为确保重点旅客运输和紧急任务的需要，由国铁集团指定铁路客车的备用工作，备用的铁路客车由国铁集团直接掌握调拨和使用，各集团公司因特殊情况需要使用备用铁路客车时，须经国铁集团批准后方可使用。
备用铁路客车的检修、保养及统计工作由所在地客车车辆段按本属铁路客车车辆办理，为加强备用铁路客车的管理，保证备用车配件齐全，在备用车基地应设基地检车员，人员设置应符合相关要求，维修、保养人员由所在地集团公司按规定进行配备。
各级调度部门应按规定分别建立专门的备用车命令簿，单独规定命令号码；各集团公司、备用站和基地的检车员均应建立专门的非运用车登记簿，登记备用铁路客车，按备用时间、命令号码、地点、车种、车数等内容进行登记，备用站和基地检车员还须登记车号、吨位等项目，以便掌握备用铁路客车的技术信息。