辦公設備管理制度
《
xxxx公司辦公設備管理制度》
第一章 總則
第一條 本制度制定的目的是加強對公司內部辦公設備的管理，有效控制行政經費的支出，以確保辦公設備在工作中的正常使用。
第二條 本制度所指的"辦公設備"包括：公司內部電話、電腦、打印機、傳真機、照相機、投影儀等所有辦公設備。
第三條 公司的辦公設備屬於公司的工作資源，只可用於公司內部以工作為目的的各項業務，禁止將公司的辦公設備用於處理私人事務。
第二章 辦公設備的採購
第四條 辦公設備採購管理職責
（1）公司行政部負責統一採購計劃的制訂和實施。
（2）公司財務部負責審核採購費用。
（3）公司總經理負責審批採購計劃，採購合同以及採購費用。
第五條 辦公設備採購審批程序。
（1）根據本部門實際情況，設備需求部門填寫《辦公設備請購單》提交行政部。
（2）行政部每季度對申購申請進行一次統計彙總，根據彙總結果和公司現有設備的使用情況制訂採購計劃，填寫《辦公設備採購審批表》，經行政部經理審核後提交財務部審核，最後報請總經理批准。
（3）根據審批意見，行政部實施辦公設備採購程序。
第六條 辦公設備採購程序。
（1）行政部必須選擇超過三家的供應商進行詢價。
（2）採購經辦人應對報價資料進行認真的分析，並參考以往的採購記錄及當時的市場行情與供應商進行議價。
（3）經辦人填寫《辦公設備詢議價情況報告表》，經行政部經理審核後，提交總經理審批。
（4）根據審批意見，經辦人實施採購，必要時應與供應商簽訂《採購合同》。
第七條 辦公設備的驗收入庫工作程序。
（1）設備到貨後，行政部應對設備進行仔細地檢驗，必要時設備需求部門應給與協助支持。
（2）檢驗人員在《辦公設備驗收單》上確認簽字後，設備方可登記入庫。
第八條 設備採購費用付款程序。
（1）採取預付款方式時，經辦人員需憑《辦公設備詢議價情況報告表》或《採購合同》，填寫《借款單》，經財務部經理審核，總經理審批通過後辦理預付款手續。
（2）採取貨到付款方式時，在設備到貨後，經辦人員憑辦公設備詢議價情況報告表》或《採購合同》、《辦公設備驗收單》及購貨發票，辦理財務報銷手續。
第九條 設備採購管理辦法。
（1）行政部必須嚴格遵守公平、公開的原則，在保證質量的前提下綜合考慮價格、交貨期、售後服務等因素，選擇信譽度高的供應商。
（2）公司主要設備的採購應有3-5家資質完備、質量可靠、誠信度高的備選供應商。
（3）所採購設備單價超過3萬元時，必須採取公開招標的方式進行採購。
（4）設備採購人員必須嚴格遵守公司規章制度，秉公辦事，任何人不得在採購設備過程中收受回扣。如有違反，一經發現，公司將嚴肅處理。
（5）行政部與供貨商簽訂購買合同時，須對售後做出明確約定。設備驗收不合格時，應按照合同的約定，進行退、換貨或索賠。
（6）供貨商提供報價的設備規格與《辦公設備採購審批表》中所列的設備規格不同或屬於代用品的，應及時與設備部門溝通，由需求部門經理簽字確認後，方可購買。
（7）設備在投入使用前需要廠家現場指導的，由行政部負責相關事宜。
（8）設備採購人員應樹立服務意識，若因缺貨等原因無法按時完成採購時，應及時通知需求部門，並積極與其協商處理。
（9）各生產部門對辦公設備有緊急需求時，可直接將部門經理審核的購買申請提交公司總經理審批。審批通過後，由行政部安排單獨採購。
第三章 辦公設備的使用及維修
第十條 辦公設備的使用與保養。
（1）公司全部的辦公設備都要指派專人管理，嚴禁其他人員擅自使用。
（2）使用設備前應認真閱讀說明書，操作必須嚴格按照操作規範進行。
（3）如因人為原因導致的設備丟失或損壞，應追究相關人員的責任。
（4）行政部應指派專人根據產品的保養手冊定期對辦公設備進行檢查養護，排除隱患，以免因設備故障影響公司的業務。
