由於後廚中的灶位分很多種，有燒烤、炒菜、煎炸、甜點、開胃菜等等。對於每個灶位來說，他們都需要做哪些操作，這些操作的先後順序是什麼，每一步操作大概需要多久。如果是準備宴會，會具體到幾點幾分切片、幾點幾分裝盤，這些都需要寫清楚。精確到這個程度，一個合格的行動計劃才算是完成了。
這是大廚們做的計劃。相比之下，反倒是很多高學歷、高收入的白領，在開啟新的一天工作時，沒有任何計劃可言。每天早晨匆匆趕到辦公室，臨時做決定，矇頭就幹，幹到哪兒算哪兒。其實，很多人都曾經嘗試著制定每天的工作計劃，打卻很難嚴格地去執行，最後不得不放棄。之所以會出現這種情況，可能是因為他們陷入了一些誤區。
第一個誤區，是把工作計劃，等同於列清單。很多人在做計劃時，只是單純地把要做的事情，逐條記錄下來，形成一個流水賬一樣的待辦事項清單。問題是，越忙的人，清單越長，一眼望過去幾十條、上百條記錄，頭都大了。它不僅不能起到任何計劃的作用，反而會增加你的心理負擔，恨不得永遠不想再打開它、面對它。實際上，你列好的那些工作清單、待辦事項，充其量只是一個毛坯。
你可能會說，我也知道每天的工作計劃應該是一個時間表的樣子，問題是清單裡那麼多記錄，我先幹哪個後幹哪個呢？好像挺為難的。這就是第二個誤區，我們很多人，會把清單裡的事項，混在一起進行排序，特別容易混亂。
我們不妨來看看大廚是怎麼做計劃的。前邊我們提到了，大廚會把待辦事項，分配到後廚的每個灶位上，燒烤這邊的待辦事項組成一個排序，煎炸的待辦事項又組成另一個排序。我們也可以想象自己手下有若干個灶位可以利用。比如說，對於一名銷售來說，他擁有的三個灶位，可能就叫做內部溝通、拜訪客戶，還有學習產品。三個灶位幾乎可以承接他所有的待辦事項。這就相當於把待辦事項分成了三類。分類之後再排序，哪些客戶要優先拜訪，哪些產品要優先學習，這個邏輯就容易理清了。
接下來，你只需要把每個灶位上，排在最前的幾件事放進時間表裡就可以了。這意味著，你的關注範圍一下從幾十條、上百條記錄縮小到十幾條，局面豁然開朗。
什麼意思呢？簡單來說，就是用特定的時間，做特定的事情。比如說，你在晚上9點後受到的外界干擾較少，有利於你將頭腦沉浸在一些創造性的工作中，那麼你就可以把它作為一個工作慣例。但凡遇到寫作、閱讀的事情，你會優先考慮把它們交給這個慣例來執行，安排在9點之後這個特定的時間段。相反，有些時間段，你覺得更適合完成一些，需要和別人協作的工作。一般來說，每天剛上班的頭30分鐘，最適合處理一些合作類的事情，比如，轉發客戶郵件給你的老闆，請他安排相關人員跟進；把需求發給合作方，請合作方出設計方案。在上班的第一時間輕輕推動一下，然後等待結果和反饋就可以了。
如果把制定計劃的範圍擴大到生活中，你還可以設置親子時間，設置做家務的時間等等。當然了，慣例的設計沒有固定的類型，完全取決於你自身的需要。當你的時間表上確定了大量的慣例，你就有了一個可以重複使用的框架，判斷哪些事適合放在哪個時間段，會變得非常簡單。
除了時間安排之外，大廚們的精益工作法，還有一個很重要的因素，那就是對於工作空間的管理。
當一位廚師面朝灶臺，準備做菜的時候，他站立的位置，其實大有講究：食材一般擺放在廚師的右側後方，按照入鍋的順序或者裝盤的順序排列。而做菜的工具，一般擺放在廚師的左側後方，擺放的位置每天都要保持不變，閉著眼也能找得到。廚師站在灶位、食材和工具這個三角形的中心，一旦烹飪啟動，他可以保持雙腳原地不動地把菜做完，中間沒有任何不必要的停頓。
