離我們發佈“疫情催生，2020或為中國遠程辦公‘元年’”一文剛過一個月，眼下，整個地球都已經進入了“遠程辦公”狀態……事事難料啊，原來今年是地球遠程辦公“元年”呀。
今天給大家引薦的是地球上最強企業之一：微軟的遠程辦公經驗，下文作者為微軟365公司副總裁Jared Spataro， 他以Microsoft Teams為例，介紹了微軟的遠程辦公心得。
隨著COVID-19在全球範圍內的蔓延，上週三，我們發了一封電子郵件，邀請西雅圖地區大約5萬名微軟員工儘可能在家辦公。我們自己已經是Microsoft Teams重度用戶了，但在微軟美國員工使用完全遠程辦公的最初幾天裡，Teams使用量仍顯著上升，到週四結束時，聊天量比上一週增加50%，會議增加37%。隨著各地的員工適應了只在網上開會、聊天和協作，客戶中的使用率也在上升。我們想幫助每個人迎接這個挑戰。作為團隊背後的團隊，我們花了很多時間研究如何讓在家工作更有效率的好辦法。下面是我的分享。
當你轉向遠程工作時，一些關鍵習慣將使你事半功倍。
設置你的工作區
如果你沒有家庭辦公室，不要擔心，在家高效工作並非不可能。實際上，我們將Teams設計為一個虛擬辦公室，讓你可以隨身攜帶任何辦公所需之物。
家裡沒有打印機、掃描儀或傳真機，沒關係！你可以直接在Teams中提取文檔，將文件安全地存儲在方便訪問的地方；同時你也可以隨時隨地迅速加入電話會議。
你只要擁有一個專用的家庭工作區域就行了，早餐桌、臥室的安靜角落、娛樂室中未充分使用的遊戲桌……任何不被打擾的區域的都可以兼做工作區。這很重要，在這裡你可以提高工作效率並向家人發出“工作中，免打擾”的信號。
你不必擔心家裡臨時出現的混亂或干擾會影響你的“參會形象”，你可以在視頻會議期間始終使用“背景模糊”功能，這樣你的同事就只會看到你想讓他們看到的樣子。
溝通，溝通，溝通
雖然我們很多人以往至少有一部分時間在家工作，但我們習以為常的工作節奏仍然有可能依賴於在辦公室建立的時間觀念。當完全在家辦公時，日常工作節奏可能會改變，對那些需要平衡工作和照顧孩子的人來說尤其如此。那麼，請務必明確地告知你的同事和合作者你可用的工作時間，這樣他們就知道什麼時候方便聯繫你。你還可以在Teams中設置一個狀態，主動告之大家你的動態。
同時，要養成經常向你的隊友分享工作進展的習慣。完全遠程辦公的公司比較強調使用文檔，因為這是在異地工作時保持聯繫的關鍵方式。我們則建議你在 Teams 頻道中發佈你的更新、見解和有用的資源，這樣即使沒有面對面聊天的機會，你的隊友們也可以在需要的時候在頻道中搜索這些想法和內容。
保持健康的作息
如果沒有了平時工作間歇的信號（比如步行去吃午飯，跟同事喝咖啡，或者乘車上下班），遠程工作者有時會發現自己工作時間很長，沒有休息時間去鍛鍊、社交或吃頓飯。這將很快導致壓力和倦怠。請記住:你的健康是第一位的。騰出時間吃飯，喝水，適當運動，並提醒自己在一天結束時從遠程工作中“打卡”出來。這些行為不僅能讓你保持健康，從長遠來看還能讓你更有效率。
公開有效的會議
01擁抱在線會議
在沒有實體會議室的情況下，讓所有人聚在一起，可能是所有遠程工作中最大的挑戰。如果你使用Teams召集線上會議，請確保所有會議都有一個虛擬的“加入”選項來創建一個在線會議室。此外，我們建議所有的與會者都打開視頻（如果他們願意的話）。面對面的交流對每個人都大有幫助。Teams有廣泛的認證相機可供選擇，以及像耳機和免提這樣的設備，以確保會議的通話質量。
02關注和包容
轉到在線會議，因為無法實時觀察同事們參會的表情和狀態，有時候可能會讓一些人的發言機會和意願被忽略。會議組織者應經常停下來邀請與會者提問，並提醒與會人員也可以使用會議聊天窗口分享他們的想法。
03記錄你的會議
為了彌補面對面時間的不足，一些遠程工作者會安排額外的會議，以便與客戶、合作伙伴和同事保持聯繫。重複預訂在所難免。如果你的組織允許的話，請把會議記錄在Teams中，這樣你的隊友們就可以在晚些時候“補課”了。如果你不能親自出席，提醒組織者在你缺席時記錄會議。如果你想記住參加過的會議信息，自動生成的文字記錄也非常有用。
保持聯絡，維繫職場社交
01彌補錯過的走廊談話
很多遠程辦公的員工發現，他們最懷念辦公室裡的閒聊。在飲水機旁或茶水間的聊天不僅能讓人們保持聯繫，還常常能激發和交換以前想不到的靈感或見解。遠程工作時，請特意與你的同事保持聯絡。把聊天信息當成你的虛擬飲水機，給自己設置一個提醒，讓自己定期與他人聯繫。多使用表情符號、動圖和貼紙是讓聊天變得輕鬆有趣的方式。
02讓團隊團結起來
遠程工作讓人感到孤立。作為一個領導者，為整個團隊創造虛擬聚會的機會是很重要的。定期組織團隊會議或活動，只不過是在網上進行。
在Teams中使用“通用”通道來討論每個人都感興趣的問題。對於大型的頭腦風暴，你可以使用微軟的白板應用，它為與會者提供了一個無限的數字畫布，讓他們可以直接在團隊中構思和協作。
我們還建議團隊領導下載危機溝通能力應用程序——這個可定製的應用程序可以用來通知你和你的團隊在整個疫情期間需要了解的一切。
03玩得開心！
隨著遠程辦公“常態”化，培養和保持團隊士氣是很重要的。在Teams中，你可以做很多事情讓大家保持積極性和參與感。例如，在你的Teams聊天中分享新聞和故事，或者舉辦一個照片比賽。我們在中國的一個教育客戶為學生舉辦了一個烹飪挑戰賽，結果證明這個活動特別受歡迎。
我知道每個人和每個團隊的工作方式都不一樣。但是，我希望我們的建議能幫助你在適應新的工作方式時保持日常的工作狀態和效率。
遠程工作清單：
- 設置您的工作區
- 經常交流
- 保持健康作息
- 擁抱在線會議
- 關注和包容
- 記錄你的會議
- 彌補錯過的走廊談話
- 讓團隊團結起來
- 玩得開心！
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