（5）需要由廠家進行專業保養的，由行政部負責相關事宜。
第十一條 辦公設備的維修。
（1）當設備發生故障時，應報請行政部安排維修。因私自處理導致設備損毀的，由責任人承擔相應的損失。
（2）行政部應對設備的維修情況作詳細的記錄，包括設備編號、維修日期、故障現象及原因、維修費用、維修單位等。，並建立維修檔案。
（3）行政部應根據各類故障產生的原因提出預防措施，並及時通知各部門在使用設備過程中加以防範。
第十二條 辦公設備使用監督。
（1）各部門經理負責本部門所用辦公設備的日常使用監督。
（2）行政部負責不定期地對辦公設備的使用情況進行檢查。
（3）行政部有權提請處罰違規使用辦公設備的人員。
第十三條 辦公設備的報廢認定及處理。
（1）辦公設備因故障無法維修或無維修價值需要報廢時，行政部應提交《辦公用品報廢清單》，由公司總經理簽字審批。
（2）行政部負責處理報廢的辦公設備，所得現金應立即交財務部入賬，同時，財務部負責對已報廢的辦公用品進行銷賬。
第四章 辦公設備的分類管理
第十四條 電腦的使用管理
（1）本制度中所稱"電腦"包括：主機、顯示器、鍵盤、鼠標等全部設備以及各類應用軟件。
（2）公司內部網絡管理員負責計算機的管理，其有權對公司任何一臺電腦實時操作、設置等管理。
（3）公司電腦使用實施"專人專管"的原則，即由每臺電腦的使用者負責電腦日常操作及保養，使電腦及其附屬設施始終處於整潔、良好的狀態。
（4）未經允許，公司網絡管理員之外的任何人不得擅自使用他人的電腦。
（5）電腦的使用者應設置開機密碼，且未經公司批准，不得將密碼洩露給他人，以免信息外洩導致公司遭受損失。
（6）電腦上必須安裝殺毒軟件並及時進行更新。不得使用未經殺毒軟件檢查的U盤、移動硬盤、軟件等，以防止病毒侵入。
（7）電腦上不得存放會影響、破壞公司計算機網絡正常運行的軟件，如黑客程序、網絡代理服務器等。一經發現，網絡管理員有權立即刪除。
（8）嚴禁使用公司電腦玩遊戲、看電影以及進行其他娛樂活動。
（9）行政部指派專人對公司電腦的硬件進行維護，其他人不得隨意拆卸電腦設備或更換配置。
（10）電腦使用者應定期對電腦內的資料進行整理和備份，刪除無用的文件，確保電腦有足夠的運行空間。備份的資料可由部門統一保管。
（11）電腦使用者離開時應退出系統並關閉電源。
第十五條 電話的使用管理
（1）電話由行政部統一進行分配和管理，未經允許，其他人不得擅自調換電話號碼或私自拉線串號。
（2）各部門經理負責對電話的日常使用情況進行監督和控制。
（3）通話時要簡潔扼要，避免長時間佔線，浪費時間和資源。
（4）因工作原因需要撥打長途電話時，應事先徵得部門主管的允許。
第十六條 打印機、複印機的使用管理。
（1）打印機、複印機由行政部指派專人負責使用，其他人不得擅自使用。
（2）在不使用打印機、複印機時，應關閉電源，降低損耗。
第十七條 傳真機的使用管理。
（1）傳真機由行政部指派專人負責使用，其他人不得擅自使用。
（2）涉及公司機密的文件必須經公司領導簽字批准後方可傳送。
（3）每天下班後，應將傳真機設置為自動接收狀態，以防遺漏重要文件。
第十八條 其他辦公設備使用管理
（1）公司全部辦公設備均指派專人保管和使用，未經允許其他人不得擅自使用。
（2）設備負責人應定期養護設備，以確保設備的正常運轉和使用。
（3）由於設備使用人員操作不當造成設備損壞時的，應按照設備的購置價格賠償。
（4）員工進行崗位變動或離職時，應將制定的辦公設備交與行政部審核。行政部經理確認後，員工方可辦理異動或離職手續。
第五章 附則
第十九條 公司行政部有權提請處罰違反本制度的人員。
第二十條 本制度的最終解釋權歸行政部所有。
第二十一條 本制度自公佈之日起實施。
辦公設備管理流程及流程圖：
在進行辦公設備管理時，可參照如下流程：
