干货-外贸人员电子邮件技巧

英文电子邮件对外贸人员从业人员而言是非常重要的，我经常说外贸从业人员的两个必备的武器：一是英文的电子邮件，一个就是PPT。平时应该从工作中不断积累和升级这两个必备的技能，今天我就先分享一些英文邮件的相关体会吧。

开始阅读前几个需要搞清楚的概念

开始写之前，我希望大家搞清楚几个概念，英文能力，英文写作能力，商务英文函电能力，是三个完全不同的概念。千万不要以为英文口语好的人，英文写作就好，也不要认为英文写作好的人，商务英文函电就写的好。特别不要认为英文好的人，做外贸就好。其实外贸这个行业里很多做的好的人，英文不一定特别的好，很多从业人员的英文商务函电能力也是在长期的一线工作中慢慢积累下来的。我在十年的外贸职业生涯中看到过太多的英文口语不错的海归，写起英文邮件来狗屁不通，根本写不出一封合情合理的让客户信任的邮件。英文函电的能力是在具备了英文写作能力后，在工作中不断与客户沟通，总结积累后慢慢锻炼出来的。其实这就好比，很多写作好的人比如作家，不太会讲话，而很多演讲能力很强的人，并不一定写得很好。其实是一个道理的。口语和书面语是完全不同的概念。同时如果要让对方能感同身受那就更加不容易了。

邮件客户端的选择

一般专业的外贸人员都会选择使用邮件客户端的。当然在没有带自己电脑的情况下，就只能用邮箱的网页版本去发邮件，在这里我还是想提醒外贸从业人员一定要选好和用好邮件客户端。因为邮件客户端不但能使邮件编辑的更加生动和美观，同时也会避免很多单词拼写和语法的错误。一般而言，我们都是在以下两种邮件客户端软件去选择。一个就是腾讯的Foxmail

，一个就是Microsoft Office Outlook

。

Foxmail和Microsoft Office Outlook各有各自的优劣势。Foxmail最大的优势就是安装极其简单然后随时随地可以把整个安装文件夹和数据库剪接和复制走，这样就方便随时移动邮件数据库。重新移动数据库后打开也不会跟在目标电脑上已经安装后的foxmail客户端冲突。对我这样喜欢保存自己工作邮件的人特别的实用。每次我从一家公司离职后，就会把自己的foxmail的邮件整个文件夹拷贝走。相反Microsoft Office Outlook最大的劣势就是软件不能随便移动，只能把邮件的数据库单独的导出来，而且格式还是一个很特别的格式，导出邮件数据库时还经常容易出错。然后只能在新的已经安装了Microsoft Office Outlook软件的电脑上导入前期拷贝出来的邮件数据库。所以一般对个人用户而言Microsoft Office Outlook基本上就是只能在一台电脑上用，同时在开始的时候邮件数据库还必须放在一个容量比较大的盘里。如果到时候这个放邮件数据库的盘，容量不够的话，移动数据库就很麻烦。除此之外，Foxmail是腾讯公司出品的免费的邮件客户端软件。而Microsoft Office Outlook是微软公司出品的需要付费的邮件客户端软件。价格还不便宜。

如果就只说邮件的编辑能力，那完全是Microsoft Office Outlook的强项。简单的说，Microsoft Office Outlook邮件编辑功能是建立在Microsoft Office Word上的。你如果用word很精通的话，那用Microsoft Office Outlook就能把邮件排版和设计的很美观。这里就不仔细说邮件的具体编辑功能了，有兴趣的读者可以自己去看相关的教程书籍。而foxmail的邮件编辑功能要弱很多。就只要如下图红框里的几个编辑选项。

就我个人而言，工作的头两年我是用的Microsoft Office Outlook，从第三年开始就只用Foxmail了。原因很简单，就是Foxmail的兼容性和移动性都很好。随时能把文件整个拷贝走，在任何电脑上都能用，能保证邮件随时都能被打开。就邮件的编辑功能而言我只需要用文件和插图以及附件PPT的形式去表现就可以了。现在我还是能打开八年前自己用Foxmail写的邮件。

邮件签名档设计

讲完邮件客户端后，我分享一下我对邮件签名档的认识。其实很多人会觉得奇怪，电子邮件的签名档不就是把自己的名字写上去，再进阶一点就是把公司的信息和自己的联系方式写上去就可以了。还能有什么好说的呢？其实如果只是站在提供必要信息上去想，那确实写下自己的名字和联系方式就可以了。但是如果站在能有效推广营销自己和自己所在的公司以及让还不了解自己和自己公司的邮件阅读者迅速对自己产生信任感上来说，那邮件签名档可做的事情就多了。我是非常建议公司或是个人好好设计一下自己的邮件签名档。

