宋代在公文处理工作方面不但沿用唐代以来的制度，而且逐步建立起与其自身统治需要相适应的公文处理工作程序，各个环节特点明显，目的明确。这是宋代强化皇帝专制集权的必然结果。在中国古代专制主义中央集权的封建等级制度之下，公文处理工作制度得以落实的主导因素，正是统治阶级权力的集中。不过宋代公文处理工作制度的详备，也从另一个方面证明：冗官充斥现象下许多宋代官员的腐败无为，致使公文处理工作程序在运行过程中出现了许多问题，但这些问题的出现反过来又促进了宋代公文处理工作程序进一步完善。本文以宋代公文处理工作程序的论析为主线，整理并总结宋代公文处理工作程序各环节的突出特点，希望能对现代公文处理工作有所启示。
一、公文拟制等级森严
高度专制的皇权统治是宋代政治制度最为显著的特点，而这种中央集权的政治理念使得宋代的公文处理程序具有明显的等级特征，并突出体现在公文的拟写阶段上。以公文用纸为例，宋代针对不同发文对象及文种的文书制定了等级森严的用纸制度。在纸张的类别、制造工艺、颜色和大小方面都有严格的区分。就纸张规格而言，宋代专门规定，皇帝发布的公文用纸为高一尺三寸、长二尺，官员撰写公文的纸张不能使用此种规格。据《宋史·职官志三》记载，宋代的公文用纸大致可分为16种27等。
等级森严的特征还体现在拟写公文必须遵守严苛的避讳制度。宋代公文的避讳内容较前代更为繁复。除了宋代皇帝的旧名、御名、庙讳，皇帝的历代祖先之名，皇亲国戚之名的同音、近音字外，辽、金、西夏三国之讳，宋代的官讳，古代帝王和圣人的名讳也被写入法令，成为官员撰写公文奏章时需要回避的内容。宋代用一系列较为具体的法律规定来保证避讳制度的严格执行。《宋刑统》规定，官员上奏给皇帝的公文若是出现避讳错误，就要罚杖六十；上呈给尚书省的公文出现避讳错误，罚杖四十；送其他部门的公文出现避讳错误，罚杖三十。宋代律法中还有专门的公文避讳字汇编，足见统治者对避讳制度的重视程度。
宋代公文文种的进一步细化，同样反映出公文处理工作等级森严的重要特征。在继承隋唐五代公文种类的基础上，宋朝统治者还规定了大量新的文种，通过界定不同文种来进一步强化不同阶级之间的尊卑等级，从而加强中央集权，突出皇帝权威。根据不同的分类标准，宋代的公文可以分出不同的大类。比如以行文方向为标准，大体可以划分为上行文、下行文和平行文三类；以政治为标准， 可以划分为行政公文、外交公文、司法公文等。但无论何种分类，这些文种都是宋代皇帝用以维系政治权力秩序，引导规范国民的意识形态和行为，进而为其专制统治服务的工具。
宋代的公文处理工作处于等级森严的政治空间中，其与政治权力的紧密衔接以及各层级官僚秩序的特定格局，使公文在拟写阶段就表现出强烈的等级色彩。这些规定虽然从源头上保证了宋代公文的质量、法定权威和行政效力，但是这些严格繁复的规定也给公文拟写带来很大的不便，文武官员拟写公文时必须反复检查，大大降低了宋代公文的运转效率。
二、公文处理效率提高
为了体现皇权的尊崇，宋初丞相范质以奏章代替前朝坐论之礼，宋代中央集权更加倾向于以皇帝为核心以及以公文传递为纽带的基本模式。为了维持国家各项事务的运转，政府部门只能通过大量的公文传达政令、沟通信息。据景德年间三司使丁谓介绍，北宋前期每年仅三司部门收到的财会档案就有四万多份，平均每天收到的文书多达一千五百份。由于公文的大量产出，宋代设置了一系列制度用以提高公文的处理效率。
由于宋代公文数量繁多，而且宋初采用四六文体，讲求形式华丽，内容空虚冗长，重点不突出，为提高办文效率，摘由制度快速发展起来。“引黄”便是宋代为公文处理工作而首创的摘由制度。为了区分公文的轻重缓急，提高公文的处理效率，收文官员提前将百官上书给皇帝的公文进行摘录，将奏状的时间、地点、内容等重点列于黄纸之上，贴在原文的封面、文首或者文末，以便皇帝批阅公文时一目了然，提高办事效率。