（1）各部門向行政部提出購買辦公設備申請。
（2）行政部對請購申請進行審核、彙總後，提交公司總經理審批。
（3）經領導審批通過後，行政部負責詢價並初步選定供貨商。
（4）行政部將初步選定的供貨商情況提交總經理審批。根據總經理的審批意見實施購買。
（5）行政部負責將更新設備登記入庫，並將相關資料存檔保管。
（6）各職能部門按需領用設備，行政部負責監督使用及日常維護。
（7）設備發生故障時，職能部門報請行政部安排維修。對於無法修復或無修復價值的設備，行政部提交報廢申請，由公司總經理審批。
（8）審批報廢的辦公用品按照報廢程序予以處理，相關資料歸檔保存。
流程圖：
設備申購單審核、彙總篩選供貨商初選供貨商實施購買登記入庫部門領用日常養護維修申請報廢報廢資料存檔保管審批審批審批故障報修資料歸檔繼續使用
辦公設備管理表格：
（1）辦公設備請購單：
（2）辦公設備採購審批表：
（3）辦公設備詢議價情況報告表：
（4）辦公設備驗收單：
（5）辦公設備入庫登記表：
（6）辦公設備明細表：
（7）辦公設備領用表：
（8）辦公設備保修單:
（9）辦公設備報修記錄表：
（10）辦公設備報廢清單：
例表一：
辦公設備請購單
例表二：
辦公設備採購審批表
填表人： 填報時間：
例表三：
辦公設備詢議價情況報告表
填表人： 填報時間：
例表四：
辦公設備驗收單
填表人： 填報時間：
例表五：
辦公設備入庫登記表
填表人： 填報時間：
例表六：
辦公設備明細表
填表人： 填報時間：
例表七：
辦公設備領用表
填表人： 填報時間：
例表八：
辦公設備保修單
填表人： 填報時間：
例表九：
辦公設備報修就記錄表
填表人： 填報時間：
例表十：
辦公設備報廢清單
《XXXX公用品管理制度》
第1章 總則
第一條 本制度制定的目的是規範辦公用品的採購、發放等日常管理，方便公司員工領用辦公用品，合理控制辦公用品的費用支出，以節約公司資源。
第二條 本制度適用於公司所有辦公用品的採購、發放和使用管理。
第三條 行政部統一負責辦公用品的採購、發放、保管、使用和監督等日常事務。
第二章 辦公用品的採購管理
第四條 辦公用品的採購程序。
（1）行政工作人員須及時掌握辦公用品的庫存情況，並根據平時的消耗水平製作採購計劃，明確訂購數量，填寫《辦公用品申購單》。
（2）將經行政部經理審核的《辦公用品申購單》，提交公司總經理審批。
（3）審批通過後，根據審批意見，行政部負責採用訂購或直接購買的方式實施購買。
（4）所訂購辦公用品到貨後，行政部應嚴格根據送貨單驗收，核對型號規格、品種、數量和質量，以確保不存在任何問題。
（5）驗收人員在《辦公用品驗收單》上填寫驗收結果並簽字確認。
（6）針對直接購買的辦公用品，經辦人員可憑《辦公用品申購單》以及有效發票，到財務部辦理報銷手續；針對採用訂貨方式採購的辦公用品，經辦人須憑《辦公用品申購單》及《辦公用品驗收單》，到財務部辦理領款手續。
第五條 辦公用品採購規定。
（1）經辦人員本著"合理節約"的原則實施採購，避免重複購買造成庫存積壓；選擇供貨商時應貨比三家，儘量選擇質優價廉的辦公用品。
（2）各部門如因工作原因而對某種辦公用品的需求量或規格發生更改時，需向行政部提出書面申請，以便行政部及時對訂購計劃進行調整。
（3）行政部填寫《辦公用品訂購進度控制表》，表中應詳細地記錄訂購日期、數量、單價、供應商信息以及到貨數量和日期。
（4）如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在採用電話或傳真的方式通知行政部後，自行選擇購買所需物品，但事後需時間補辦相關手續。否則，所產生的費用公司將不予報銷。
（5）驗收結果為不合格時，由行政部負責與供貨商溝通協商，進行退換貨等相關事宜的處理。
