5S管理起源於日本，是指在生產作業現場對人員、機器、材料等生產要素進行有效的管理。5S管理不僅僅對工業生產現場管理很有效，對於個人工作和生活也是非常有效的。5S管理法包括整理、整頓、清掃、清潔和習慣，僅從名字上我們基本就能看出來要如何去行動。5S管理法是一種實踐型的方法，沒有捷徑，只能腳踏實地的去做，去改進自己的工作和生活。5S管理法對於工廠而言是一種長期投資，並形成文化，而對個人來說，則可以立即見效，如果形成習慣以後，也是極簡主義生活的一項有益實踐，提高工作效率，提高生活價值。
整理是整理空間，整頓是整理時間，清掃清潔是讓個人用品保持清潔，最後形成習慣。雖然大多數的時候，我們的桌面是雜亂的，但我們還是能很快能找到所需要的文件，因為這是一種隱藏的秩序。如果我們做能到更有序，是不是能找得更快一些呢？桌面雖然可以亂，但是一定要保持乾淨，如果有很多灰塵，有很多橡皮屑，是不是仍然感覺到工作不舒適呢？所以我們最好讓工作桌面儘量保持有序。例如，利用文件夾或文件盒將不同文件分類存放，加上標籤，是一種非常好的習慣。關於桌面內容的擺放，根據個人的喜好，擺放能讓自己愉快的東西就好。除了這些，如果有固定辦公座位，建議在座位的擱板上張貼三張紙，1，工作常用電話號碼，2，項目目標，3，鼓勵自己的一些話。
針對文件的5S管理，也有一些技巧。很多人的電腦桌面上存放的文件有30多個，遠看都是密密麻麻的，我從來不認為這是一種很高效的工作方式。桌面上的文件最多不能超過五個當天使用的文件，其他都要及時進行整理。利用文件目錄的方式進行整理，把“要”和“不要”的文件進行歸檔。所謂“要”和“不要”，是根據時間性來決定的，每天使用的文件，肯定要放到容易讀取的地方，每年用的文件，基本就可以存放起來。在工作過程中，每天使用的文件沒有那麼多，趁著對文件還熟悉，每天用幾分鐘時間將文件略微整理，分類存放。當文件很多的時候，這樣做能極大的提高工作效率，此外，每天整理文件，還能有效避免文件的重複及版本混淆。
我們很少在個人文件的管理中採用配置管理系統進行版本控制，首先按照項目階段、軟件工程、生活方式的知識類別建立目錄。例如，文件的目錄包括立項、計劃、執行和結束四大類，然後再是合同、會議、報告、需求、設計、開發、測試、驗收等分類管理。這取決於項目的複雜度，總之，是方便項目跟蹤的。文件整理以後，很清楚這個文件是在哪個階段使用的。如果文件屬於時間軸類型的，用“日期-文件名”的方式進行存放，例如“YYYY-MM-DD-項目會議紀要”。如果是方案類的，則用“文件名+日期”的方式進行存放，如“項目方案-YYYY-MM-DD”。如果同一天有不同的文件版本，則用“文件名-日期-時間“的方式進行升級，這樣容易避免使用V1，V2這種不清晰的方式，此外更能避免“終版”，“終終終版”這樣的問題。最後，我們只保留最後一個時間和日期的文件就夠了。以上例子看似簡單，其實很不容易養成這個習慣。另外，當有人需要你來幫助提供某個文件時，很容易快速定位。
現在有很多管理工具來管理文檔。例如，OneNotes，EverNotes等。與將文件直接存放到電腦裡相比，也可以採用雲形式的存儲和保存。如果您能時時在線的話，還可以採用文檔數據庫的方式，做好備份。無論哪一種，自己習慣就好。我現在採用rtf多媒體格式+移動硬盤備份的方式保存文檔，利用電腦的操作系統全文檢索功能查詢文件，效率也非常高。為什麼這樣管理呢？也是血淚教訓，當沒辦法上網時，雲就不管用啦，當應用故障備份恢復失敗的時候，一切都沒有了。
當文件有序以後，讓工作的過程變成極簡生活的一部分。極簡生活還有一個特徵是為生活做加減法，利用清掃清潔個人文件的方式，不斷對自己的文件做減法，當文件閱讀完畢，或寫完心得，這個文件的價值就沒有那麼大了，或共享給他人，或直接刪除。如果這樣的文件還存放在電腦中，不知道下一次打開會是在什麼時候。文件多了，文件不好找了，都是無法創造愉快個人工作和生活環境的原因。
我們從現在開始做到質量管理的5S原則和日常事情的“守破離”吧！
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