为了避免同一公文所涉事件牵扯过多的官府衙门，导致衙门之间相互推诿，处理效率低下，宋代继承了一文一事制度，规定一篇公文只能叙述一件事情。这一制度大概起源于魏晋，到唐代基本确立，宋代正式记录于典籍并普遍实行。该制度“主要是针对请示、报告之类的上行文书而言的”。《庆元条法事类》中记载了最早关于公文一文一事制度的具体规定：“其奏陈公事，皆直述事状。若名件不同，应分送所属；而非一宗事者，不得同为一状。”公文拟写实行一文一事，虽然会增加公文数量，但是符合公文工作的发展规律，至今依然是我国重要的公文行文规则。
除此之外，宋代还特别设立了“贴黄”制度对公文拟写进行补充，以保证公文所述事件齐全完备。“贴黄”制度虽然在名称上与唐代别无二致，但在实际内容上与唐代有所不同。唐代的“贴黄”是对公文进行改错。“唐制，降敕有所更改，以纸贴之，谓之‘贴黄’”。而在宋代，“奏状劄子皆白纸，有意所未尽，撮其要处，以黄纸别书于后，乃谓之‘贴黄’”。正如前文所述，宋朝官员的上奏公文都使用白纸书写，若在书写完毕后对所议事件还有补充说明，可写在黄纸上别附于正文之后。“贴黄”制度避免了一事多文的情况，减少公文数量，提高办事效率，便于公文的承办和归档。
三、公文保密体系成熟
宋代虽统一了唐末五代以来分割离析的疆域领土，却无法彻底铲灭外部少数民族势力的入侵，一直饱受边关战争的威胁。在这种背景下，两宋时期的历代统治者都格外重视文书档案的保密工作，从公文封弥、控制发布、立法惩处等各个方面设立了一套较为成熟的保密体系，以提高公文的安全性。
宋代首创公文封弥制度并在各级政府部门中被普遍运用。根据公文的不同，封弥制度规定了实封和通封两种情形。《庆元条法事类》在“文书令” 中对需要进行实封与通封的公文种类作了具体的区分：“诸奏事涉机密若急速及灾异，或告妖术若狱案，或臣僚自有所陈及被旨分析事状，皆实封；余通封，即不应实封。”官员就国家机密、灾异、狱案、军事等事件上奏的文书，必须密封，并在封口处加盖印章；平常的非机密材料则通封，也就是集中封装送到朝廷。关于公文如何封装，也作了细致的规定：实封时要将公文折角重封，并在两端加盖印章，若无印章，须签署官员官名，在封面上标示“系机密”或“急速”字样，实封后即使出现错误也不能随意“贴黄”。若违反相关规定，会受到严罚。公文封弥制度在一定程度上将机要事务与平常事务区分开，对公文保密起到了重要作用。
宋代自中央机构至地方各级衙门都制定了严格的文书档案保密制度，并将其记录于法律之中，具有国家强制性和法律权威性。宋代统治者尤其注重对颁发的诏令文书进行保密，比如宋英宗曾于治平三年下旨，规定诏令文书一律不准刊行。关于文书档案的保密规定大致有以下内容：凡是漏泄机密文书者，处以绞刑；凡是涉及国家市政、边关的机要公文，即使是国人著述，也须严格控制，禁止雕版印刷，以免外传；对泄露一般文书档案者，“非大事应密者，徒一年半。漏泄于蕃国使者，加一等。仍以初传者为首，传至者为从。即转传大事者，杖八十；非大事，勿论”。宋代对损坏普通公文的各种具体行为也都制定了一一对应的惩罚措施，例如，如有变卖公文换取财资的行为，对买卖双方均处以一百杖的刑罚；如有拆换、藏匿、毁弃公文的行为，囚禁一年；对于因受贿而盗窃公文的官吏，囚禁二年。宋代不仅严禁泄密，还鼓励人们告发侵损公文的行为，根据告发程度的不同施行不同等级的赏钱制度，力图从方方面面做好公文处理中的保密工作。
（未完待续。本文注释及参考文献略）
（本文刊于《秘书》杂志2019年第6期）
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