在督辦落實、參謀調研、辦文辦會、信息報送、後勤保障等辦公室業務工作中，如何發揮好統籌協調作用，顯得尤為重要。
辦公室做好統籌協調的主要手段之一，正是打電話、發短信（微信）。
區委書記的領帶是“借”的
2016年1月6日，X區召開區委全體（擴大）會議暨全區經濟工作會議。距離會議召開還有5分鐘，區委書記繫好了“借來”的領帶，走進會場。整個會議過程流暢，順利結束。
會後，領導沒有任何批評，但作為負責會議通知的張敏，卻懊惱萬分：因為她一個細節疏忽，差點影響了整個會議的質量。
原來，在1月4日召開X區區委常委會會議上，專題聽取了關於召開X區區委全體（擴大）會議暨全區經濟工作會議相關籌備情況的彙報，區委書記專門就會議規模、會議材料、會議宣傳、會議氛圍作了明確要求。
在“會議氛圍”上，書記明確要求：著正裝。其中，專門明確了穿西服、白襯衫、可不繫領帶。負責會務的張敏，當時正在處理另一個突發事件，並沒有聽清領導的要求。
第二天上午，張敏編輯短信，向所有區級領導發出會議正式通知。強調了著正裝的要求，但沒有提到“可不繫領帶”這個細節。
會議開始前幾分鐘，張敏才發現：所有的區級領導都穿了西服、白襯衫、打了領帶，只有書記一人沒有系領帶！她立即尋人借了一條領帶給書記，保證了會場著裝統一。（人物均系化名）
缺席的市政協主席
2016年某日下午17:00，D市領導臨時決定晚上19:00召開常委會會議，議題是研究紀委案件。參會人員主要有市委常委，人大、政協主職，列席人員為紀委相關負責人。
接到會議通知後，秘書科負責會議通知的王科長迅速通知相關部門的辦公室，要求各部門辦公室必須於18:00前反饋參會情況。
根據王科長提供的參會人員名單，肖迪及時迅速地將會場佈置完畢。根據慣例，每位縣級領導都準備了席位卡。因為主題是討論紀委案件，會議無關人員不能參會，佈置完會場後，肖迪回到辦公室，等待會議結束後，收拾會場。
當晚，會議結束後，時任市委常委、市委辦公室主任的張主任很嚴厲地批評了肖迪：“晚上的會議，市政協李主席沒有來參會，為什麼你把他的席位卡放桌上了？我跟李主席通了電話後，李主席很確定地說他請假了；由於會議主持人誤認為李主席要參會，所以會議推遲了10分鐘才開；你回去查查哪個環節出了錯誤。”
事後，肖迪與王科長溝通，搞清楚了事情的原因。原來市政協辦公室最初反饋李主席能參加晚上的會議。但是，後來反饋李主席因故請假。而王科長忘記將請假的信息反饋給肖迪。（人物均系化名）
辦公室接打電話攻略
01
注意通話時機
除非特別緊急的事情，最好在上班時間打電話。
如果通話過程中忽然中斷電話，應該由打電話的人再打過去。
打出去的電話，如果對方馬上掛斷，說明對方不方便接聽，不可一而再、再而三撥打對方電話，可用短信等方式聯繫。
02
注意通話時間
以短為佳，寧短勿長，最好不要超過3分鐘。
如果是較長的電話交談，要通話之初告訴對方大致時間，獲得對方許可後再繼續。
03
注意通話內容
電話接通後，首先確認對方信息，自報家門後，用一句話概述你打電話的原因，然後再條理清楚地說其他內容。
涉及到數目、時間、日期、地點等內容，要準確並和對方確認。
對重要的會議通知，要問清楚時間、地點、什麼人主持、哪些人參加（正職、副職）、有什麼要求（是否要發言、著正裝）等等。
04
及時接聽和回覆
如果是一時沒接，再接時，要說“對不起，讓您久等了！”或者簡單解釋一下沒接原因。
放在包裡的手機，要隔一陣查看一次。
如果沒有聽到，看到後要及時回覆，特別是熟悉的領導和同事。
05
注意保密
打電話聲音不要過高。
在會議中不得打電話，要走出會場打接電話；涉及到保密事項，不要公眾場合接打電話。
01
稱呼要注意
不能沒有稱呼，也不能隨便稱呼。
一對一的信息，一開始就直接“點名道姓”，明確對象，如李主任、張局長等。
群發信息，用“尊敬的各位領導”“尊敬的各位嘉賓”等，不能把群發的信息明確到個別領導和嘉賓身上。
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02
要署名
對於不熟悉的人，一條信息發過去，如果不署名，對方不知道是誰，可能不予理會。
署名可以在信息開頭就表明身份，如：“尊敬的××主任，我是辦公室××，有個事情向您報告”，也可以在信息末尾加括號註明，如（辦公室×××）。
03
要準確
信息發送前，一定要核定準確後再發送，不要急急忙忙發送後發覺有誤修改後又發送一次，這樣不禮貌，且會引起對方反感。
對於需要對方回覆的會議通知等，要提醒對方“收到請回復”。
對於收到的信息要及時回覆。
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