規範性是機關公文的一個重要特點。之所以機關公文要有規範性，是因為機關公文有規範的格式要求和行文原則。不少人在寫材料的時候，主題思想把握得很好，內容也很實，就是在格式和規則上有所疏忽，受到批評實在不應該。
凡事都要講規則、講規矩。機關寫材料更是如此。這裡，材料君專門說一下數字序號的使用問題。
數字序號，實際上就是公文材料中的邏輯層級。比如，領導講話要寫四個部分，每個部分包括幾個重點。這幾個部分、幾個重點就是邏輯層級，就需要從形式上用數字序號標分清楚。
怎麼標分？《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》都提了非常明確的要求。在字體設置上，通常第一層要用黑體字，作為標題單獨一行的時候，後面不加句號；有一些篇幅較小的材料，把這一層的標題和內容放在一起，不單獨成行，後面就加句號。第二層用用楷體字，和第一層一樣，作為小標題時，如果單獨一行，不需要標點；如果不單獨起行，後面需要加句號。第三層和第四層用仿宋體字，一般不單獨成行。
下面，重點說一下數字序號容易出現的三個問題。
第一，亂輩分。
所謂亂輩分，是指本該排在第一級的，被放在了第二或第三級。這是初學者比較常見的錯誤。
通常的行文格式是，一級標題用“一、二、三……”，二級標題用“（一）、（一）、（一）……”，三級標題用“1.2.3.……”四級標題用“（1）（2）（3）……”。
這四個層次的序次，長幼有序，輩分清楚，一定要嚴格按照規範使用，不能亂。下圖就是比較直觀的展示。
如果不按標準辦，就會顯得很不美觀，也容易出現低級錯誤，讓人懷疑起草者的基本素質。比如，下圖這樣排序，就顯得不倫不類。
第二，走錯門。
所謂走錯門，就是在一套完整形式的數字序號中突然出現了一個其他形式的數字序號。這也是比較容易出現的錯誤，在講話稿中較為常見。
比如，對某項工作在講話中做出安排，有的形式可以活躍一些，不一定嚴格要用“一、二、三……”的標題格式，可以用“第一，⋯⋯；第二，⋯⋯；第三，⋯⋯” ，或者“其一，⋯⋯；其二，⋯⋯；其三，⋯⋯” 等形式。
這樣做是絕對沒有錯的。但要注意的是，這幾套序次語是各自獨立的，使用時要嚴格區分，不可混用。
事實上，有人在寫材料的時候，往往不按自己即定的形式一寫到底，在這方面不太注意。比如，在講話稿開頭說“我強調四個問題”，然後是“第一，要怎麼怎麼”，接下來不是“第二”，而是“二是要怎麼怎麼”，或者“其次，要怎麼怎麼”。
按說這也沒有什麼問題，但是有的領導是很認真的，會嚴肅地指出來。因為這對下面參會人員做記錄的時候，會有邏輯上的混亂，也容易造成困惑，特別是會上沒有印發講話稿的情況下，極有可能使人認為自己是不是漏記了講話內容。
所以，一定要儘量在邏輯層次的數字序號上統一起來。這樣，講話的人說得更明白，聽會的人記得更清楚。
當然，寫講話稿最大限度地減少邏輯層次，效果會更好一些。一般情況下，一份講話稿只講兩個層次為宜。這個問題以後會專門講。
第三，斷頭路。
所謂斷頭路，是指本來在要用數字序號講多個問題，但是有了“一、”之後，再也看不到“二、三……”，或者有“一、二、四、五”，卻不見“三、”。這實際上是很低級的錯誤，主要原因是馬路。
但是，對初寫材料的人來說，這種錯誤經常發生，有時候甚至連老筆桿子也吃過這樣的虧。
有個同仁就分享過他的教訓。辛苦半個月，起草了一份重要文件，自己非常滿意，結果送領導審籤的時候，反饋回來一句話“辦公室的同志工作要講認真”。
那位兄弟嚇了一大跳，趕緊把文件送審稿從頭至尾讀了一遍，嚇得一聲冷汗。原來，文件一共有四個部分內容，最後一部分的標題序號卻是“五”。原因也很簡單，開始是寫五個部分的，後來把三、四兩個部分合並了，修改了內容，卻漏改了標題序號。
按說這也沒有什麼，但是想想自己辛辛苦苦爬格子，加班熬夜趕出來的材料，質量非常高，就因為一個低級錯誤讓辛勞付之東流，也是非常遺憾的。
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