表弟小Z在一个不太规范的小工厂做主管，行政事务、人事工作，一切没人管的事情他都干的有滋有味。
今天打电话给我，说他们公司三年前离职的一个女孩子，邀请公司出个离职证明。因为现在生了孩子要通过生育保险报销，当时公司办理了社保，但是社保卡拿到的时候，这个女孩子已经离职了，联系不上，后来那张社保卡也不知道到哪儿去了，现在出离职证明就是为了生育保险报销。
表弟不知道怎么办？理由是：他没有经手这个女孩子的入职和离职；社保情况他不了解；以前离职的人员没有人开过离职证明，万一离职证明有其他用途，会不会对公司有影响。
我告诉他：
离职证明是公司应该出具的，以前没有那是不规范，不管别人要不要都应该提供，这是终止劳动关系的一个文字证明，不会有其他用途。
社保的情况，可以通过以前的工资发放记录（他们公司的工资由财务部门计算）、社保管理机构等查询获得，不存在不了解。
入职和离职情况没有经手没关系，查找以前的记录，有记录就能够说明当时的情况。如果万一这些记录都找不到或者没有，那就看公司有没有以前的老同事清楚这个人的情况，也是一种证明。
而他作为现在负责这个事情的人，应该从这件事之后着手：
完善公司的入职、离职等流程和记录，既是为了自己方便，也是对公司管理的健全和完善，并且能够让公司人员感觉到重视，是企业制度和文化建设细微处入手的一个起点。
定期（每个月）做一次人员异动和社保情况的详细统计，并存档。
规范离职手续，每个离职的人员都提供一份离职证明文件。
这样他的工作和公司至少能够从这个方面开始规范，个人也获得了较大的锻炼和提升。
对于那个已经离职三年的女同事来说，也许她只是抱着试试看的心理去求助，如果能够把离职证明这件该做的事情规范的做好，就是表弟和他们公司的一个起点，对于那位女同事可能会是一份小小的温暖。
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