視覺中國
以前需要花很多時間寫 PPT，但是最近一個月，只花20分鐘寫了一個培訓用的PPT。並且，在可以預見的未來，寫 PPT 的機會會大為減少。為什麼會發生這種變化？有什麼比 PPT 更好的方式？今天和大家聊聊。
PPT 在很多人的工作、生活中有極其重要的地位，我知道大家在參加類似畢業答辯，晉升答辯時，會花很多時間準備 PPT，從形式到內容，從模板到邏輯，從字體到配色，花了很多功夫。還有不少人專門鑽研 PPT 技巧，要麼開課，要麼做諮詢，要麼賣模板。PPT 已經儼然成為一門學科，有產業化發展的跡象。以後如果中國有一個“PPT 行業”，年產值過100億，我一點也不驚訝。
但是如果回到本源，PPT 最初的使用場景是極為有限的。
PPT首先是用於教學。我們上大學那會，起初沒有 PPT，只有幻燈片，需要專門的幻燈機播放。而幻燈片製作方法、成本都要求比較高。能做幻燈片的人比較少，能用幻燈片課件的教室也比較少，那時稱之為“電教室”，一個名牌大學配不了幾個。後來電腦、Office 等工具普及了，大家在課堂越來越多的使用 PPT，聽說現在的小學生教學也更多的使用 PPT。老師更少的板書，取而代之的是用電腦放 PPT。
PPT 另外一個典型場景是與客戶交流，這種交流包括髮佈會，也包括小型的線下會議。在這種場景下，PPT 的確是成本相對較低（對比“微視頻”），而且效果比較好。尤其是 iPhone 流行之後，喬布斯的講演能力雖然沒有幾個人學到，但是類似 Apple 發佈會風格的 PPT 首先在神州大地流行起來。從小米到錘子，從大公司到創業公司，概莫能外。
以上兩種場景下，PPT 都是非常合適的工具。但是目前看起來，PPT 有濫用的傾向。比如小學生交個作業，要寫 PPT；做個晉升述職，要寫 PPT；和老闆約個面談，要寫 PPT；開週會，要寫 PPT。後來感覺，這個年月，和人說話之前得準備個 PPT，開講之前，打開電腦，一頁頁播放，才能把事情說清楚，真是本末倒置啊！
回到本源，我們首先是為了交流才選用各種合適的工具，而不是任何需要交流的地方，都被迫選用一種低效的工具。說 PPT 低效大家也無需辯護，PPT 在製作和傳播思想兩方面都是無可置疑的效率低下。
先來說說製作，本來10分鐘能寫好的文本備忘錄，要改成能看的 PPT，沒有一小時搞不定。因為你會考慮用哪個模板，分哪幾頁，需要配什麼圖，需要多大的字號。這還是非常樸素的 PPT，要是豪華一些的 PPT，我打賭你花在“形式”上的時間要超過花在“內容”的時間10倍以上。
再來說傳播思想，國企風的 PPT 是每個頁面非常多的文字，看豆腐塊文字的時候，你還不知道是從左到右看還是從上到下看。我每次看到這種 PPT 都有想吐的感覺。科技型公司流行的是 Apple 類的簡潔風，一頁上沒有幾個字。這種 PPT 是看著眼睛爽，但是內心極其崩潰。如果不是執筆人親自講，你根本無法抓住 PPT 到底想說什麼。
為什麼大家會花這麼多精力製作如此低效的PPT 呢？我個人有一些思考，但先不說出來以免影響大家發揮，請大家在評論區講講各自的思考。
回到目的本身，我們是為了更加有效的交流，所以我們還是多花一些時間思考如何才能更加高效和有效的交流。
最好的交流方式是什麼？我們要有一個評價框架。我的公式如下：
簡單解釋一下：
- 交流的時效指當你有想法時，能多快的去與相關人發起交流。
- 達成共識的效率是指交流的雙方或者多方能在多短的時間內對於交流內容達成共同的理解。
- 傳播的效率是指共識能被傳播的範圍和傳播的速度。
這裡強調一下，一個好的交流並非要在以上三個因素方面都最大化。還是取決你們交流的內容是什麼？最終要達到的目的是什麼？
比如是老闆的戰略思考，那麼我們會更加側重看傳播的效力；如果是兩個人之間有誤會，我們更看重交流的時效；如果是小組開動員會，我們更看重達成共識的效率。
1 當面一對一交流 —— 從眼睛到體態