不但如此，這樣安排空間，還能在很大程度上保證，工具用完後放回到它們應該在的位置上，做菜時產生的廢料，會及時出現在垃圾桶中，手上的汙漬，會在第一時間清理乾淨。總之，大廚會要求自己邊幹邊清理，始終把工作環境保持在最佳狀態上。
我們平時在辦公室處理的那些工作，它們並不像做菜，有那麼多的重複性動作，這就在很大程度上，讓我們低估了空間的價值，甚至平時根本就不去認真地考慮這一點。花上幾分鐘尋找一件重要的物品，花幾個小時重寫某個丟失的文件，相信大多數人都有過類似的經歷。這就是缺乏空間管理的表現。工位雜亂往往意味著頭腦混亂，這會讓你時不時犯一些低級錯誤。相反，整潔有序的空間，會帶來愉悅和平靜，讓你在應付各項工作時更加從容。所以，辦公室的空間管理絕不是可有可無的。
具體怎麼做呢？舉個例子，你工作時用的電腦，可能是辦公室最重要的工作空間之一。我們都知道，要把不同的文件、資料，存入不同的硬盤，不同的文件夾中，方便下次找到。這是我們都會做的。
但問題是，一旦出現了新的物品、新的文檔、新的信息，隨著這些內容越來越複雜，越來越混亂，你應該怎麼辦？最好的處理方式，當然是該歸檔的立刻歸檔，該刪除的立刻刪除，該扔掉的立刻扔掉。但很多時候我們不能這麼做，因為這些東西往往和我們近期的工作有關，有的暫時處理不了，有的還得之後覆盤。這就導致，我們的工作空間，會在很大程度上被打亂。
怎麼做呢？精益工作法給我們的建議是：為每個空間都指定一箇中轉站。比如，辦公桌上放一個專門承接新物品的盒子，電腦中指定一個專門存放新文檔的文件夾。如此一來，新進來的物品和文檔就不會被你隨手亂擺亂放，打亂原本設計好的空間佈局。除了這兩個中轉站，你還需要用到，咱們前邊提到的“待辦事項清單”。每天下班前，你都應該抽出時間，挨個檢查你的記錄本、郵箱、微信、釘釘甚至是手機相冊，看看空間裡有沒有新增加的待辦事項，是不是已經不重不漏地轉移到清單裡。待辦事項清單就是一個通向工作計劃的中轉站。
所以，中轉站起的是收集和封存的作用，保證空間本身始終處在整潔有序的狀態中。接下來，你的注意力只需要放在這幾個中轉站的身上就可以了。那中轉站會不會越來越龐大呢？其實也不會啦。隨著待辦事項清單的內容不斷轉化為工作計劃並得到處理，中轉站裡存放的東西會被逐漸消耗掉。
第二部分
以上講的是精益工作法的時空觀。當然，“精益工作法”還有一項很重要的內容，那就是真正做到“全身心投入”。你可能會覺得，“全身心投入”，我們每天都會說，聽起來也挺空泛的。但事實上，想要真正做到這一點，並不容易。接下來，我們就來看看，“精益工作法”在這方面，能給我們帶來怎樣的啟示。
首先，想要做到“全身心投入”，很重要的一個因素是，恰如其分的覺知。
所謂的“覺知”，說的是通過你的五種感官“眼耳鼻舌身”從環境中收集信息。這是我們每時每刻都在做的事。那為什麼要強調“恰如其分”這四個字呢？我們還說後廚的情況，通常菜鳥廚師在覺知上可能會遇到兩種障礙，一種是過於敏感。想想看，眼前火苗翻騰、人來人往，耳邊金屬碰撞、叮叮噹噹，空氣悶熱潮溼，還要承受調料氣味的衝擊，讓人感覺腦袋都要裂開了。另一種呢，是過於麻木。只顧手頭的事情，忘記了自己是整個後廚系統的一部分。烤箱完成工作的滴滴的聲音，其他廚師喊他的聲音，他經常感受不到、接收不到。這些有用的信息淹沒在了一片嘈雜中。
