欢迎来到职场研习社！
一、会议确认
- 会议名称：明确会议名称及会标名称；
- 会议时间：明确会议召开时间及集合时间；
- 会议地点：根据参会人数和方式明确会议地点；
- 出席人员：明确出席领导、参会人员范围；
- 议题及主持人：会议主要议题及大会主持人；
- 会议议程：根据领导安排明确会议议程、发言人名单。
二、会议前期筹备
（一）准备会议
- 会议室预订：根据参会人数确定会议室并安排领导休息室；
- 编写筹备方案：编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工作职责；
- 明确责任分工：各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工作用车；
- 确定协调单位：确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人。
（二）会议通知与反馈
- 编发会议通知：名称、时间、地点、人员，发文单位，签发；
- 反馈核实人数：核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次，特别是有发言任务的单位和人员要落实好。
（三）会议资料
- 准备和撰写：根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、主持词、会议议程、典型发言、决议决定等；
- 资料送审：所有文字材料及时送领导审阅审核；
- 校对定稿：文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人负责把关，公文格式要正确；
- 印刷装订：定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员；
- 资料分发：领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放。
（四）宣传报道
编写通稿：重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片，专人负责把关，统一报道主题和口径。
（五）会议设备
- 音响话筒：根据讲话人数分配好话筒，重要领导提供双路话筒并保证音响效果；有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐；
- 电脑及投影：如需要应提前准备并调试好课件演示效果；
- 空调及灯光：检查会场空调及灯光是否能正常使用。
（六）会议物品
- 会标、条幅：安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位；
- 主席台桌椅：确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导范围；有发言的会议要准备发言席及垫板；
- 席位牌：按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误；
- 热水水杯湿巾：根据与会领导人数确定好数量；
- 鲜花、绿植：按照领导要求在主席台摆放；
- 用品：根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾、雨伞等必需品；
- 证件：代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类证件，专人负责发放；
- 区域指示牌：大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领。
（七）人员分工
- 签到：签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间；
- 资料纪念品发放：会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到位，配合签到人员发放资料；
- 督查及秩序：按座次图进行会前、会中、会后三次督查，维持会秩序；
- 领导引领：确定领导进出路线，熟悉引领路线；
- 音响操作：专业人员操作，提前调试。
- 记者摄影：确定宣传报道方式，通知电视台、报社记者参会；全程录播的会议需通知电视台提前安装调试录播设备；
- 服务员：携带常用物品、从领导身后倒水；
- 播音员：需安排播音员宣读文件或名单的，协调安排好男（女）播音员，并将宣读内容送播音员提前进行熟悉；
- 会议记录：负责录音及文字记录；
- 礼仪志愿者：负责引领及递送奖品；
- 安保人员：交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管执法等。
三、会前
（一）检查会议资料、设备、物品
- 文件资料：会议上需发放的文件资料全部到位，主席台文件摆放到位并仔细检查文件是否存在错误；
- 音响话筒、电脑投影、空调灯光：专业操作人员到位，话筒更换电池、调试音量，确保摆放正确、音量适中、电源可靠；投影摆放正确、牢固；空调提前开放、灯光开启；
- 会标条幅：内容及悬挂位置是否正确；
- 主席台：座次牌顺序、桌椅位置，鲜花及绿植，热水、水杯、湿巾等是否到位；
- 休息室：热水、水杯，空调、灯光、卫生；
- 卫生间：确认卫生间位置、检查洗手液、手纸等是否齐全；
- 会场内：前排座次牌或每个位置的席位牌顺序是否正确（指示牌及其它物品）；
- 会场外：条幅、门口欢迎牌到位。
（二）工作人员到位
- 会场内人员：按照会议前期筹备中人员分工情况，所有会场内有任务的工作人员到位；
- 会场外人员：主要是各责任单位工作人员、安保人员到位。
（三）会场秩序
- 车辆引导：领导集体乘车参会的，提前安排好停车及入场地点，专人引导；与会人员车辆由交警负责指挥有序停放；
- 签到发放资料：合理分流，避免拥堵；
- 人员就座：宣读会场纪律，引导与会人员按区域、席位牌及时就座，避免混乱；
- 领导入场：会场前排就座领导提前就座；与会人员入场结束后，引领在主席台就座领导由休息室入场。
四、会中
（一）设备运行
- 音响话筒：根据实际情况调整话筒音量、位置，多人发言的注意话筒递送；及时处理好突发故障；
- 会议录音：录音设备摆放及调整位置；
- 电脑投影：保障正常运行，处理好突发故障；
- 空调灯光：根据实际情况调整空调温度、灯光明暗，处理好突发故障。
（二）会场情况
- 领导交办事项：关注领导言行，及时办理好领导临时在会场交办的事项；
- 与会人员出入：控制与会人员频繁进出。
五、会后
（一）人员退场
- 车辆调整：领导车辆、司机提前到位；
- 领导退场：专人引领领导按预定路线退场；
- 与会人员退场：打开会场主出入口，引导人员有序退场，避免拥堵。
（二）清理会场
- 整理物品：整理会场桌椅，检查及搬运相关设备和物品，避免遗漏；
- 打扫卫生：恢复会场卫生，做好下次会议准备。
（三）后续工作
- 宣传报道：新闻稿件送领导签字后按规定刊发；
- 会议纪要：尽早整理、编印会议纪要，送领导审阅后下发；
- 完善记录：完善会议文字纪录及录音纪录；
- 整理存档：与会议有关的文字资料、影像资料全部整理存档；
- 工作总结：组织相关会务筹备人员进行工作总结，梳理工作中出色及不足之处。
其它类型会议应注意的事项
注：所有参与大型会议的工作人员要统一着正装。
以上内容整理在一份Excel表中，方便查阅，需要的朋友请看下图：
分享到:
閱讀更多 職場研習社 的文章