（6）對於驗收結果為不合格的用品，財務部有權拒絕支領相關費用。
（7）經辦人員應秉公辦事，採購過成中嚴禁收受回扣及其他禮品。確實無法拒絕時，應上交公司。如有違反，一經發現，公司將根據情節輕重對違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭退處理。
第三章 辦公用品的領用和發放
第六條 辦公用品的領用和發放辦法。
（1）領取辦公用品時，需以部門為單位，在規定的時間內向行政部提交《辦公用品申領表》，寫明所需領取的用品名稱與數量，並由部門主管簽字核准。
（2）公司規定每月X--X日為統一的提交申領表時間，遇節假日順延，其他時間均不予受理。
（3）行政部根據申領表的內容備齊所需物品時，於每月XX日前向各部門分發。同時進行辦公用品發放的登記工作。寫明分發物品的名稱、數量、型號規格及發放日期，最後由申領人簽字確認。
（4）員工離職時，其已領取或保管的訂書器、計算器、文件架、文件盒等耐用品必須交還行政部。如有丟失或損壞，行政部負責折價後向其索取賠償。
（5）經公司總經理批准的特殊辦公用品可隨時申領。
第七條 新員工入職時，可按照核定的崗位標準領取一套辦公用品。具體內容如下表所示：
辦公用品崗位領用標準一覽表
第4章 辦公用品的保管和使用
第八條 辦公用品的保管及使用管理。
（1）行政部應建立庫存辦公用品臺賬，明確掌握辦公用品的庫存情況。
（2）辦公用品倉庫須經常清掃整理，並定期進行盤點。盤點時如有帳物不符的情況，應及時查明原因，做到帳物相符。
（3）行政部應根據辦公用品的採購價格核算出物品單價，並根據各部門的領用情況計算出相應的費用，將其作為年度考核的依據，並定期進行整理、彙總及存檔。
（4）水性筆、圓珠筆等首次領用三個月內，只能領用筆芯，不得重複領用。
（5）離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發放，申請人不得以其新舊為由拒絕使用。
（6）行政部對已無使用價值，決定報廢的辦公用品應做好登記，降低易耗資源的消耗。
（7）樹立節約意識，提倡無紙化辦公，儘量使用網絡資源，降低易耗資源的消耗。
第五章 辦公用品的使用監督
第九條 各部門經理負責監督本部門辦公用品的日常使用情況。
第十條 行政部應定期對各部門辦公用品的領用申請以及實際使用情況進行核對。
第十一條 行政部每月填寫《辦公用品使用情況彙總表》，一式兩份。一份存檔用於年終各部門的績效考核，另一份提交各部門經理，使其瞭解本部門辦公用品的消耗情況。
第十二條 實行"走動管理"，發現問題及時提醒解決，杜絕浪費。
第五章 附則
第十三條 本制度的最終解釋權歸行政部所有。
第十四條 本制度自公佈之日起執行。
辦公用品管理流程：
行政部在對辦公用品進行管理時可以按照下面的流程進行:
（1）行政部根據辦公用品的庫存量以及平時的消耗量確定購買數量，提交購買申請。
（2）行政部經理審核購買申請後，提交總經理審批。
（3）行政部根據審批意見實施購買。
（4）供應商保質保量如期發貨。
（5）行政部負責驗收貨物，驗收不合格時，與供應商聯繫協商安排退貨事宜。
（6）驗收合格後，將所購物品登記造冊入庫保管，以備領用。
（7）各部門按需領用辦公用品。
流程圖：
申請購買實施購買驗收貨物登記入庫按需領用審核審批發貨合格
辦公用品管理表格：
（1）辦公用品申購單
（2）辦公用品驗收單
（3）辦公用品申領單
（4）辦公用品訂購調度控制表
（5）辦公用品領用記錄表
（6）辦公用品使用情況彙總表
（7）辦公用品庫存盤點表
（8）辦公用品報廢清單
例表一：
辦公用品申購單
申請人簽字： 填表日期：
例表二：
辦公用品驗收單
例表三：
辦公用品申領單
例表四：
