淺談行政管理工作（二）-檔案管理

作為行政管理工作模塊中的檔案管理，它是一個公司發展軌跡的記錄者，記錄公司從無到有的點點滴滴也是公司未來發展的參考依據。對於大型企業、國家單位來說，檔案管理有著嚴格的流程，首先專人專管；其次從管理類目、編號、管理目錄的編制規格甚至小到字體、頁面邊距設置都有著嚴格的要求。

對我們一般企業來說，我們正常行政工作中文印和檔案工作會交給一個人去做，不是要求的非常嚴格。但是編制符合自己公司情況的檔案類目、編號及管理目錄等是不可少的基本項。同時還要有合理的檔案管理制度。

檔案管理類目

根據企業性質不同要制定相應的檔案類目，一般企業會分為以下幾大類

如果是生產型企業還會有生產技術、生產調度、設備管理、質量管理、安全管理等等。同時我們還要將歸檔的檔案按永久和定期分開管理。

檔案編號

檔案編號一般企業是根據分類方案和歸檔順序來編號。同時附文件處理單，並填寫相關內容。主要填寫分類、件號、年度、保管期限等必要項目。或刻制歸檔章根據自己的實際情況刻制內容。注：歸檔章不要蓋在歸檔原件上，以保持歸檔文件原貌。

同時歸檔入盒以後要填寫檔案目錄和目錄索引，便於我們快速找到文檔文件所在位置。

歸檔時間

一般以月為單位各部門將歸檔文件分類整理好，交由行政部檔案管理人員進行編號、歸檔。如有重大活動或特別事件，在活動或事件結束後，及時整理及時歸檔。同時對歸檔文件期限設置永久、長期和短期。

歸檔部門

一般性檔案管理會交由行政部門統一進行歸檔管理工作。所有部門將本部門歸檔文件按照檔案管理制度分類整理好後，交行政部進行統一編號並歸檔。有的公司會以部門為單位進行檔案管理，這樣便於部門內部工作及時查閱。但是，各部門管理各自檔案時也必須嚴格按照行政部發出的檔案管理制度和歸檔編制要求進行文件歸檔。有專人負責歸檔，部門負責人為第一責任人。

檔案借閱

根據各公司的檔案制度，來執行檔案借閱。但要及時歸檔；設置檔案借閱秘級，借閱權限。重要檔案應隨借隨還，即時歸檔，或者就地閱讀後歸還。

另外，現代辦公環境記錄手段多種多樣，照片、錄像、錄音、光盤等等，這些也應在歸檔時作為歸檔文件整理歸檔。