在人類的交流中，再也沒有什麼比當面一對一交流更好的方式了。我最近每天會找2-3名同事當面一對一交流，大家很快就能熟悉起來。相比寫郵件、發釘釘消息，發微信，打電話，當面一對一真是“破冰”利器。當然，在一對一交流中，要注意循序漸進，不要一上來就談非常嚴肅的事情。你們之間最重要的是先熟悉，再建立信任，再談業務。不要把順序搞反了或者乾脆忽視了前面的環節。我以前碰到過一些做調查的朋友，對方上來就想和你談「觸及心靈」的內容，這不是徒勞嗎？
2 頭腦風暴會 —— 放下 PPT，圍在白板前
進公司一個月時間，我開了三四場頭腦風暴會，收穫很大。頭一兩次，我特別想“展示”自己，總是抓住機會吧啦吧啦的說。李想有次會後單獨找我聊了一下，說“要多聽”。我反思了一下，後面做出改進，先花時間聽大家的。當我開始“傾聽”時，我發現了頭腦風暴會的要義，這是最近幾年最大的發現：開會的目的不是展示自己，而是達成共識。展示自己的會議除了各自表現之外沒有任何用，而組織必須通過達成共識才能執行，才能成功。
我們組織的核心思想框架中包含一些方法論，我們內部稱之為“四步法”。初次接觸時我以為是個人思考的步驟，開了幾次會才發現所謂“四步法”方法論的核心是幫助大家達成共識。而且在開這種頭腦風暴會的時候，我們首先放棄的就是 PPT。因為如果一個人上來就拋一個 PPT 出來，大家除了沉默或者尬聊，沒有其他好的選擇。在這種會上，白板成了我們最好的工具。
3 彙報工作 —— 腦圖足矣
彙報工作也可以放棄 PPT 嗎？答案是 Yes。因為能把事情說清楚的方式有很多，而 PPT 是最差的一個。我最近用的比較多的是腦圖。腦圖太簡單了，簡單到我無需給大家特意解釋。如果你想訓練自己的邏輯思維，或者按照“金字塔方法”寫作，完全可以多用腦圖。我用的比較多的腦圖工具是 MindNode 和 XMind : ZEN，兩個都是付費工具，當然也有免費工具。但我的習慣是能用付費工具絕對不用免費工具。
腦圖也要注意：一般情況下每一層不要超過三個點，每一個結點也要控制分支的個數，整個腦圖的層級最好控制在三級以內。如果你的腦圖太複雜，你要麼沒有把邏輯想清楚，要麼太貪心，想說的太多。其實效果並不好，
因為交流要站在“對方理解”的角度，而不是“自己爽”的角度。4 記錄工作 —— Wiki 不錯
我把我每天的工作用 Wiki 記錄，權限向全公司開放，這樣大家每天能看到我每天在想生麼，和誰聊，聊了什麼，後面有什麼跟進措施。從這周開始，我不僅記錄已經發生的事情，而且把下週的工作計劃提前放出來，這樣對於我或者有協作關係的人都有好處。我除了自己用 Wiki 之外，還給公司各個部門逐一培訓 Wiki 的使用方法。我會聯繫 IT 幫他們創建自己部門的一級目錄，並且在目錄下面創建 Sandbox 沙盒目錄。這樣在我培訓這個部門時，每個人都可以立刻上手瞭解 Wiki 上可以做什麼。不僅如此，我也幫大家策劃接下來部門的 Wiki 會怎麼搞。當然最終還是要看各個部門自己的重視程度。好消息是，大家在培訓後都立刻行動起來，部門目錄下面的內容越來越多。我半開玩笑的和大家講，如果幾年後新員工進公司，第一時間能看到 Wiki 上這麼豐富的內容，那麼我們公司就距離成功不遠了。這不是一個一個的網頁，這是企業的百科全書。能書寫自己企業百科全書的公司不會差。
對了，說到 Wiki 的培訓，我這一個月唯一寫的 PPT 就是有關 Wiki 入門的培訓資料。而這個PPT，極其樸實，用了20分鐘準備好，而且會針對每個部門的情況重新定製一下。各種版本也放在 Wiki 上。
當然，說到最後，PPT 只是表象，最關鍵的還是一個組織，一個部門，以及個人對於“有效溝通”的重視性。他們願意花多少時間，真正的去溝通，而不是扯皮、推卸責任、或者只是為了秀自己工作的重要性。
當有效的溝通時間增加時，留給 PPT 的空間必然減少。而當 PPT 無處不在時，這個組織充滿了低效甚至無效的溝通。當無效或者低效溝通比例很大時，這個組織中“偽工作”的現象比較普遍。
所以，總結一句話：你不是要消除 PPT，而是要真正的重視有效的溝通。與“有效溝通”目標無關的 PPT 都是偽工作。
作者：張輝，輝哥奇譚、改變自己主創，探索財務與精神自由之路。
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