通常而言，一个好的邮件签名单需要包括以下几个部分：

发件人的签名

发件人的照片

发件人的职位

发件人的联系方式

发件人公司的名字和地址

发件人公司的logo

发件人公司的愿景

收集到以上信息后就是尽量把这些信息排版的简洁和美观。这里我想着重说说照片的问题，一张好的商务照片能迅速让陌生人对你产生信任感，商务邮件里照片不需要拍得多花哨和美观，只要得体干净，能给人一种真实感就可以了。建议大家去专业的照相馆好好的拍一张。当然拍好后也需要让他们的专业人士进行适当的PS。特别要注意的是不要随便的用自己以前照片来截图。照片的质量也要好。要不然会给人一种不好的感觉。另外应尽可能多的留自己的多重联系方式。除了办公电话和邮箱外，还可以把手机，微信，Skype，Whatsapp, Facebook,等联系方式都留上，因为你不知道客户喜欢用那种方式联系你。其实不同区域不同层次的客户喜欢用的联系工具不同。另外，多积累客户的联系方式对外贸从业人员也是一种人脉的积累。做生意就是让有需求的人成为自己的客户，然后让客户成为自己的朋友，然后让朋友成为自己的合伙人。最后公司的logo和企业的愿景也是很重要的，因为一家有社会责任和担当的公司一定会有自己公司的logo和企业的愿景。以下就是我自己的邮件签名档设计，给大家参考。当然，大家如果有更好的设计也可以微信留言分享给我。

邮件字体的选择

一般商务邮件的字体可以从以下四种字体里选择。当然还会有很多更好或是更新的字体，但是你在选择之前一定要确保对方电脑上也有这种最新的字体。一般而言下面的四种字体是所有Microsoft Office和WPS还有苹果系统都自带的。所以用下面四种的中的一种一定是万无一失的。

Calibri

Arial

Times New Roman

Georgia

如果你用精挑细选的一种字体编辑邮件发出后，对方电脑上没有这种字体。轻的话，所有的字体会被对方电脑的默认字体替换掉，重则，整个邮件的排版都会出现错乱，甚至会出现乱码。所以还是建议发商务邮件就从以上四种字体中选择。这里想特别提醒一下苹果电脑的用户，你们在用苹果系统自带的邮件或是Foxmail的苹果版发邮件的时候。你自己感觉很好看，但是接受你邮件的客户如果不是用苹果系统的话，那好的显示效果就出不来。有个时候会更加的丑，所以我一般都是建议如果就是普通办公的话，用PC机子会更好。这样可以确保你看到的邮件样子就是对方能看到的邮件样子。同时文件的兼容性会更好。

另外在写邮件的时候一定要保证字体前后的一致性。就是说整片邮件原则只用一种字体和一个字体大小（颜色的话一般选择黑字白底）。如果是需要特别强调的部分可以用粗体或是下划线或是大写标注。在实际操作过程中，如果会从其他地方复制粘贴文字过来，就一定要注意用格式刷把复制过来的部分跟邮件现有的字体统一。这点是经常容易忘记的。字体的统一和没有错别字是最简单的要求，但是也是最容易犯错的地方。一般外贸从业人员写邮件专业不专业先就是先看这两点。

邮件标题

邮件标题是一个外贸从业人员在写邮件过程中经常忽略的问题，在实践的工作中经常会看到在一个邮件主题下，来回的回复。可能最新的邮件正文内容已经完全不是邮件标题的内容了。一般而言邮件标题就是邮件正文内容的关键字或是高度概括，如果这个邮件是报价的，那标题可以是formal quotation for...from...；后续只要是围绕讨价还价邮件内容，就都可以在这个邮件主题下回复。千万要记住如果邮件的内容变化了。比如从价格谈到了交期，那么你写邮件或是回复邮件的时候，标题也要跟着改变。邮件标题的命名，你不光是要考虑到自己的便捷和易分类性，更加重要的是要让客户便捷。一般一个客户的采购人员会跟进很多家供应商，所以你在邮件标题里一定要有自己公司的英文名字或是缩写，这样就能很好的方便客户去分类和识别不同供应商的邮件。

