對企業單位而言,印章管理一直是風控、案防的重中之重。隨著近年來內外部形勢不斷變化,傳統印章管理模式因存在用印流程缺乏有效監管、用印材料無從追溯等問題,已不能很好地滿足現代企業單位管理的要求,科技化、信息化管章模式勢在必行。
公章管理和用章流程
企業單位公章違規使用案例
2013年4月16日，工大首創關聯方天津市九策高科技產業園有限公司（簡稱“天津九策”）與中國建築第四工程局有限公司（以下簡稱“中建四局”）簽訂《工程款債務償還協議書》，約定天津九策欠付中建四局的天津九策高科技產業園基地一期工程款9.47億元的清償問題，同時約定由工大首創作為擔保方之一向天津九策提供保證擔保。
原工大首創法定代表人、董事長兼總經理龔東昇未按照《哈工大首創科技股份有限公司（股份本級）印章使用管理制度》的規定履行公章使用審批流程，且未經董事會、股東大會審議通過的情況下，向中建四局出具一份蓋有工大首創公章及其本人簽名的《擔保函》，主要內容為：工大首創自願為關聯方天津九策的履約行為向中建四局提供保證擔保，擔保範圍為天津九策基於《工程款債務償還協議書》所負全部義務，擔保方式為不可撤銷的連帶責任保證，保證期間為“《擔保函》發生法律效力之日起，截止於協議書履行期限屆滿之日起兩年”。涉及擔保金額（不含利息）佔工大首創2012年度經審計後的淨資產的179.87%。
公章管理和用章流程
2013年至2016年4月11日，龔東昇違規出具《擔保函》後未告知董事會及其他董事、監事、高級管理人員相關擔保事項，致使工大首創未及時披露該擔保事項，導致後續的寧波中百2013年至2015年年度報告一直未披露該擔保事項，存在重大遺漏。
2016年4月12日，寧波中百收到中建四局郵寄的《關於敦促貴司承擔擔保責任的函》。2016年4月18日，寧波中百首次公告了中建四局向其發送要求履行擔保責任函件的相關事項。2016年6月27日，中建四局就與寧波中百的保證合同糾紛向廣州仲裁委員會提起仲裁申請，廣州仲裁委員會受理了該仲裁事項。
2017年9月20日，廣州仲裁委員會作出〔（2016）穗仲案字第5753號〕《裁決書》。仲裁庭裁決如下：寧波中百就天津九策欠付的全部債務5.27億元向中建四局承擔連帶清償責任；該案仲裁費355.13萬元由寧波中百承擔。2017年9月22日，寧波中百收到《裁決書》後予以披露。
公章管理和用章流程
信息化公章管理和用章流程方案
用印管控難？用智能印章管理系統，信息化智能印管理系統，實現企業單位的印章分權管理，每次用章用印人員必須先經過指紋解鎖登入系統提交蓋章申請，審核人員手機APP遠程審核授權，之後由智能印章機自動對文件蓋章，雙向操作，一人無法單獨完成蓋章操作，智能設備代替人員保管印章，有效的避免了個別人員違規操作使用印章的可能。
