我們總是在抱怨時間不夠，卻很少努力去找利用時間的方法。怎樣利用你那非常有限的時間？簡單來說就是指減輕工作（少做次要事情）的力量，擁有這種力量並非易事，我們需要改變一些習慣，每天花一定時間列出重要事情和次要事情，根據事情的主次有區別地利用時間。就可以節省花在次要事情上的時間，從而增加重要事情上的時間投入。花一定的時間化繁為簡可以節省更多的時間。
面對繁雜的事情，哪些應該優先對待？哪些應該拖延處理甚至不予處理？我們都知道有一個處理事情的原則：按事情的輕重緩急來辦。也就是說，我們應當按照事情的“重要程度”來處理。那麼判斷事情重要程度的標準是什麼呢？具體說來，不同的情形會有不同的標準，但有一個標準我想是我們每一個人都應該牢記在心的：對實現目標的度大小。對實現目標貢獻越大的事情越重要，對實現目標貢獻越無意義的越不重要，它們越應延後處理。當然，在此有一個前提，那就是：你得時刻清楚自己的目標。當目標失去時，先做哪件事都無關緊要。
很多道理我們都很清楚，但是，現實卻總是相反。在管理工作中，最具威脅性的莫過於“先做緊迫的事，後做不緊迫的事”了。
我們可能經常把每日待處理的事區分為三個層次：（1）今天“必須”做的事（即最為緊迫的事）；（2）今天“應該”做的事（即有點緊迫的事）；（3）今天“可以”做的事（即不緊迫的事）。當然，對自己需做的事進行整理是一個好的習慣，但錯誤的卻是排錯了事情的優先次序。
有時，重要的事也是緊迫的事，但是，在很多情況下，愈是重要的事愈不緊迫。例如參加管理技能培訓，向上級提出改進運營方式的建議等甚至個人生活中的一些瑣事，諸如減肥、戒菸、等都是重要的事，但是卻不是緊迫的事。它們往往因為不具有緊迫性而無限期地延遲進行。
還有許多緊迫的事情，它們經常都不是重要的事情，比如說，不速之客的拜訪、外來的電話等。
在原始社會里，惟一的能量來源就是人類自己。但成人平均可以產生的能量不到一匹馬的十分之一，顯然，單獨依賴人力的社會走不了多遠。而一個人如果只靠自己單打獨鬥更不可能活得久。有時候你會聽到人們抱怨：對那些一輩子拼命工作卻以貧困告終的人來說並不公平。但這並不是公不公平的問題，只是老天爺只是比較眷顧那些知道如何有效開發能量的社會或個人。
在現代工業社會里，對於我們人類來說，非常緊缺的一項“能量”，更確切地說應該稱做“資源”就是時間。抱怨時間太少的人太多，而知道如何去利用時間的人卻太少。
正值國內爆發新冠疫情，我們不妨問問你自己：“該如何更有效的利用時間，從而減少這無知的的抱怨時間太少？”首先別將忙碌與效率混為一談。
騎腳踏車的人走不遠。假如你過於忙碌地工作而沒有時間去思考你做的事，你將無法充分利用你的成就，來降低工作量。從而讓你有一段時間可以反省你所做的所完成的這件事情的意義。
