作者： 郜天辉 转自：北京新东方雅思
很多小伙伴在平日的邮件里习惯了用各种网络用语和玩笑话，但是这种习惯一旦带到正式场合，可就懵逼了。对于我们在申请时写给教授的邮件，我们究竟应该如何措辞？到底需要注意哪些细节？
其实，很多文体的英文写作都是有固定套路和内在逻辑的。雅思写作是这样，给教授写邮件更是这样！
如果你觉得写邮件就是“把内容说明白”，或者特别想表达对教授的礼貌尊重、却不知道该咋说，那一定要看这一篇！
收发邮件
01
抄送
在给教授写邮件时，有时需要抄送学校的行政助理或tutor以作记录，这时要注意抄送的表达：
中文里我们常说“把这个邮件抄送给我”，于是就直译为“cc me this email”，这是错误的用法。CC是名词短语 carbon copy “副本”的缩写，不能做动词表达“抄送”。正确的说法是 copy sb in (on sth): Could you please copy me in on your email to her? 请你给她发邮件时记得抄送我。
02
主题
教授每天可能收到几十封邮件，所以要想不被遗漏，一定要在【主题】中：说明你期待的回应，同时表达邮件的核心内容。
例如：
- Request: an extension of my essay
- Kind reminder: feedback on my dissertation
这样的主题让收件人一看就明白。
邮件正文
01
问候对方
和中国人写邮件喜欢单刀直入不同，外国人写邮件的第1步一定是问候寒暄：
常见的用法是 Dear X, 开头，另起一段写：
- Hope this email finds you well.
- I hope you are doing well.
如果教授可能不认识你，那就以自我介绍开头：Please allow me to introduce myself: …
- My name is Tianhui, and I’m a student of your course X.
- My name is Tianhui, and X referred me to you, because …
如果是回复教授的邮件，那就以感谢开头：
- Thank you very much for your feedback on X.
- Thank you very much for your interest on X
02
开头目的
问候寒暄之后，第2步要立刻说明你写邮件的目的：
常见句式是I’m writing to …
- request a deadline extension on X
- ask for further details about X
03
主体部分
说明邮件目的之后，第3步才进入主体、解释情况。这里有一个简单的3C原则：clear清晰，correct正确，concise简明。写邮件不是写作文，重点在于高效的传递信息，而不是用丰富的词汇量和华丽的文采给教授留下印象。
解释完情况之后，一定要最后一句话说明你希望教授具体做什么。以下三种常见情形供大家参考：
请求帮忙
- Can I kindly ask you to grant me an extension of X?
- At your convenience, would you please send me X?
催人回复
- It would be great if you could let me know X as soon as possible.
- Although I understand that you are very busy, I would appreciate it if you could provide a response as soon as possible. I very much appreciate your time.
添加附件
- Please find enclosed a copy of my writing sample.
- I attach my resume for your information.
04
结尾感谢
清楚地解释了情况、也说明了希望教授做的事情之后，如果立刻结束那就太不礼貌了：
一定要在结尾再次表达感谢
- Thank you very much for your time (and consideration).
- Your advice on X is highly appreciated.
之后再接一句话表达“盼来信”
- And I look forward to hearing from you soon.
- Should you require any further information, please don’t hesitate to get in touch.
05
问候落款
你的邮件落款还在用Best wishes,吗？虽然没错，但我们可以换些花样：
- Kind regards,
- Warm regards,
再附上你的名字，例如 Tianhui，就大功告成啦！
常犯错误
01
回复太晚
绝大部分外国人有定时或随时回复邮件的习惯，如果24小时之内没有回复教授那就算是太晚了。这种情况下，邮件正文的第一句话一定要先道歉：
- Sorry for not getting back to you sooner.
- My apologies for the delayed response.
02
不够礼貌
很多中国学生在学英语时常常忽略委婉表达的重要性，而经常使用一些在母语人士看来不太客气的表达。例如：
跟餐厅服务员不说 I want some water，而要说 ：
- Could you please get me some water?
- Can I have some water please?
跟同学不要说 Please tell me when you are available，而要说：
- Could you please tell me when you are available?
- Please let me know when you are available
同样的问题也体现在邮件里：在邮件中要多使用：
- Could you please …?
- Can I …?
类似于Please do …的祈使句要慎用，除非是让自己做某事：
- Please let me know …
- Please remind me …
03
语体欠妥
如果你有外国小伙伴，你们之间的邮件可能轻松友好：
- 【问候对方】时可能会说 Hey Mary, how’s it going?
- 【问候落款】时可能会说 Thx, Tianhui 或者 With lots of love and hugs, Tianhui
除此之外，我们在点击“send”之前，一定要再三检查你的邮件内容以及附件，确保无误之后再发送，给教授留下一个细心缜密的印象，对于录取也是很加分的！
閱讀更多 暢學英語 的文章
