在單位裡從事文字工作的人，每天的主要工作就是面對大大小小的材料。今天不是要活動方案，就是要工作總結，有時領導再給你安排一個特急的彙報材料，準會讓你瞬間兩眼發黑，一個頭比兩個大，怎麼寫？
也許有人會說：公文好寫，無非是大比小、套著上級的寫準沒錯。拿以前的材料改頭換面也可以混過去，實在沒有，也可以上網問“度娘”。
可是，你要知道，領導是何等的精明，如果你從網上大段大段的抄襲，領導肯定會說你“假、大、空”，放之四海皆能用；如果你拿“陳芝麻爛穀子”去糊弄，領導肯定會說你不動腦筋、沒新意，總之，是過不了關的。那麼，當你接到一個寫作任務後，怎樣一步步“整”出一篇好材料呢？
今天，我們再來學習一下像玉的石頭撰寫的《秘書寫作手記2：怎樣寫出好公文》。
我們通常所理解的公文是：命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要等15種《黨政機關公文格式》中明確定的公文種類。
而像玉的石頭講的寫公文是除此之外的機關日常工作中大量使用的文字材料，如：領導講話 、主持詞、工作報告、工作彙報、工作總結、述職報告、文件、調研報告、經驗介紹、心得體會等等，這些都都是使用量最大，領導特別關注，而且又沒有格式文本可以參考的。也是說教給你怎樣寫材料、怎樣寫文稿，怎樣寫稿子，這些都是考驗筆桿子水平的硬槓桿。
01 磨刀不誤砍柴功——牢記“7”個字
寫材料一般要記住7個字：問、搜、搭、填、順、亮、磨。
“問”就是探尋背景。做好前期準備工作，就是搞明白為什麼要寫這篇材料，是寫給誰要的，是表態性的，還是彙報性的。這需要在寫作前通過查查文件或通知看上級部署和要求是什麼？本單位都有做了哪些？涉及的內容有哪幾塊等等，然後和領導溝通一下，有什麼想法或要求沒有，只能事先搞清寫材料的意圖後，才能做到有的放矢，方向不會跑偏。
“搜”就是搜素材。可以先從百度、知網上搜相關的格式或模板，建個文件夾，把材料彙總到一起。然後就是從本單位的微信公眾號或美篇中搜尋有用的素材。邊搜邊下載，邊在白紙上做記錄，總之，蒐集素材的時間，甚至可以長於動筆寫的時間。
“搭”就是搭框架。這是寫材料前必須深思熟慮的一件事。尤其是新手，最好是先搭框架。大致確定一下材料計劃分幾個部分，每個部分都準備寫什麼觀點，最好細化到二級標題。先搭框架的好處有兩個：一是可以讓你看清邏輯關係，看幾個標題之間是平行關係還是遞進關係；二是可以讓你省折騰。框架和標題確定後，可以先拿給領導看看材料結構和思路對不對，如果事前沒讓領導審思路，再最後推倒重來，代價可就太大了。
“填”就是填內容。給搭好的框架填充內容，把之前收集的素材中可以用的材料填上去，把每個段落的內容填上去。對於可以被模仿的素材，一定要調整一下說法，然後加上本單位或部門的實際內容，作為材料的例證。這個過程不要停，以最快的速度先組出一篇初稿，再慢慢去修改。
“順”就是初改。從頭到尾地梳理、通讀一遍，看看有沒有邏輯不順的問題，有沒有重複的問題，有沒有語句錯誤、篇幅失衡的問題，有沒有囉哩囉唆，數據不一致的問題等等 。改順之後，一篇稿子基本就可以拿出手了。
“亮”就是增亮點。要花很多的時間放在增亮點上。標題不好，就蒐集一些比較酷炫的標題來進行改造。語句平平，就找些經典、金句加進去；內容有點空，就加數據、加故事，用身邊的事去不斷豐富細節。
“磨”就是深入改。好文章都是改出來的。改的次數越多，文章質量就越高。尤其是對特別重要的稿子，在改過幾篇後，還是要先放一放，等隔過一陣子，再拿出來從前到後通讀一篇，主要是刪除一些冗長的表述，直至出手的文章改到無廢話、無累贅，方可出手，交給領導審閱。