辦公用品訂購調度控制表
填表人： 填表日期：
例表五：
辦公用品領用記錄表
填表人： 填表日期：
例表六：
辦公用品使用情況彙總表
填表人： 填表日期：
例表七：
辦公用品庫存盤點表
填表人： 填表日期：
例表八：
辦公用品報廢清單
填表人： 填表日期：
《XX公司檔案管理制度》
第一章 總則
第一條 本制度制定的目的是加強本公司文書檔案的管理工作，提高檔案管理的質量和效率。
第二條 歸檔範圍。
1、重要會議的通知、報告、決議、領導講話、會議簡報等材料。
2、本公司對外正式發文以及有關單位的來往文書。
3、反映本公司主要職能的報告和總結。
4、公司各種工作計劃、報告、請示、批覆、會議紀要以及統計報表。
5、公司與有關單位簽訂的合同、協議書等資料。
6、關於幹部任免、員工獎懲、員工薪酬、福利津貼等方面的人事材料。
7、公司大事記以及反映公司重要活動的剪報、照片、音像資料的材料。
第三條 公司行政部負責歸檔資料以及日常管理工作。
第二章 檔案資料的蒐集
第四條 各業務部門須對辦理完畢的文件材料進行挑選、立卷，定期移交至行政部歸檔保存。
第五條 行政部應加強與各業務部門間的聯繫，掌握各部門的業務情況，主動及時的對有保存價值的文件資料進行收集。
第六條 檔案管理人員應按照下列要求點收移交文件。
1、檢查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查歸人。
2、文件處理手續必須完備，如有遺漏，立即退回有關部門補齊。
3、文件如經過抽查，應由主管部門負責人的確認簽字。
4、與案件無關的文件或不應附案歸檔的文件，應立即退回有關部門。
5、有價證劵或其它貴重物品應退回有關部門，由經辦部門送公司指定的保管部門簽收後，再將文件進行歸檔處理。
第七條 歸檔要求。
1、文書歸檔後，原告由行政部門歸檔，相關部門根據實際需要留存影本。如因工作需要，經辦部門需要保留原稿時，必須經行政部批准，切妥善保管原稿，並將影印本歸檔。原稿使用完畢後，經辦部門應及時送行政部歸檔並換回影本。
2、經辦部門須對移交的文件進行系統的整理，儘量保持文件間存在的聯繫，區分文件的保存價值，做到準確分類、合理立卷。
3、案卷標題簡明，編號符合公司規範。
4、立卷文件應將正件和附件、請示與批覆等統一立卷，避免分散。
5、卷內文件應按照形成時間或常規順序有序排列。
6、文件裝訂符合規範，不得出現破損、皺摺或參差不齊等現象。
7、檔案管理人員點收完畢後，應填寫歸檔文件移交清單，經雙方確認簽字後各留存保管，以備查考。
8、文件的歸檔時間如下表所示：
不同類型文件的歸檔時間
第三章 檔案資料的整理和分類
第八條 檔案資料的整理。
1、檔案管理人員應嚴格按照歸檔要求裝訂，保持案卷外觀整潔。
2、根據檔案的來源、時間、內容、形式等將案卷分類，調整不規範的編號，填寫案卷目錄。
第九條 檔案的分類。
1、分類檔案應根據內容、部門、項目等因素進行三類分級。先按部門區分，然後根據檔案的性質分類、最後在同類中依序分為若干小類。
2、檔案分類力求實用而不拘泥，若三級分類不夠用，可增設第四級"細類"。
3、每個檔夾的封面內首頁應設"目次表"，檔案歸檔時依序編號、登錄，編號原則是每案一個"目次"。
4、同一類或細類的檔案應在一個檔夾中裝訂。檔案較多，一個檔夾不夠用時，可用兩個以上的檔夾裝訂，並在小類或細類之後增設"卷次"編號，以便查找。
第十條 檔案名稱及編號。
1、檔案的各級分類應有統一的名稱。名稱不能含糊籠統，應以充分顯示檔案內容性質為原則。
2、檔號的表示方式為：A1A2-B1B2C1C2D1—E1E2。其中A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次。
