作者： 郜天輝 轉自：北京新東方雅思
很多小夥伴在平日的郵件裡習慣了用各種網絡用語和玩笑話，但是這種習慣一旦帶到正式場合，可就懵逼了。對於我們在申請時寫給教授的郵件，我們究竟應該如何措辭？到底需要注意哪些細節？
其實，很多文體的英文寫作都是有固定套路和內在邏輯的。雅思寫作是這樣，給教授寫郵件更是這樣！
如果你覺得寫郵件就是“把內容說明白”，或者特別想表達對教授的禮貌尊重、卻不知道該咋說，那一定要看這一篇！
收發郵件
01
抄送
在給教授寫郵件時，有時需要抄送學校的行政助理或tutor以作記錄，這時要注意抄送的表達：
中文裡我們常說“把這個郵件抄送給我”，於是就直譯為“cc me this email”，這是錯誤的用法。CC是名詞短語 carbon copy “副本”的縮寫，不能做動詞表達“抄送”。正確的說法是 copy sb in (on sth): Could you please copy me in on your email to her? 請你給她發郵件時記得抄送我。
02
主題
教授每天可能收到幾十封郵件，所以要想不被遺漏，一定要在【主題】中：說明你期待的回應，同時表達郵件的核心內容。
例如：
- Request: an extension of my essay
- Kind reminder: feedback on my dissertation
這樣的主題讓收件人一看就明白。
郵件正文
01
問候對方
和中國人寫郵件喜歡單刀直入不同，外國人寫郵件的第1步一定是問候寒暄：
常見的用法是 Dear X, 開頭，另起一段寫：
- Hope this email finds you well.
- I hope you are doing well.
如果教授可能不認識你，那就以自我介紹開頭：Please allow me to introduce myself: …
- My name is Tianhui, and I’m a student of your course X.
- My name is Tianhui, and X referred me to you, because …
如果是回覆教授的郵件，那就以感謝開頭：
- Thank you very much for your feedback on X.
- Thank you very much for your interest on X
02
開頭目的
問候寒暄之後，第2步要立刻說明你寫郵件的目的：
常見句式是I’m writing to …
- request a deadline extension on X
- ask for further details about X
03
主體部分
說明郵件目的之後，第3步才進入主體、解釋情況。這裡有一個簡單的3C原則：clear清晰，correct正確，concise簡明。寫郵件不是寫作文，重點在於高效的傳遞信息，而不是用豐富的詞彙量和華麗的文采給教授留下印象。
解釋完情況之後，一定要最後一句話說明你希望教授具體做什麼。以下三種常見情形供大家參考：
請求幫忙
- Can I kindly ask you to grant me an extension of X?
- At your convenience, would you please send me X?
催人回覆
- It would be great if you could let me know X as soon as possible.
- Although I understand that you are very busy, I would appreciate it if you could provide a response as soon as possible. I very much appreciate your time.
添加附件
- Please find enclosed a copy of my writing sample.
- I attach my resume for your information.
04
結尾感謝
清楚地解釋了情況、也說明了希望教授做的事情之後，如果立刻結束那就太不禮貌了：
一定要在結尾再次表達感謝
- Thank you very much for your time (and consideration).
- Your advice on X is highly appreciated.
之後再接一句話表達“盼來信”
- And I look forward to hearing from you soon.
- Should you require any further information, please don’t hesitate to get in touch.
05
問候落款
你的郵件落款還在用Best wishes,嗎？雖然沒錯，但我們可以換些花樣：
- Kind regards,
- Warm regards,
再附上你的名字，例如 Tianhui，就大功告成啦！
常犯錯誤
01
回覆太晚
絕大部分外國人有定時或隨時回覆郵件的習慣，如果24小時之內沒有回覆教授那就算是太晚了。這種情況下，郵件正文的第一句話一定要先道歉：
- Sorry for not getting back to you sooner.
- My apologies for the delayed response.
02
不夠禮貌
很多中國學生在學英語時常常忽略委婉表達的重要性，而經常使用一些在母語人士看來不太客氣的表達。例如：
跟餐廳服務員不說 I want some water，而要說 ：
- Could you please get me some water?
- Can I have some water please?
跟同學不要說 Please tell me when you are available，而要說：
- Could you please tell me when you are available?
- Please let me know when you are available
同樣的問題也體現在郵件裡：在郵件中要多使用：
- Could you please …?
- Can I …?
類似於Please do …的祈使句要慎用，除非是讓自己做某事：
- Please let me know …
- Please remind me …
03
語體欠妥
如果你有外國小夥伴，你們之間的郵件可能輕鬆友好：
- 【問候對方】時可能會說 Hey Mary, how’s it going?
- 【問候落款】時可能會說 Thx, Tianhui 或者 With lots of love and hugs, Tianhui
除此之外，我們在點擊“send”之前，一定要再三檢查你的郵件內容以及附件，確保無誤之後再發送，給教授留下一個細心縝密的印象，對於錄取也是很加分的！
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