02 如何建立資料庫，平時都是蒐集哪些素材
每天單位要你寫的東西可能會很多，今天可能是寫一個領導講話，明天就又可能寫關於黨的建設、心得體會，後天又可能寫調研報告或工作總結……面對如此眾多的寫作壓力，作為一個筆桿子，如果沒有自己的寫作百寶箱，即：資料庫，到時候肯定是抓耳找腮、兩眼發黑。
那麼，如何建立自己的資料庫，讓自己精準地“抄”，“抄”到好東西？方法有三種：
一是大雜燴法。懶人辦法，就是不管什麼主題、類別、領域，建一個文檔，看到中意的文字、金句、好文章等都直接粘貼進去。
二是分類法。就是按照主題分類，如：教育、科技、醫療、金融等等；按類型分類，如：講話、名言、古語、故事等等；按文章結構分類，如：開頭、結尾、過渡、標題、提綱等等。
三是拍照法。就是從報紙、雜誌上看到好的文章，怎麼辦？這時只要用手機拍下照片就可行了，隔段時間上傳一次，需要時再隨時翻閱即可。現在還有一些圖像識別軟件，拍照後自動識別轉換成文字，便於保存。如果辦公室配備了掃描儀，也可以把文章掃下來，作為電子文檔添加到資料庫裡。
在準備建資料庫前，都是蒐集哪些內容呢？
1.新的思想、觀點。一種是你所在領域的最為宏觀、最為提綱挈領的標準提法，一些放之四海皆準又不能不說的話。如：金句和新觀點等。另一種是對各種問題的精闢認識和精妙觀點。如：社評類的文章。
2.生活中的故事、實例。從書刊、生活中發現、聽到的故事都可以作為素材進行收集。在寫材料時說不定什麼時候就會用上。
3.精美的標題。從報紙、新聞及各刊物中發現好的標題，要注意蒐集起來，有好的標題，可以為你的材料提升一個檔次，增色不少。
03 如何用好搜索引擎
百度公司百度搜索
要想從網上找到一篇高質量的文章，一般而言，最好是去搜索政府網站 、新聞網站 、正規單位的網站的值比較高，裡面都是新近發生的、實實在在的報告、講話等，可以花時間品讀研學。再就是本單位的網站或微信公眾號等，那裡如果更新及時的話，連在一起，就以一部編年史或年鑑，極具參考價值。
除了用百度等搜索外，像玉的石頭在《秘書寫作手記2：怎樣寫出好公文》一書中，還介紹了許多重要的網站和搜索引擎方法。有興趣的話可以看一看。
04 初學者，如何模仿寫材料
初學者，面臨的最大問題是：沒一點思路，沒提綱，不知道從哪裡下手。這時就需要學會模仿。模仿老筆桿的材料。看他們都是怎樣寫的，如何搭的框架結構。那麼如何模仿：
一是重點關注自己不知道的。一篇文章中可以模訪的環節太多，但有一條原則就是：先研究別人有而我沒有的東西，先模仿自己不會的東西。如起草祝酒詞，主要模仿的是它的結構和套路。
二是模仿文章結構。對於一個新手來說，最好先照著之前老筆桿的材料結構套寫，根據適時的新觀點、新提法進行更替即可。
三是替換內容。文章結構敲定後，就是替換內容了。以已有的材料為基礎，替換那些已經不合時宜的內容，保留能用的內容。
四是交叉模仿。就是儘可能多的蒐集與所寫的主題中某部分相關的內容，然後從多篇文章中，分別找到合適的一小段，甚至一小句，加以借鑑、修改，運用到自己的文章中。
五是對單一主題發散。針對自己的題目進行發散和拓展，引深一下自己的題目內容，也許會找到相關內容。
六是要結合單位實際寫。要結合自己本單位 、本次活動 、本時間段的內容進行。如果出現張冠李戴的事情可就不好辦了。
寫作無止境，創作多艱辛。關於寫作的乾貨，象玉的石頭在書中還有很多很多，我只是揀些乾貨中的一爪半鱗介紹給大家。如果有興趣，大家可以搜索該書進行深入學習。
作者：含水柔天，80後職場小女子，左手寫工作為了生存，右手碼文字為了生活。我手寫我心，做最好的自己，遇見更好的你。