3、各級匪類、卷次以及目次的編號，均已十進位阿拉伯數字表示，其位數根據檔案多少及增長情況酌情定製。
4、確定檔案分類的各級名稱後，應將所有分類的各級名稱及其代表數字編號依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號》，以便查閱。
5、檔案分類的各級名稱編號內應預留若干空擋，以備將來組織規模擴大或業務增多時，隨時增補。
6、檔案分類的各級名稱及其代表數字一經確定，不已修改。若需要修改，應事先討論審查，並擬定《新舊檔案分類編號對照表》，避免混淆。
第十一條 檔號的編定。
1、對於新檔案，應從《檔案分類編號表》中查明該檔案所屬類別、卷次、目次順序，以此來編列檔號。
2、檔案如需歸檔前案，應查明前案的檔號，將其以同號編制。
3、如有一案敘述數事或一案桂日多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。
4、編列檔號應從左而右，左方裝訂的檔案，檔號應填寫於案件首頁的右上角，5裝訂者填寫於左上角。
第四章 檔案的保管
第十二條 歸檔文件須依目次號順序以活頁的方式裝訂於相關類別的檔夾內，並根據實際需要註明目次號碼，以便查閱。
第十三條 應在檔夾背脊上標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查找。
第十四條 定期清理歸檔文件，保持檔案整潔有序，必要時應採取防火、放盜、防潮、防蟲等措施。
第十五條 將已到達保存期限的檔案登記造冊，呈送公司總經理審批後銷燬。
第十六條 檔案的保存期限如下表所示：
檔案的保存期限
第十七條 檔案銷燬時，必須由公司指派的專人與檔案管理人員同時在場進行監督，防止資料外洩。
第五章 調卷管理
第十八條 員工需要調閱檔案時，應填寫《檔案調卷申請表》，寫明調閱原因及所需要調閱檔案的名稱，經部門主管核准後方可調閱。
第十九條 調閱涉及公司機密的檔案資料，必須經總經理批准。
第二十條 調閱後歸還歸檔時，檔案管理人員應認真核查，從新歸檔，並填寫《檔案調閱情況記錄表》，寫明所調閱文件的名稱，調閱人、調出時間、歸檔時間等信息。
第二十一條 檔案調閱時間一般不得超過2天，對調閱期限有特殊規定的檔案應嚴格按照規定執行。對逾期未歸還者，檔案管理人員負責催還。
第二十二條 調閱人員應愛護檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自塗改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉接他人。
第六章 附則
第二十三條 本制度的最終解釋權歸公司行政部所有。
第二十四條 本制度自公佈之日起實施。
《XX公司聲像管理辦法》
第一章 總則
第一條 本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規範公司的聲像檔案管理，全面提高檔案管理水平。
第二條 收集範圍。
1、反映公司主要職能活動以及經營成果的聲像資料。
2、公司組織並參加的重要會議和重大活動的聲資料。
3、公司外部形成的與本公司有關的重要聲像資料。
4、其他具有保存價值的聲像資料。
第二章 聲像資料的收集
第三條 聲像檔案的收集方式。
1、產生聲像資料的各部門應及時將聲像資料隨同其他載體形式的檔案移交歸檔。
2、檔案室要隨時收集公司具有保存價值的聲像資料。
第四條 聲像檔案的手機要求。
1、歸檔的聲像資料應齊備，文字說明應清楚完整。
2、歸檔的聲像資料應為原版，如因特殊情況無法提供原版時，經主管領導審批同意可將複製件歸檔。
第三章 聲像檔案的管理和分類
第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負責，檔案部門給予協助支持。