這兩種都是很正常的反應。但是有經驗的大廚能夠克服這些障礙。他能夠屏蔽干擾，對亂七八糟的信息充耳不聞，視而不見，專注地進入深度工作的狀態。與此同時，他還能在多個感官、多個頻道上及時、準確地捕捉到真正重要的信號。他需要聽到打印機“吱吱”地送來新的訂單，來自前廳服務員的緊急呼叫。他還需要用味覺判斷菜裡會不會少用了一種規定的輔料，用嗅覺發現空氣中是不是瀰漫了不正常的氣味，用眼睛監督廚師的操作是不是規範。這就是恰如其分的覺知。
要培養這樣的覺知力，一定是長年累月訓練出來的功夫，回到辦公室的場景，辦公室對覺知力的要求和後廚相差甚遠。不過，在辦公室你同樣需要這種恰當篩選信息的能力。
你可以盤點一下，你在哪些方面需要增強覺知？比如，有沒有因為你禁止了郵箱的彈窗提醒，遲遲沒看到老闆給你發的郵件？那麼你可能需要給老闆設置成VIP郵件，讓他享受隨時隨地在電腦和手機上同時彈窗的待遇。再比如，有沒有在用微信的時候發現聊錯了群，帶來尷尬和損失？那麼你可能需要給重要的微信群設置成特殊的背景圖片，給你足夠的視覺提示。這些都是你提升覺知力的方式。
更重要的是，你需要想一想，有哪些方面你應該減少覺知的，或者說你平常都會遇到哪些干擾？可能是手機的APP通知，可能是電腦上的網站，也可能是辦公室裡大聲說話的同事，或者是你內心對某件事的憂慮和幻想。
你需要看看這些干擾中哪些是可控的，哪些是不可控的。如果是可控的，你可以採取什麼措施。我們平時工作的時候，最常見的干擾源，主要是手機和電腦這些電子設備，你可能總是忍不住拿出來翻一翻，看看有沒有新的郵件、新的熱搜、新的消息。對此，你可以試試下邊這個名叫“潛水艇”的方法。首先，在手機上設置一個每小時響一次的鬧鐘，之後創建一份檢查清單，列出所有你忍不住想翻看的內容，微信、微博、郵箱，但凡平常讓你欲罷不能地打開看一下的軟件全都寫上。下一步，關閉手機和電腦的網絡連接，去做你真正想做的事情。一小時後鬧鐘響了，好，拿起清單，挨個檢查這些內容，是不是有了新的推送。如果有，給自己5-10分鐘時間做出快速的處理，過後再次進入斷開網絡連接的狀態。這個方法就像是在模擬一艘定時下沉、定時上浮的潛水艇。如果你覺得一小時的間隔有點長，也可以設得短一點，總之，目的是讓你既有排除干擾的時間，也能和外界保持信息上的連接。通過這種方式，幫助你朝著恰如其分的覺知前進。
大廚全身心投入方法，還有一點，那就是“務必完成”的心態。
一道菜，只要開始加工，大廚會爭取在最短的時間內把它做完，送到顧客的餐桌上。不會出現這樣的情況：這道菜的工序進行了一半，停下說我先做下一道。下一道菜還沒裝盤，哎，又把前兩道菜晾在一旁跑去做第三道菜。聽起來很可笑對嗎，哪個大廚要是這麼幹，可能當天就被解僱了。事實上，我們有很多人幾乎每天都在幹類似的事情。一封郵件寫了一半，一時間不知道怎麼說，存成草稿，回頭有心情了再寫；一個方案有了初稿，需要找幾個人一起把方案定下來，算了，手頭項目那麼多，先忙點別的，下週再組織研討會不遲。這就是欠缺了“務必完成”的心態。
雖然辦公室的表格、文字不像食材那樣存在腐爛的風險，但是欠缺“完成”的心態仍然有嚴重的危害。不妨回憶一下，有多少工作是撂下之後再沒撿起來的？直到你的老闆、你的客戶忍無可忍地來提醒你，或者約好的時間節點馬上就要截止，你才慌慌張張地把那個半成品調出來走完剩餘的幾步。站在其他人的角度看，你已經做了多少不重要，90%和0%沒有太大區別，都屬於未交付、未完成的狀態。再有，如果這項工作只是你個人的一個想法，沒有人來督促你完成，會不會就永遠擱置了呢？
另外，欠缺完成的心態會讓你開啟過多的任務，造成工作空間的擁擠和混亂。同時它還會佔據你的思想，每次想到這麼多沒完成的事，心頭都掠過一絲焦慮，讓你承受額外的壓力。
