10.23 內審員,豈止一張證書能證明

很多企業的內審過程滿足“符合性”的多,滿足“有效性”的少。所以很多人錯誤地認為內審員只要有張證書就萬事大吉了,進而忽略了內審員真正能力的評估和培養。

內部審核就是企業管理者的“眼睛”,在發現問題、尋找改進機會、防止問題重複發生和持續成功方面,發揮著積極的監視和督促作用,同時以PDCA循環,防患於未然和循序漸進,不斷提升企業的質量管理水平,由此可見內部審核非常重要!

1、正確認識內審工作的重要性

產品質量是設計和製造出來的,由過程決定的,它包括工作質量(研產銷各階段輸入輸出的正確性,尤其是產品規劃和立項工作的前瞻性和正確性)、設計質量(設計成熟度;標準化通用化覆蓋率,達標率。)、部品質量(部品的可靠性,不良率)、工藝質量(製造的工藝水平,直通率)。

這一切工作是由質量管理體系來保證的,內部審核是質量管理體系的需要,是體系有效保持的一個重要環節和有效手段,更是持續改進的源泉

內部審核的目的是進行質量管理體系的自我評價,審核的結論一般用於管理評審和其他內部判斷、決策等目的,也可作為組織自我合格聲明的基礎。

可以毫不誇張地說,內部審核就是企業管理者的“眼睛”,在發現問題、尋找改進機會、防止問題重複發生和持續成功方面發揮著積極的監視和督促作用,同時以PDCA循環,防患於未然和循序漸進,不斷提升企業的質量管理水平,由此可見內部審核有多麼重要。

2、內審員在企業中的重要作用

內審員在內部審核中具有關鍵作用,作為最高管理層必須充分認識到這一點。內審員的標準其實不亞於外審員,甚至比外審員要求更高,他們是推動企業質量管理體系有效運行和保持的源泉。

內部審核的成功,很大程度上取決於內審員是否能正確理解過程方法,是否能準確把握標準要求,是否具有發現問題的能力,這些都來源於優秀內審員豐富的工作經歷、專業知識和人格魅力

對於大量中小型企業來說,它們通常委派企業中某個具體部門的負責人或工作人員參加培訓以獲得內審員資格,使管理的部門日常工作符合管理體系的要求,在需要內審時參加內審組執行內審工作。

可想而知,在日常的產供銷活動中自覺按照質量管理體系的要求來做,企業的質量管理也就會有章可循、工作規範標準化,任何一個環節出現異常也就很容易被發現,從而及時採取糾正措施。

內審員在質量管理體系中的重要作用有以下幾點:

1)對質量管理體系的運行起監督作用。通過內審活動監控體系的運行,及時發現和解決問題。

2)對質量管理體系的保持與改進起參謀作用。針對所發現的某些不符合項可以提出有針對性的糾正措施建議。

3)在質量管理方面起溝通和紐帶作用。在日常的審核中通過與廣大員工的接觸與交流,可以傳達管理層的質量方面的政策和意圖,可以把員工對質量管理方面的意見建議向管理層反映。

4)在第二、三方審核中起到內部與外部接口作用。通常是通過內審員擔任外部審核的嚮導或觀察員角色,一方面是提升自己審核能力,一方面是向對方介紹公司的實際情況。

5)在質量管理體系的有效實施方面起帶頭作用。利用內審員對質量管理體系理解透徹的優勢,在日常工作中帶頭認真執行和貫徹有關的質量標準、規章制度,身體力行的影響周圍的員工。

3、對內審員的能力要求

內審是由組織的內審員實施的,內審員能力直接影響了審核的有效性,因此IATF16949用大量的篇幅來定義組織內審員的要求,包括體系、過程及產品審核員。

新版IATF16949有如下詳細的要求:

7.2.3 內審員能力

- 組織應有一個考慮了顧客特殊要求的文件化的過程以驗證內審員的能力。有關審核員能力的其他要求,參考ISO19011。組織應維護認可的內審員名單。

- 質量管理體系審核員,製造過程審核員及產品審核員,都需要證明至少具備如下能力:

a) 理解運用汽車行業過程方法實施審核,包括基於風險的思想方法;

b) 理解適用的顧客特殊要求;

c) 理解有關審核範圍所適用的ISO9001和IATF16949的要求。

d) 理解有關審核範圍的適用的核心工具要求;

e) 理解如何策劃、實施、報告及關閉審核發現。

- 另外,製造過程審核員應證明其理解審核的有關過程的技術,包括過程風險分析(如PFMEA)和控制計劃。

- 產品審核員應證明其理解產品要求和使用相關監視測量設備驗證產品符合性的能力。

- 當為達成上述能力而實施培訓時,證明講師具備上述能力的文件化信息應保留。

f) 每年執行一次由組織定義的最少數量的審核;和

g) 基於內部變更(例如,過程技術、產品技術)和外部變更(例如,ISO9001、IATF16949、核心工具以及顧客特殊要求)維護相關要求的知識。

從新標準的變化,我們可以看出針對內審員的能力的要求,有如下要點:

1、建立文件化過程

組織必須建立一個有關內審員能力培養及資格認可的過程,這個過程從從屬關係上講,可以包括在人力資源管理過程、培訓過程,或者直接包含在內審過程都可以,這個可以由組織自行定義。並且這個過程要有相關程序文件(二級)或管理辦法/制度(三級)來進行書面化定義。也就是說,我們可以直接在相關程序文件中體現,也可以單獨建立一個諸如《內部審核員管理辦法》這樣的文件來規範對內部審核員的培養及資格認可。

2、期望的要求明顯提高

標準要求“有關審核員能力的其他要求,參考ISO19011“。這實際上是在引導企業參照第三方審核員的標準培養內審員,包括審核員的基本資格(教育背景、經驗、培訓等)、通用知識及專業知識的要求等。

內審員,豈止一張證書能證明

3、內審員必須具備的能力要求

現在有很多的企業錯誤的認為,只要讓原來的內審員參加一下新版標準的培訓,拿到一個內審員證書就是合格內審員了,這是非常錯誤的認知。

這次新版標準對於內部審核員(包括體系、過程、產品)的能力給出了非常具體細緻的要求,QualityIn質量學院賈自強老師總結為如下5個方面的能力:

內審員,豈止一張證書能證明

過去我們總是輕視過程及產品審核員的能力要求,現在來看,其實對過程及產品審核員的能力要求更高了。比如在具備上述5大能力的基礎上,過程審核員要懂得相關工藝知識,而產品審核員要能夠進行實際產品的測量等。

為了培養及證明內審員能力及資格,我們可以建立“內審員能力資格矩陣”:

內審員,豈止一張證書能證明

4、資格維持

新版標準強調內審員的資格與能力要予以維持和持續提升,不能一證管終身。

首先,組織必須規定內審員每年至少要參加的內審次數,避免只有資格但不參加審核的情況。

其次,內審員的知識要持續更新,比如2019年新版FMEA發佈,那內審員需要更新相關知識。其它內外部知識發生改變了,內審員的知識同樣需要更新,這些都需要我們在文件中加以定義和描述。


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