偶爾會有讀者反饋,說:L先生,你的方法都很棒,但感覺都需要長時間的鍛鍊和習慣,有沒有一些非常簡單、立刻就能上手的小技巧呢?
像這種偷懶的想法,我當然毫不留情地………………表示同感啦。
很多人覺得我很勤快,其實,這是個錯覺,我一直是個懶人。我每天絞盡腦汁在想的,就是怎麼樣更好地偷懶。
因此,我特別理解這種心態。
許多成體系的方法,需要從「原理層 → 認知層 → 應用層」循序漸進,全面調整自己的認知模式和工作習慣。這是治本的做法,但確實有一定門檻。
更適合大多數人的做法是什麼呢?可能是從一些易於入門的技巧入手,慢慢摸索適合自己的模式。
所以,在近期的一些文章中,我有意識地分享了一些立等可行的工具。
比如 學了很多知識,沒多久就忘光了,怎麼辦?裡提到的「知識卡片」。就是一種適合新手的知識管理方法。
那麼,在工作效率方面,有沒有像知識卡片一樣,簡單易行的小技巧呢?
今天,分享三種我自己在用的工作方法,適合像你我這樣的懶人。
你不需要準備太複雜的工具,只需要一個筆記軟件(比如印象筆記、Onenote、有道筆記等,甚至紙筆也可以)就行了。
下面詳談。
1. 旗艦筆記法
你一定經歷過這些情景:
和別人交流,當下覺得收穫頗豐,過了兩天卻連聊了什麼都不記得了;
關於項目的資料千頭萬緒,很多東西老是停留在口頭上,一直沒有推進;
點子、想法、意見,各種信息散落在聊天記錄裡,需要時,又得從浩如煙海的信息裡一點點翻找……
我們每天都會經歷數以GB計的信息轟炸,它們可能來自各種渠道,以不同的形式呈現。如果不能良好地加以管理,是很難發揮出價值的。
這導致的直接後果就是:
很多計劃說了卻一直沒落實,很多想法湧現出來隨後就消失,很多信息在腦子裡過了一遍,需要時卻只留下一個模糊的印象。
如何儘可能高效地對它們進行管理呢?最關鍵的一步就是:
把它們全部統一到一個平臺上,快速記錄下來。
統一到一個平臺,就可以大量節省你的認知成本。你不需要去想「它在哪兒」,不需要去翻箱倒櫃、搜索、翻找……只需要打開記錄,瞥一眼,就能找到。
這就把不確定性壓縮到了最低。
快速記錄,意味著你不需要花費太多心力在「記錄」上。你可以專注在信息本身,不會被打斷,更不會遺忘,可以保留當下最原汁原味的心境和印象。
甚至,不需要分類,只需記下來就好 —— 因為分類只會把你的時間和精力,浪費在「這個分到哪裡」「這個要到哪裡去找」上面。
這就是旗艦筆記法的核心。
那麼,具體如何操作呢?
1)建立一頁筆記,叫做「旗艦筆記」,事先寫上每一天的日期。
2)任何時刻,當你覺得「這個信息很重要」,不要多想,打開這頁筆記,儘可能簡潔地寫下它的關鍵字。一條信息一行。
3)每天定期抽出一點時間,對當天的筆記進行處理:待辦的,不作改動;正在處理的,在後面加個複選框;已經處理完畢的,在複選框裡打個勾。
如果要記錄的信息很長,需要一頁紙,怎麼辦呢?另外新建一頁筆記,寫下你需要記錄的內容,然後複製筆記內鏈,再把內鏈粘貼到「旗艦筆記」裡面。
總體來說,就像這樣:
(綠色下劃線就是筆記內鏈)
簡而言之:「旗艦筆記」的本質,其實就是一頁按日期分類的索引。它可以幫助你快速瀏覽:這一天有哪些重要的事項?哪些有待處理,哪些正在思考和執行?
你不需要打開各種複雜的工具,在卷帙之間埋頭苦找,就能一目瞭然地看到所有重要的信息。
它就像旗艦一樣,把所有信息歸置、集中到一起,等著你依次去處理,發號施令。
(起名有點隨意,暫時沒想到更好的名字,你有什麼好想法嗎?)
這種方法,對一切信息都適用。包括:
- 日程:哪一天和誰有約;有什麼事情不能改期,必須去做;
- 任務:有哪些計劃有待處理;
- 靈感:有什麼點子,可以進一步構思和發展;
- 問題:工作中遇到什麼問題,需要利用碎片時間去思考;
- 備忘:有什麼信息要保持關注和跟進;
- 資料:有什麼東西,可以存著,下次備查備用;
……
重點在於,每一個條目就是一條「信息」,你沒有必要去區分「它是什麼」,只需記錄下來就行。
同樣,一條信息也只有三種狀態:待處理,處理中,已完成。
無論是靈感、問題、任務還是備忘,也不管是思考、整合、引用、修改、執行……都逃不出這三種狀態。
你只需要記住什麼呢?打了勾的不用去管;有複選框的及時跟進;沒有標記的抽空處理一下。就這麼簡單。
你可能會發現,這套筆記法,跟「子彈筆記法」很像。確實,它就是我根據子彈筆記的思路和核心,自己重新梳理出來的方法。
子彈筆記法更適合傳統紙本,可以看作是用紙本模擬數碼筆記的效率;而旗艦筆記法更適合數碼筆記。
它可以幫助你,把每一天的信息變得井井有條,再也不會遺漏和忘記。
2. 舒適清單法
不知道你是否有過這種感覺:
許多時間和任務管理法,確實有用,但是太麻煩,又太龐大了,總有一種高射炮打蚊子的感覺。我的事情也不多,也不需要管理複雜的項目,為什麼要把精力花在「工具」本身呢?
