人事檔案是指公司在招聘、調配等工作中形成的有關員工個人經歷及工作變動等情況的文件資料。為加強員工的人事檔案管理，有效保護和利用檔案，提高管理水平，特制定本辦法。
一、檔案管理員職責
檔案管理員負責保護好員工人事檔案，收集、鑑別、整理、建立人事檔案材料，辦理有關查閱、借閱手續，登記員工工作變動情況，為有關部門提供員工情況，做好人事檔案（含人事電腦信息系統）的安全、保密和維護工作。
二、檔案的分類
1、履歷類：指人事資料表、個人簡歷、體檢表及各類專業資格證書如學歷、學位、專業技術職稱證等。
2、考任類：指公司對個人的考核鑑定、個人任免、工作調任、以及先進評選、內部表揚或處分等材料。
3、勞資類：指員工的工資調整、工傷、福利、社會及商業保險參保及理賠材料，離職交接表、勞動關係如合同及補充協議等。
4、其他類：其它可供公司參考的員工材料。
三、人事檔案的建設
1、員工人事檔案的電腦檢索信息必須時刻保持更新，以便可通過查閱員工編號對應員工檔案信息。
2、確保檔案資料的及時、準確性。凡是涉及到員工個人情況進行調整的，檔案管理員在得到正式文件後應在七個工作日內進行調整完畢。
3、在相關工作中形成的各類人事檔案，應及時整理歸檔，當月員工人事檔案在次月10-20日之間建立完成。
四、人事檔案的收集、建立、保管和銷燬
1、集團各部門文員在提交完本部門人員（不含農民工）錄用手續並經領導審批完成後，將本部門人員錄用手續於7日內轉交集團人事檔案管理員處確認登記。
2、集團人事檔案管理員對轉交的檔案填寫接收表，需列明接受明細並由轉交人簽字確認。
3、集團人事檔案管理員在每月20日前把上月該歸檔的資料及時立檔歸檔。
4、立卷歸檔的材料必須認真鑑別，確保材料的真實性，字跡要清楚，手續要完備。
5、按規定銷燬人事檔案材料時，必須經有關負責人批准並登記在冊。
6、員工離職後，應在次月20日前將離職的員工個人檔案從在職員工檔案中撤出，存入離職員工檔案中。
五、檔案的查閱
1、因工作需要，確需查閱員工檔案的，需從工作聯絡單中經本部門分管領導、綜合部經理審批後查閱，查閱範圍僅限本部門員工。
2、檔案除特殊情況一般不外借，除確需借出查閱時，應事先做好登記，並經領導審批後借閱，用後及時歸還。
3、查閱檔案嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案，查閱者不得洩露檔案內容。
六、本管理辦法從下發之日起開始執行。
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