離開了規則，每個人都自由行事，結果就是每個人都得不到真正的自由。
——亨利·羅伯特
在海外工作這幾年一直感覺所在公司的會議管理還是存在一些問題，最近學生也向我提出了同樣的問題：如何應對越來越多的會議。從有效溝通的角度，會議是不可或缺的溝通形式，它可以有效解決電話、郵件等非面對面溝通無法解決的信息失真問題，讓解決問題的速度、衝突的解決方式更加高效。正如管理學家彼得·德魯克所說：“我們之所以開會，是因為要想完成某一項具體工作，單憑一個人的知識和經驗不夠，需要結合幾個人的學識和經驗”。尤其在信息急劇膨脹、競爭熾熱化的商業社會，企業更需要通過會議互相合作、分享信息，達成共識，但如果會議的組織方法不夠高效，不能達成預期有效成果，會議反而成為決策效率提升的障礙。
高效會議管理是提升公司，乃至整個國家效率的基礎管理，因為它涉及到多人、多部門的協同效率。1876年由美國陸軍准將亨利·馬丁·羅伯特編寫的一本議事經典著作《羅伯特議事規則》（Robert'sRules of Order，RONR），現在被美國國會定為議事程序。孫中山當年對該書也是推崇備至，還親自參與過本規則的翻譯，試圖將此規則應用到國政管理之中。《羅伯特議事規則》原書六百多頁，內容包羅萬象，有專門講主持會議的主席規則，也有針對會議秘書的規則，當然大量篇幅是有關普通與會者的規則。關於高效會議的組織原則和技巧在網上有很多介紹，也不乏各種網絡培訓，我今天想從參會者的角度分享一下高效會議的做法，因為很多會議你不是一個組織者，你僅僅是一個參會者而已。
一、我們為什麼要開會？
開會最核心的目的是討論問題並達成解決問題的共識和目標，對於高效的參會者而言，高效的會議還可以達成如下附加成果：⑴.增進計劃性；⑵.增進創造力;⑶.集合大家的智慧;⑷.提高同事間的共同意識;⑸.增進良好的人際關係;⑹.增進責任感;⑺.增進協調性;⑻.增進自我啟發;⑼.提高員工士氣;⑽.提高參與感;⑾.學習工作基本知識;⑿.瞭解工作的甘苦;⒀.加強團隊工作的能力;⒁.培養管理能力等。我們如果覺得一個會議非常無聊，你不妨對照以上提示反省自己是否可以從其他方面獲得會議的收益，從而改進和提升自己對待會議的態度。
二、會議前的準備
做足會前的準備工作，才能保證會議的高效和目的性，我們可以通過制定會議準備檢查表來確保會議的準備工作完善無紕漏。作為參會者，我們可以根據檢查表，會前向會議組織者提出一些需要明確的問題，一方面讓自己做好份內的準備工作，同時可以督促組織者將會議準備得更加充分。會議檢查表可以根據自己部門的情況加以定製，但至少要包括如下幾個重要準備環節：
1) 明確開會目的
2) 確定會議形式
3) 確定與會人員名單
4) 確定會議規模
5) 設計會議議程
6) 選擇開會時間
7) 佈置會場
8) 會議通知
9) 座位安排
10)準備會議資料
11)準備會議用品
12)考慮與會人員膳食
13)制定會議規範
在網上可以看到三星公司的實用“開會法則”，很多管理者和公司對此讚許有嘉，我們可以作為參會者來品味一下這些開會原則，提升自己的管理技巧：
A.八個必須：
1) 凡是會議，必有準備
2) 凡是會議，必有主題
3) 凡是會議，必有紀律
4) 凡是會議，會前必有議程
5) 凡是會議，必有結果
6) 凡是開會，必有訓練
7) 凡是開會，必須守時
8) 凡是開會，必有記錄
B.三個公式：
1) 僅僅開會，如果會後沒有人落實，等於零。
2) 會議上佈置了工作，但是會後不進行檢查，等於零。
3) 抓住了不落實的事，同時追究了不落實的人，等於落實。
三、《羅伯特議事規則》的會議六部曲：
介紹會議組織技巧的書籍和文章大同小異，只要我們瞭解了《羅伯特議事規則》的精髓，也就學到了會議組織的高級技巧。
1. 動議：
動議即是“行動的建議”，先想怎麼做，再決定做不做。
2. 附議
只要有一個人附議則該議題就進入議程，從而達到保護少數人聲音的目的。
3. 陳述議題
先解決當下最緊要的議題，避免“然後”之類的事情。
4. 辯論
四大鐵律：
a. 文明表達：禁止人身攻擊，質疑動機，扣帽子，貼標籤。
b. 一時一件：不跑題。
c. 限時限次：不超時，禁止一言堂，比如設定每人只能發言n次，每次m分鐘。
d. 發言完整：不得打斷別人的正常發言。
面向主持人規則：參與者之間不能直接辯論，只能對主持人發言。
5. 表決
為保持與會者發言的自由性，領導最好最後表態。在做表決時，如果議題是針對人，建議投票時使用無記名方式；如果是針對事，建議舉手表決。
過半數的定義：贊成數/ （贊成數 + 反對數）> 0.5 （不考慮棄權數和缺席數，假如計入分母則表達了反對）
6. 宣佈結果
也有人把《羅伯特議事規則》歸結為十二條高效議事核心原則:⑴.動議中心原則；⑵.主持中立原則；⑶.機會均等原則；⑷.立場明確原則;⑸.發言完整原則;⑹.面對主持原則;⑺.限時限次原則;⑻.一時一件原則;⑼.遵守裁判原則;⑽.文明表達原則;⑾.充分辯論原則;⑿.多數裁決原則。
四、高效參會者心態
一場成功的會議既需要會議組織者的努力，也需要每一位參會者的密切配合。下面我就介紹一下參會者在會前、會中、會後應該擔負的責任：
會議之前:
基於自己的認知和觀點，認真研究問題，做好思想準備；依據會議發起人提供的資料，準備自己的參考材料；記下開會的日期、時間、地點；做好在會議中發言的心理準備；積極向會議組織者提問，澄清相關會議組織問題。
到場時間:
如果你是老大，踏點準時到場即可！如果你是二把手，提前5分鐘到場是必須的，不能讓老大等你吧。如果你是普通管理者，至少要提前10分鐘到場，不能讓二把手等你一個小兵吧！可以利用這段時間在手機上處理一些不太重要的郵件或者與同僚溝通一下感情。
會議之中:
傾聽他人發言，不打斷、不判斷、聽清楚再回應；積極發表自己的見解，虛心接受他人的建議；關注正在討論的事項，不要私下開小會；與主持人密切配合以達成預期會議目的；
會議之後:
要清楚瞭解會議達成了什麼結果；要了解還有哪些事情懸而未決；思考分配給自己的任務如何完成；及時向自己的團隊傳遞相關價值信息和會議的決議；跟蹤會議任務的進展。
一個人民做主的國家裡，很少有一門知識能像議事規則這樣，只需稍加學習即可如此顯著地提高效率。
——亨利·羅伯特
每天進步一點點，在不知不覺中讓自己從優秀走向卓越！白天謀生、夜晚發展！
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