英國作家 Mark Forster 也是這樣想的。
他認為,市面上的時間管理方法,都有點捨本逐末了 —— 我們的大腦本身就是最好的助手,為什麼要讓它去適應外部工具,而不是讓工具適應它呢?
因此,他提出了一個方法,用來擺脫傳統任務管理對思維的束縛,叫做 FFVP。
什麼意思呢?全稱是 Fast Final Version Plus……是的,你沒看錯,名字就叫做「快速工作法之最最終版本」。
(不得不吐槽一句:他的偷懶比我真是有過之而無不及)
所以,我在這裡翻譯成了「舒適清單法」。因為這個方法就是兩個核心:
第一,利用一張清單幫你梳理所有工作;
第二,在這個過程中,你是舒適的,自由的,不需要受工具和方法的約束。
具體來說:
1)新建一頁筆記,寫下10項你需要做的事情。如果超過10項,則把後面的先捨去。
2)放鬆心情,從頭開始,一項項瀏覽你剛寫下的任務。不要有任何壓力,也不要思考太久,抓住第一時間閃現的念頭即可。
3)如果看到一項任務,你覺得「有必要去做」或「我想去做」,就標記一個點上去。
4)10項任務裡面,你可能會標記3-4項,那麼,從最後一項標記的任務開始,專注去執行它。
5)做多久呢?不需要設置番茄鍾,也不需要給自己任何限制,做到你不想再做為止。
6)如果這項任務完成了,把它刪掉,在清單的末尾新增一項任務;如果還沒完成,把它移動到清單末尾。
7)如果還有任務被標記,重複4-5-6;如果沒有,重複2-3-4-5-6。
這是個很有意思的方式。它看起來非常簡單,毫無技術含量,但恰恰是這種方式,能有效地減輕大腦的負擔。
對於一項任務,我們會有非常多的考量:它什麼時候截止?它是否重要?它對我有什麼價值?它能拖延多久?它會產生什麼風險?……諸如此類。
但問題在於:綜合了這麼多的因素,我們該如何去判定優先級呢?
各類時間管理方法,最複雜的點也就在於這裡。
而舒適清單法的思路就是:把這個任務,交給我們的大腦,用第一印象和直覺來判斷。
原因非常簡單:一項任務,什麼情況下能完成得最好?必然是我們自發、願意去做的情況下,才能發揮最好的效果。
那既然如此,為何不順勢而為,讓大腦自己決定「哪一項才是最願意去做」的事情呢?
可能有人會擔心:用這種模式,會不會造成偏斜?會不會有些任務,我就一直拖延著,從來沒有動過?
無需憂慮,大腦自然會調整這一點。如果一項任務非常緊迫,不能不做,也不能拖延,這種緊迫感自然牢牢地「抓住你」(Jumps out at you)。你完全不用擔心會錯過。
而如果有些任務,在清單上停留了好幾天、好幾周,一直沒有動過,那就說明,它們在你心中,是真的不重要。
你需要考慮的是:要麼調整它們,要麼調整自己的認知和驅動力。
如果你的待辦清單上,已經積壓了一大堆「已過期」的事務,那麼不妨試試這套舒適清單法,或許會有如釋重負的感覺。
3. 斷點記錄法
我在不少文章裡,都提到過一點:要警惕「多任務工作」。因為多任務會積累大量切換成本,佔據隱性認知資源,降低效率。
但像我這麼懶的人,不喜歡老是做同一件事情,因為很容易就分心,失去新鮮感,怎麼辦呢?
我自己常用的方法,是做工作的「斷點記錄」。
什麼是斷點?顧名思義,它就是工作的切換和接駁點,可以幫你再切換回來的時候,快速恢復原本的狀態。
具體做法非常簡單,牢記這三步就行:
1)開始工作時,同步打開一頁新的筆記。
2)工作過程中,有任何想法、問題、進展,隨時打開筆記,用關鍵詞記下來。
3)當你做完別的事情,切換回來後,通過這些記下來的「斷點」,快速恢復之前的工作狀態。
詳細講講第二步。在什麼情況下,需要把念頭記錄下來,使其成為「斷點」呢?
以構思這篇文章為例:
最開始的時候,我可能會思考「要寫什麼選題」。那麼,我回顧了之前的推送,發現很久沒寫工作效率了,暫定以工作效率為主題。這時,就可以記下「工作效率」。
工作效率這個概念也很廣,如何選擇切入點,才能既有趣又有料呢?記下「切入點?」
蒐集資料時,讀到幾篇複雜的文章,大腦有點疲勞。突然想到:能不能以「懶人」為切入點,寫一些簡單可行的工作技巧?記下「疲勞,複雜,懶人」。
確定了選題,下面就是內容了,該用什麼結構去寫呢?我想按慣例,分三到四個點去闡述,但還沒想好,於是先記下「信息,任務,?」……
大概就是這樣的模式。
你會發現,這種做法,並不只是適用於短暫的切換 —— 它也適用於長時間、大任務的交替進行。
它的本質,是將你一系列的思路記錄下來,通過「鉤子」的原理,喊醒你的情景記憶,讓你回到之前構思和產生火花的狀態。
它可以將整個任務串聯起來,變成一條線,並通過「線頭」,讓你時時刻刻都能隨時抓住它。
這些關鍵詞就像積木,可以快速、完整地,幫助你重現任務的情境。
包括做工作日誌、整理項目經驗和覆盤,這些「斷點記錄」都會非常有用。
當然,最重要的,還是要把它內化,讓自己習慣這種隨時隨地把想法「書面化」下來的模式。
你會發現,虛無縹緲的「思考」過程,變得更加有跡可循。
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