早晨醒來，關掉鬧鐘，迷迷糊糊為自己衝一杯咖啡，另一隻手打開郵箱裡所有未回覆的消息，大致瀏覽一遍後開始選擇性回覆一兩封。乘坐公交或地鐵去上班的途中還會收到更多的郵件，回覆一些緊急的，把剩下的堆到一天的工作之中。到了辦公室，查看了一下工作計劃，發現還有更多的新郵件等著你去寫……
這樣的工作場景你是不是也很熟悉呢？加拿大的一項研究表明，每個人每天會花1/3的工作時間在查閱和回覆郵件上，如果遠程辦公，這個比例則會增長至50%。而且，無一例外，這其中30%的時間都是用來回復那些既不緊急，也不重要的郵件。
這麼多郵件的堆積讓人很難按時完成規定的工作項目，因此也就讓工作時間一再延長，變得越來越低效。那麼，有沒有更好的解決方法呢？
一、養成好的郵件處理習慣
如果郵件處理是你必不可少的一項工作，通過這幾種方式讓自己的工作變得輕鬆且有條理。
1、規範處理流程
收到一封郵件閱讀之後，對郵件中涉及的工作作出判斷，如果是在短時間就能完成的工作，就需要你快速行動；如果是需要自己處理且無法在短時間裡完成的，可以暫時放在一個待處理的文件夾中；如果工作內容需要轉交給更合適的人，立即轉發給對接人，並抄送給相應的人知悉；這樣可以讓自己的工作流程更加清晰。
2、分清輕重緩急
如果你正好也是強迫症，總是迫不及待想要讓未讀郵件變成0，習慣在收到郵件的下一秒就點擊回覆。那麼你可以先回復緊急郵件，將剩下的郵件挪到這一天結束的時候集體回覆，這樣不僅能讓精力更加集中，還能保證每天的收件箱處於清空狀態。
3、解除訂閱郵箱
你發現收到的大多數郵件都不重要，及時刪除所有不需要回復的郵件，解除訂閱工作郵箱裡跟工作無關的郵件。這樣可以避免重複預覽所浪費的時間，解除訂閱也可以減少未讀郵件的數量，省下查看郵件的時間。
二、用石墨文檔代替郵件
用傳統的回覆郵件方式處理工作時，你會發現一些時間在在收郵件，一些時間在發郵件，一些時間在下載附件，一些的時間在查找文件不同的版本，一些時間在等待回覆……
在石墨文檔中，你整個工作流程都可以在一個文檔中完成。創建好文檔之後，共享給工作對接者，在文檔中實時反饋工作進度。
1、避免版本過多
用郵件處理工作的過程中，會產生很多版本的附件，容易造成本地文件的版本混亂，查找起來比較困難。石墨文檔可以隨時修改，對方看到的都是最新版本，且可以隨時保存版本，在同一個文檔中就能看到各個歷史版本。
2、簡化審閱步驟
用郵件進行溝通和審閱，需要反覆發送郵件 — IM or 電話溝通 — 修改 — 再發送，審閱步驟比較冗長。在石墨文檔中，可以直接對有疑問的部分進行劃詞評論，簡化為編寫完成 — 通知 — 評論的步驟。
3、信息高度同步
傳統的郵件發送，每次都需要編寫一段話，再添加收件人和抄送者進行發送；而在石墨文檔中，可以 @ 相應的人或文檔，協作成員可以快速收到文檔通知、查看文檔，在信息和進度方面保持高度同步。
如果你覺得郵件減緩了你的工作節奏，不妨打開石墨文檔開啟另一種高效的辦公方式。
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