高效會議的3種開法和5個步驟,學會了讓你成為開會高手

開會,是一個管理者必須具備的基本技能。不是巧舌如簧、氣勢如虹、眾品鑠金就是會開會,好的會議應該是:進來講實話,短話,說話算話;出去請行動,互動,說動就動。而不是會上不說,會下亂說。

那管理者怎樣才能把會議開好?掌握3種開法、5個步驟、8個不要,成為開會高手,讓領導刮目相看,在下屬面前樹立威信。

一、三種類型會議的不同開法

大會、小會都是會,但會議的類型不一樣,開會的方法和側重點就得不一樣。

1、共識型會議

鼓勵各方對需達成共識的事項先發表意見,特別是“各方需求”及“待需解決的問題”;把各方意見進行歸類、排序;圍繞核心問題進行討論、投票;老大總結,能形成共識的,馬上拍板,不能達成共識的,另找時間再議。

2、傳達型會議

說明重要,引起重視;傳達內容,突出重點;處理異議,排除障礙;促成行動,安排檢查。

3、討論型會議

羅列討論的問題;把問題發給與會人員,讓大家事先思考;應用思維導圖、魚骨圖、頭腦風暴法來討論問題;找出核心問題,形成結論。

二、開會的五個步驟

1、會前準備

確定主題確定內容決定主持人決定參會對象決定時間準備材料準備場地會前協調

2、會中管理

主持人引言:包括說明會議的主題、定位、時間、方式、 規則等;參會人員對議題進行討論、表決、形成共識;主持人或老大進行總結髮言。

3、會後指示

交付辦理:會上已形成決議的事項,要明確責任人,交付辦理。交付研討:會上待需解決的事項,要明確相關人員進行會後研討。下次再議:會上無法形成決議的事項,宣佈下次再議。暫時擱置:不成熟的方案、不急需解決的事項,可以暫時擱置。

4、會議記錄

指定專人做記錄會議記錄要有固定格式必要時準備錄音設備記錄內容:主題/時間/地點/出席/列席人/主持人/ 討論議題/發言內容/ 臨時提議 /指示要點參會人員簽名

5、會後跟進要點

會議記錄發放任務分解定期追蹤報表管理下次檢查

三、開會“八不”

不開無目標的會議;不開有許多議題的會議;不開無準備的會議;不開可開可不開的會議;不要無關的人參加會議;不要作離題的討論;不能容許重複別人已經講過的論點;不開議而不決的會議。

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