疫情仍在继续，但从今天开始，为了降低损耗，很多机构开始启动在家办公模式，但是“远程办公”的协同与效率如何保障？
隔离在家办公是一个特殊时期的特殊场景。这个特殊场景里，适应于传统办公环境的人突然进入“自我管理”模式，可能会面临许多挑战。
以下我们整理了，疫情之下“在家办公”，教培机构校长马上要做的几件事！
一、制定学校应急公关流程
1、学校发布课程延期通知
开始出应对家长延后政策，对于政府延期通知日期，机构一律往后延，确保孩子课程权益；（划重点，这个是重中之重，化被动为主动）
2、社群运营
全体老师移到线上运营，提前准备好福利和课时，在家长发难之前要提前送出，一对一的安抚情绪，维护好家长或者机构关系；
3、引进线上课程
建立完善线上直播、录播课程设计以及辅导内容的设计，或者与已知线上类似机构合作；线上课程前期免费送一些课程内容、课时、资料（一切能获得家长好感的福利）。
同时在现有的家长群做学习打卡，校长及机构老师多在朋友圈做正面的宣传，缓解大家在家的焦虑。
4、做退费和转移计划
做最坏打算，转移学生，应对几个月没有现金收入可能导致的瘫痪。对于机构来说，退费是致命的，因为现金流就是生命线。最好的办法就是延期，安抚家长，建立家长的信任亲密度。
校长要尽一切办法，延期、送课、送任何资料都可以，能留着学生是第一要务，春季的招生季已经算是没有了，现在要为暑假蓄好学生池。
二、制定在家办公的团队规则
远程办公不等于放羊。你要定好团队的上岗、离岗时间，团队沟通渠道等等规则。
01.明确工作任务
远程工作出于提高协作成效的目的，通常要求工作任务的分配、接收和沟通有更清晰的结构，能够一次阐明的，就不再做分散沟通。
一个相对完善的工作任务信息应该包括：
1）任务所指向的目的
2）任务描述
3）任务要达成的结果
4）完成时限
5）成员构成，包括单一的明确负责人。
如果有冲突性任务存在，还需要给出任务优先级。
任务一旦接受开始执行后，围绕任务执行进度、问题和计划的沟通就要基于这个书面记录。通过统一使用某个任务协作平台，让相关沟通内容能够统一汇总到一起。
02.明确响应和反馈时间
远程办公最明显的阻力就在于同事之间对响应时间的期待变得不确定，它带来的负面结果是成员会怯于提出问题，同时又增加焦虑感。
解决这个问题最重要的沟通习惯是“明确指明响应时间要求“，例如，发起者应该说“这是A客户的需求，请在下午3点前反馈可行性”。
当然，反馈和响应并不都是越快越好，而是根据工作性质给出合理的缓冲时间。因为企业中彼此协作的关系链有时候会很多，所以这个约定一般应该由下至上进行，而不是从公司层面进行统一规定。
03.明确汇报模式
汇报的约定包括汇报频率和汇报内容。频率可以根据工作性质来决定，但汇报内容有个参考的公共方式，那就是工作完成内容（Progress），工作遇到的问题（Problem），以及下一周期的工作计划（Plan）。任何岗位的工作，用这个框架来进行汇报，效果肯定差不了。
另外，工作汇报同样建议在一定范围内公开透明，尽量让所有人都周知每位成员的工作汇报内容，而不是只给经理人员的管道式汇报。
04.特情处理事先约定
特殊情况如同事生病、受疫情影响、有事要在工作时间离岗等等，这些问题最好都有一个事先的计划和约定。无法事先列举的，也可以有一个综合的解释机制。
05.清晰地传达“隔离时期办公约定”
通过各种方式，把隔离期间新的工作任务、办公约定等清晰地传达给团队每一个人。疫情期间的远程办公，远程工具操作、协同沟通预定、时间管理，这也是培训团队成员“自我管理”一个极好的场景。
另外，由于疫情期间部分商业活动的减少或停止，部分公司、员工的工作任务会有很大变化。建议在隔离办公期间，除了日常工作，还可以集中资源于：了解客户需求，开发新的客户。
在这个非常时期，了解清楚客户的处境和重点的需求，对于调整产品服务方式是最直接的指导——没什么比拿起电话和客户一对一沟通后的结果更加准确。此外，根据行业的实际情况，可以通过价格和服务条款给老客户切实的优惠，同时更集中地寻找和获取新客户。
三、选择适合团队的“在家办公”协作工具
1、在线文档工具
可以快速的收集整理不同人员的内容，免去以往收集汇总复制黏贴的步骤。
（1）石墨文档 https://shimo.im/
（2）腾讯文档-支持多人在线编辑Word、Excel和PPT文档
https://docs.qq.com/
（3）金山文档 - 多人实时协作的在线Office https://www.kdocs.cn/welcome
2、白板工具
头脑风暴、整理思维导图，可以在线协作。
（1）比幕鱼- 简单易用的在线白板
https://bimuyu.tech/
（2）GitMind - 在线免费思维导图软件
https://gitmind.cn/
3、在线视频会议工具
对于当下的教培机构而言，将线下的教学和服务场景迁移至线上，成为了大多数机构的普遍选择。
然而并不是所有教育培训机构都有条件、有能力、有资源转移。有些品类目前仍然以线下为主，如体育、绘画、早教、托育机构。
（关于教培机构选择“线上教学工具”的详尽介绍，可拨打“4009658366”客服热线，接通后按“1”咨询）
（1）钉钉视频会议
https://tms.dingtalk.com/markets/dingtalk/shipinghuiyi
（2）腾讯会议 https://meeting.qq.com/
（3）Zoom https://zoom.com.cn/
4、灵零碎资料收集工具
（1）有道云笔记 http://note.youdao.com/
（2）印象笔记 https://www.yinxiang.com/
（3）为知笔记 https://www.wiz.cn/zh-cn
5、沟通协同
远程沟通协调、项目管理等。
（1）企微 https://work.weixin.qq.com/
（2）钉钉 https://www.dingtalk.com/
（3）Teambition · 团队协作工具创导者
https://www.teambition.com/
（4）Worktile - 软件开发、项目管理及协作工具
https://worktile.com/
（5）飞书 https://www.feishu.cn/
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