數字時代數字化是各個行業必須要面對的問題，用數字化的程序讓辦事更為便利，用先進的科技幫助用戶得到更好的使用體驗。對於檔案管理更是如此，利用數字和紙質的雙向管理，讓用戶調閱更方便調取更快捷，軟江科技數字檔案管理系統，就是為了實現更為快捷便利的檔案的管理。看看軟江科技是如何將程序檔案結合，帶來全新的數字檔案管理系統。
數字檔案館發展趨勢
“檔案館計算機輔助管理”，通過計算機輔助，來實現檔案館的檔案管理工作。一般只侷限於目錄管理和少量的電子檔案管理;第二階段，“一館、一網、一站”，是指檔案館建立了較為完整的館藏數據庫，建有館內局域網，並在互聯網上建立了面向公眾服務的檔案館網站;第三階段，“檔案信息網模式”，不僅限於一館，而是通過頂層規劃設計，對同一地區範圍內的檔案館進行統籌規劃，建設統一的檔案信息網絡。
系統的建設思路
通過對數字檔案館項目建設目標的理解，我們通過分析檔案管理現狀和信息化現狀，對數字檔案館的建設目標進行分解，提出數字檔案館系統的總體建設思路：“大檔案、大平臺、大集中、大安全、大統一”。我們將圍繞“五大”在“三網”(局域網、政務網、互聯網)間建設“六大平臺”(立檔單位檔案收集平臺、立檔單位檔案管理服務平臺、政務檔案資源利用服務平臺、檔案館核心檔案業務平臺、檔案館內利用平臺、互聯網信息平臺)，實現“承載歷史記憶、服務科學發展”的藍圖目標。
大檔案
建設數字檔案館系統，將面臨以下的幾個問題：1)館藏檔案需要完全數字化，同時伴隨著電子文件、電子檔案及各立檔單位業務系統電子數據的移交歸檔接收和徵集，實體檔案文件與電子檔案文件進入共存階段。2)從檔案歸檔範圍來看，數字檔案館的文件歸檔範圍延伸了檔案的概念，在各立檔單位工作過程中產生的有價值資料、現行文件，都可歸入到數字檔案系統中進行管理。市檔案局數字檔案館項目軟江科技第7頁3)從檔案管理的數據類型來看，檔案資源的數據類型複雜繁多，包括圖形、圖像、多媒體、文本、甚至源代碼、程序文件等各種類型的數據。
結合以上在建設數字檔案館面臨的問題，提出“大檔案”的建設思想。1、建設實體檔案與電子檔案共存的數字檔案館系統，並建立實體檔案與電子檔案的雙向關聯關係。2、依託先進的信息化技術手段，保證多種業務來源的數據都能正確的採集到數字檔案系統。3、各種類型的電子文件都可以作為原始的電子文件存儲到數字檔案館系統，並依託數據格式轉換技術，將各類型電子文件轉換為通用的數據格式進行瀏覽和利用。
大平臺
目前檔案局和各立檔單位的檔案信息系統在平臺建設層面存在以下幾方面的問題：1)硬件資源無法統一調度，重複投資大，硬件資源使用情況也無法集中進行監控;2)檔案信息化建設情況不一，功能不統一，執行標準也不統一;結合以上在建設數字檔案館面臨的問題，提出“大平臺”的建設思想。1、通過虛擬化技術建設計算資源池、網絡資源池和存儲資源池，供檔案局館和立檔單位使用，通過雲計算技術的統一構架，實現統一存儲、管理、利用。2、檔案局和立檔單位執行統一的標準規範，實現在線訪問、歸檔、調用服務。
大集中
目前檔案局和各立檔單位在檔案資源庫建設層面存在“電子檔案資源各立檔單位自行管理，相互之間共享困難”的問題。上下級檔案局之間和同級檔案局之間的數據也不能進行共享交互，不利於異地出證等便民業務開展。無法為全社會公眾提供統一的、集中的檔案資源查詢服務，公眾需要多地查檔。市檔案局數字檔案館項目軟江科技第8頁針對以上問題，提出“大集中”的建設思想。在管理服務方面，形成覆蓋全省/市的公眾和各級立檔單位的、集中的數字檔案館服務體系，依託政務網、局域網和互聯網，構建整體數字檔案館解決方案，實現以省/市檔案館為中心的大集中的檔案管理體系。在數字資源方面，建立集中的數字檔案館檔案數字資源體系，建設供檔案局館和立檔單位使用的集中的檔案數字資源庫，為各單位數字檔案資源的接收、管理、長期保存和利用提供資源庫支撐。在系統建設方面，以檔案館為中心，部署和建設數字檔案館應用系統，統一資源，集中服務。
大安全
建設數字檔案館系統，在安全方面將面臨以下的幾個風險：1)電子檔案被非法篡改;2)電子檔案丟失、損壞;3)電子檔案非授權訪問;4)電子檔案非授權擴散;結合以上在建設數字檔案館面臨的安全方面問題，提出“大安全”的建設思想。依據《信息系統安全等級保護基本要求》中第三級的要求，統一建立起數字檔案館的安全保障體系，從物理層安全、網絡層安全、系統層安全、應用層安全和管理層安全實現應用及內容的安全防護，確保電子檔案的來源可信、管理可信、技術可信、長期可用。
大統一
目前檔案局、各立檔單位在檔案管理和檔案信息系統的集成方面存在以下問題：1)各單位進行檔案管理時需遵從相應的法律法規標準，但在具體的管理制度上並未實現統一;市檔案局數字檔案館項目軟江科技第9頁2)目前大部分單位的檔案系統和業務系統都沒有與檔案局系統集成，沒有實現數據的在線採集、移交;3)檔案館接收的電子檔案多種多樣，很多電子檔案需要專業的工具才能瀏覽，這給電子檔案的保存、管理和利用帶來很大挑戰，4)各立檔單位應用系統多種多樣，開發語言和架構方面都不統一，應用系統中的數據格式也是各有差異，給數據的在線接收帶來很大的困難。為解決以往檔案信息系統沒有互聯互通，數據格式差異化，應用系統多樣等問題。提出“大統一”的建設思想。大統一包括以下三方面的統一：規範統一、數據統一、應用統一。1、規範統一數字檔案館系統面向眾多的服務對象，涉及眾多的業務系統，因此，需要在系統設計中融入統一的標準規範，從解決基礎性問題和框架問題的角度出發，構建一套涵蓋數字檔案館規劃、設計、建設、運行和維護的標準規範體系。如制定統一的《電子文件歸檔規定》、《電子檔案移交歸檔辦法》、《電子文件元數據規範》、《檔案數字資源編碼規範》、《數字檔案館數據接口規範》、《電子文件封裝規範》、《數字檔案館管理辦法》、《檔案數字資源管理辦法》、《檔案目錄編制規範》等，為檔案接收、檔案管理、檔案存儲、檔案利用提供基礎。2、數據統一通過數據集成，形成檔案局覆蓋區域的檔案資源數據庫，數據格式統一，封裝的信息包統一，為檔案交互和檔案利用服務提供數據層面的支撐。3、應用統一通過應用集成，實現對所有檔案相關應用的集成，實現數字檔案館的“橫向集成，縱向貫通”，實現流程結轉歸檔自動化、跨單位數據傳遞和查詢。
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