朋友小张最近跟我抱怨：公司新来了一位领导，这个领导似乎很喜欢开会，经常组织一些部门负责人坐到会议室去。关键每次开会也解决不了什么问题，有时会开完了，他们甚至都没明白本次开会的目的，很多时候这样的会议最后就变成了领导的个人演讲。小张说，各部门平时工作都很忙，还要应付每天不定时的会议，弄得大家苦不堪言。
听了小张的描述，我想起了著名管理大师德鲁克的一句话：如果你的公司开会太多，我劝你离开。
会议是管理者达成管理结果的重要手段与方法，高效又能落地的会议每个公司都有必要开，但是如果会议效率低下，或会议解决不了问题，这样的会议又太多，反而会给公司带来很多弊端。
我们先来看看一个公司会议太多，可能会出现哪些问题？
1、组织不健全
所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，是组织缺陷的一种解救法子。组织不健全，其示意就是会议太多。——德鲁克
德鲁克认为，理想的组织是即使不开会也能高效运营的组织。
如果一个管理者花在会议上的时间太多，便是组织不健全的表现。
原则上，一位管理者的时间，绝不能让开会占用太多。管理者会议太多，表示职位结构不当，也表示单位设置不当。
2、整体工作效率低下
我们开会时就没法工作，工作时就没法开会，谁也做不到同时又开会又工作。
如果员工参加会议的时间占总时间的四分之一以上，这个组织的效率一定是极其低下的。
而且，每一次大会议之下，又会衍生出很多小会议，有的是正式的，有的是非正式的，这些会议的隐性成本非常高，给公司也带来了巨大的负担。
3、员工积极性不高
像小张公司那样，每次开会都解决不了实际问题，最后都成了领导的演讲会。时间久了，员工自然叫苦不堪，甚至会对公司或对领导产生排斥的心理，对会议心生厌烦。如果带着这样的情绪工作，员工自然对工作积极性不高。
既然效率低下，次数繁多的会议那么多弊端，那么，该如何开出高效率的会议？
邓小平曾说，开会要开小会，开短会，不开无准备的会。会上讲短话，话不离题。
1、会前多准备
那些真的懂如何“开会”的人，会花更多的时间和精力去准备会议而不是去开会。
如果因为缺乏准备，而让会议冗长又低效，这无异于浪费他人的时间和生命。
真正高效的人，会设计一系列规则，让会议也变得高效。
会议开始前我们要想明白，要有清晰的目的性；开这个会到底要解决什么问题？会议流程怎么设置？谁来主持？会后如何跟进？谁来跟进？
这些问题都是会前要想明白的，没有准备的会议尽量不开。
因为会议最大的成本是时间成本，没有准备的会议等于一场集体谋杀。重大的会议事先必须检查准备情况，在会议前把会议材料提前告知与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。
会议的主题，也要事先通知与会人员。没有主题和流程的会议，和喝茶聊天没什么区别，是在浪费大家的生命。
2、会中擅控场
会议进行过程中，负责主持会议的人必须有时间观念。一般会议时间最好控制在1-2小时以内，太长时间会超过人的疲劳限度，导致参会人员精力不集中。
负责控场的人员需具备一定的组织及掌控能力，在主题跑偏时能做到及时提醒，将话题尽快拉回。要知道，会议的核心是解决问题，而不是讨论问题。
如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报，如何掌握沟通的技巧等等，公司管理者也要有意识地培养参会人员掌握这些能力，以便让公司今后的会议变得更高效。
3、会后抓落实
会议上形成的决议，会后需有人进行跟进追踪，否则会议就成了形式，落不了地。
即使当时的会议再成功，没有监督落实，最后等于零。
会后落实，既是巩固会议成果，又是提高执行效率的保障。
对会后执行好的可表扬、在落实过程中，要融会贯通，灵活变通，允许对已形成的方案进行优化，如有需要调整或更改的细节，要及时组织相关人员再次讨论形成新的结果，避免按照错误的、不合理的方案执行，造成人力物力的浪费。
另外，一场高质量的会议还应该注意以下两点：
1、精选参会人员
会议只邀请必要的人，对于不相关人员，尽量不参加。因为越是参会人员多，会议效率越难把控。如果有些内容需要更多人知晓，可以在会后以会议纪要的方式发邮件给对方即可。
2、聚焦主题，分工明确
主持者：掌控和引导会议的开展，聚焦会议主题，适时总结归纳
决策者：做出会议决定，指派任务，明确责任分工
记录者：记录会议要点和决议，具体到责任人、时间、结果，整理和分发会议纪要
参与者：参与会议议程，发表会议见解，提供解决思路
综上所述，好的会议不在于时间多长，只在于能不能高效地解决问题，解决问题才是会议的核心。好的会议也绝不是一家之言，而是参会者集思广益解决问题。会议如果做不到这几点，则不如不开。
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