很多機關公務人員都有這樣一個感受：在機關工作，具體的事好辦，動筆的事難為。所以，大多數人都不願意從事寫作工作，認為寫文章是個辛苦活。很多人在機關裡歷練了多年，但仍難以有所成就，就是在應用寫作這塊短板上拉了後腿。
如果說“能幹”是機關公務人員的一項真本事的話，那麼“會寫”更是一種硬功夫，就像是車之兩輪、鳥之雙翼，缺了哪一項，機關公務人員的工作都不會完整。
因此，機關公務人員要想把工作幹得漂亮，在機關上能立得住、立得久，就必須練就應用寫作的“硬功夫”。
寫好常用公文，是做好機關工作的最基本需要
公文是傳達政令、請示工作、報告情況、洽談公務的一種常用文體，是概括、表述、傳達領導意圖的重要工具，具有鮮明的政治性、法定的權威性、嚴格的程式性和突出的實用性等特點。同時，公文還是一個單位的“臉面”，體現著一個單位的綜合管理水平。如果一篇公文寫得漏洞百出、錯誤連連，再如何標榜自己的管理水平高，也是蒼白無力的。所以，寫好公文，是機關公務人員的立身之本，是做好機關工作必須練就的一項基本功。
一是文種選用要正確，不鬧笑話。要認真學習《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，明確公文種類、注意事項、每種公文的寫法及要求，正確選用相應的文種，使寫出來的公文符合規範，從文稿的觀點、內容到措辭都要一絲不苟、精益求精。在文種選擇上，要熟知15個主要文種的具體適用情形，尤其要將通知和通報、通報和公報、請示和報告、決定和決議等容易混淆的文種區分清楚，特別是不能出現“請示報告”“意見的通知”等常識性錯誤。
二是公文用語要規範，不能馬虎。語言是公文的第一要素，公文語言的突出特點是準確、簡潔、平實。準確，是說公文語義表述要準確明晰，包括語法意義的準確無誤和邏輯意義的明晰嚴密。用詞要準確，表述要準確，標點符號要準確，不允許出現有歧義和含混的說法，尤其是斷句要規範，要準確地表達意思。簡潔，就是語言要精練，簡明扼要。在句子運用上，要充分運用陳述句，規範使用無主句，不用或少用疑問句，做到簡潔而明白。平實，就是要莊重、分寸恰當，用字、用詞符合公眾審美標準，通俗易懂，要使用普通話詞語，多用程式性和專用詞語，避免方言、土語，善於將口語轉化為書面用語，要避免使用不規範的網絡用語。
三是常用文種要寫好，體現水平。特別是各類常用的公文要寫出層次，寫出高度。比如，經常用到的通知，要體現出系統思考和統籌全局的特性，提前把與通知相關的內容一塊想到、想周全，對通知所涉及內容的整個流程自己要先走一遍，把該說到的、該說明白的事項，一次性說到位，免得通知下發後讓接收單位再一遍一遍地打電話詢問、求證。現實工作中經常發生的，通知下發後又一個接一個地再下發補充通知的情況，就是對此種情況的最直接體現。再比如寫請示時，要嚴格執行“一文一事”原則，不能在一份請示中捎帶其他請示事項；主送單位要單一、具體，不能奉行“見了菩薩就叩頭”的思想；在說理上，要把主要精力放在“怎麼說”上，而不應僅僅注意“說什麼”，也就是要強調陳述的技巧。亞里士多德曾說過這樣一句話，“蠢人用他知道的道理說服我，智者用我知道的道理說服我。”同理，擬寫請示的原因時，也不能只從本單位的立場出發去考慮問題，而是要改善心智模式，學會換位思考，善於從上級的立場出發，爭取用上級明白的道理說服上級，以求得幫助。所以，常用公文寫好了，是機關人員能力和水平的最好體現。否則，就是一塊短板，註定在機關工作中走不快、走不遠。
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