第六條 聲像檔案的分類與編號。
1、錄音帶、錄像帶、攝像帶應按照形成的年份、問題進行分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的視為一個案卷，編一個案卷號，然後再將每盤帶子按照錄制順序依次編號。
2、照片應按照形成年份、問題進行分類。同屬一類的照片應按照時間順序編號，並填寫底片號。底片在卷宗內編流水號，格式為：卷宗號-流水號。
3、聲像檔案應編注與其他載體檔案相聯繫的參照號，格式為：（檔案形態）檔號/（檔案形態）檔號。
第七條 聲像檔案的文字說明應該簡潔、準確、概括，具體包括：事由、時間、地點、任務、背景、攝錄者等內容。照片的文字說明按張編寫；錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫。
第八條 聲像檔案的編制形式。
1、照片編制採用橫寫格式，其格式為：照片/底片號-文字說明-參見號-攝製時間-攝製者。
2、錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式為：在套盒上標準頁碼，然後根據要求逐項填寫。
第九條 聲像檔案案卷要求。
1、將主題相同的聲像資料組成案卷，集中編放。
2、照片、底片以自然張為單位填寫卷內目錄；錄音帶、錄像帶、攝像帶以盒為單位填寫卷內目錄。
3、卷內備考表，用來說明卷中聲像資料的整理與變動情況。
第四章 聲像檔案的保管
第十條 聲像檔案保存的技術要求。
1、聲像檔案入庫前必須仔細檢查，對於已經汙損的聲像資料要進行必要的技術處理。
2、底片、膠片庫溫應保持在13℃-15℃，相對溼度保持在35%-45%；照片庫溫應保持在14℃-24℃，相對溼度保持在37.5%-67.5%；錄音帶、錄像帶、攝像帶應保持在18℃-24℃，相對溼度保持在40%-60%。
3、底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開磁場強度超過30奧斯特的磁場，盒與盒的間距應超過3毫米，且儘量不適用鐵皮櫃存放磁帶。
第十一條 歸檔保存的聲像資料，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和塗改。
第十二條 認真執行聲像檔案統計制度，做好檔案進出、庫存數量、庫存情況等方面的統計。對庫存的聲像檔案，須每年進行一次檢查。
第十三條 聲像檔案的借閱。
1、建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格進行審批，根據機密程度，明確利用範圍。
2、原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時，需經主管領導批准後限期外借。
3、外單位借用或複製聲像檔案，由行政部負責辦理，並嚴格按照相關規定收費。在借用過程中導致損壞，由借用單位承擔賠償責任。
4、外單位借用具有專利的聲像資料，應按照《中華人民共和國專利法》有關規定辦理。
5、在不影響保密的情況下，各部門可充分利用聲像檔案資源舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用庫存的聲像檔案。
第十四條 銷燬聲像檔案必須經過鑑定，徵得歸檔部門同意並經主管領導批准。銷燬的聲像檔案應登記造冊。
第五章 聲像檔案的費用管理
第十五條 由形成聲像檔案而產生的費用，檔案產生部門可在檔案資料按照規定歸檔後，經檔案室確認簽字，到財務部報銷相關費用。
第六章 附則
第十六條 本辦法的最終解釋權歸公司行政部所有。
第十七條 本辦法自公佈之日起實施。