那麼，怎麼培養務必完成的心態呢？關鍵是要分析導致你做事難以完成的障礙是什麼。有可能是你過度自信，盲目樂觀，總是低估剩餘部分需要花費的時間。有可能是你野心勃勃，甚至是有點急功近利，喜歡把很多件事同時往前推進，認為這樣比一件件做來得要快。也可能是完美主義傾向，工作當然要追求卓越，但卓越不是完美，而是高質量的完成。除了警惕這些內在的心理障礙，外在的障礙也會有，比如你的領導經常不拍板、不回覆；你的同事經常請你幫忙，你礙於面子放下自己的事跑去幫助他們。這就需要你想辦法通過溝通，排除這些障礙，為完成工作創造一個好的條件。
當然，很多辦公室工作不像大廚做菜那樣，可以在短時間內一氣呵成。假如你手頭的工作需要2個小時，距離下班只剩下1個小時，你該怎麼辦呢？這時候你需要提前做出判斷，考慮好是現在就停下來，還是再往前多做一點呢？如果這項工作可以分解成多個子任務，最好能在一項子任務結束後停手。注意，無論如何都不要忙活到最後一刻，匆匆忙忙地關上電腦拎包就走。正確的做法是在下班前留出足夠的時間，用來對工作現場進行鎖定。工作現場的鎖定包括這些方面：派得上的資料收納在一起，保存在特定的位置，其餘的資料歸檔或者刪除；明確下次推進時要做的第一件事，放到待辦事項清單裡，進入第二天的工作計劃；如果你的老闆和客戶密切關注這項工作的進展，發消息通知他們最新的情況；如果你有搭檔，告訴他接下來有哪些需要他配合的地方。做完這些，你會有更迫切的願望繼續推動這項工作，一直到它徹底完成。這才是“務必完成”的心態。
總結
好，這本《精益工作法》就為你介紹到這裡。
為了適應餐廳後廚的工作環境和工作特點，世界頂級大廚形成了一套完整的價值準則和行為規範，我們可以將其借鑑到辦公室工作中，稱為精益工作法。如果用這種方法來指導日常工作，你的這一天可能會怎麼度過呢？
在晚上離開辦公室前，你會整理你的工位，使用中轉站工具，把所有的工作空間恢復到最佳狀態上。這個過程會有一批新的待辦事項從郵件、微信、記錄本等各處彙總到你的清單中。根據自己的工作內容，你對待辦事項進行了排序。緊接著，你從中選取了排名比較靠前的10件事，放入了第二天的時間表中。到此為止，你花了大約半個小時的時間，就已經擁有了最佳的工作空間和詳細的工作計劃。
第二天早晨，你從容地來到辦公室，按照工作計劃的安排，全身心地投入到了工作中。先是用了30分鐘，完成了一些需要與別人合作的工作，處理了一些事務性的工作。之後，你採用潛水艇的方式，設定了一小時的鬧鐘，關閉了手機和電腦的網絡連接，保證自己的覺知不受到過多的干擾，全身心地投入到一項任務中，比如專注書寫一份項目方案。一小時後鬧鐘響起，你暫時從全身心投入的工作中浮出來，快速地收拾了桌面，檢查了郵箱和手機，把兩封剛收到的郵件加入了待辦事項清單中。
10分鐘的快速處理後，你回到剛才的任務，專注工作。距離約定的部門會議只剩下半小時的時間，項目方案還沒有完成，你決定把工作的斷點就設定在這裡。帶著務必完成的心態，你花了點時間用來鎖定項目方案的工作現場，著重記錄了你當下的思路，以及接下來的注意事項，這讓你在下午可以堅定地繼續推進這項工作。下午下班前，你終於順利地完成了這個項目方案。
清點今天的工作計劃，你發現10件事完成了9件。這個完成的情況還是很令人滿意的。剩餘的那1件怎麼辦呢？沒關係，你已經開始再次清理工作空間，著手製定下一天的工作計劃。
這就是“精益工作法”的一天。如果你對這種工作方法感興趣，覺得還挺實用，不妨也實踐一下。