为什么邮件的标题特别重要呢？其实原因很简单，就是方便后续你和客户都能以最快的速度找到相关历史邮件。因为在长期的服务客户中难免会忘记一些重要的事情。有个时候还要经常去看自己以前的邮件记录。这样能否迅速的找到当时的邮件就显得很重要。有时候于客户出现争端时，还经常需要附上以前大家确定好相关内容的邮件。白底黑字写下来的，谁也躲不了。本人在职业生涯的前几年，经常会佩服香港的外贸从业人员，因为他们的邮件写的很专业，同时每次出现什么问题的时候，总是会迅速把当初自己做承诺的邮件找出来发给我。就这样被上了很多课。也算是交了很多学费。

另外，原则上一份邮件只讲一件事情。切记不要一封邮件讲好几个事情。如果确实需要讲其他重要事情的话，那就另外写一封邮件。在谈判的过程中也是这样，一个一个主题去谈，而不要把很多主题放在一起谈。一个主题大家都谈定了后，再接着谈另外一个主题。如果很多主题一起谈的话，结果往往是不了了之。举个例子，在跟客户谈价格的时候，所有的邮件就只谈价格或是围绕价格这中心去谈，千万不要又谈价格又谈交期又谈工艺，这样的话很容易就被客户牵着走了。如果客户有意两者一起谈，那么你也要有意识的从邮件中分开。看一个外贸从业人员是否专业和老道，就从这点可以看出来。

邮件的归类

刚入行的外贸人员很容易忽略这个问题。可能压根就没有邮件归档分类的概念。其实如果做久了以后就会知道邮件分类归档是非常重要的，它的目的就是方便你迅速的找到你需要的历史邮件。我的邮件分类经验如下：

1. 先是按大的地理区域去分，比如北美洲，南美洲，欧洲，非洲等；

2. 然后在各个大的区域下建立相关的国家，比如在北美洲下建立美国和加拿大的文件夹；

3. 然后在国家的下面按客户渠道的性质去分类建立文件夹，比如在美国下面建立品牌商，零售商，区域批发商等；

4. 然后在各个销售渠道下建立每个客户的文件夹，比如在品牌商下建立客户A，客户B等等的文件夹。

5. 然后在客户A的文件夹下按跟进的事情去建立，报价，生产，质量投诉，审厂，验货，出运，单证和收款等文件夹。

这里需要特别注意的地方是，邮件分类一定是按事情，而不是按发件人来分类的。刚入行的新人为了图省事在开始的时候用邮件客户端的自动分类功能按发件人来自动分类邮件，时间一长了后就崩溃了。原因很简单，客户给你对接的人可能会跟你谈报价，生产，质量投诉等所有的问题。一年下来积累的邮件会很多。如果不做很好的分类处理，你是很难找到目标邮件的。我记得我刚入行的时候，一位前辈跟我讲的邮件分类的目标就是能在两分钟内找到你所需要的历史邮件。

一般而言，你在一家公司做的越久，职位越高，你接收的邮件或是CC给你的邮件就会越多。如果要你去找一年或是两年前跟客户谈判的邮件，你想想你能不能在你现有的分类原则下迅速找到……

写邮件的长短

记得我刚入行的时候，很多外贸从业人员告诉我，商务英文函电一定要写的简短。客户要的是结果。邮件不要写的太复杂。邮件就是要把客户需要的结果告诉客户就可以了。当初我什么都不懂的时候，听起来还是觉得挺高大上，随着自己从业经验的积累，我发现商务英文函电不但不能写的简短，而且还需要多啰嗦一些。

因为在一个充满竞争的商业环境里，没有哪家公司的发展是一帆风顺的，没有哪个工厂能保证全部订单都能100%按时交货，没有什么产品是永远不会出质量问题，一切都是在不确定中进行着，并且客户的需求是无止境的。所以你要给客户100%的满意和结果是不现实的。实际的情况就是你发出的报价，客户永远都是说贵；你提供的交货期，客户永远都是嫌长；你卖出去的产品，客户总是反馈有质量问题……，在这样的提前下，你需要本着尊重和真诚的态度，在邮件里有理有据，合情合理的把你和你公司所做的努力写出来告知客户。要记住外贸不像做内销，外贸的客户基本上一年才见一面，就算见面也是很短暂的。有些中小客户可能生意做了几年，都还相互没有面对面的交谈过，所以在邮件跟客户沟通的时候，需要把自己做的努力和事情简单的交代一下。以一个样板的交期来举例吧。客户给你下了一个样板单，通常情况下你工厂可以是一周内交货，但是由于客户的电路板有所调成，所以造成了电路板供应商提供不及时，从而导致整个样板交期已经推迟了一周，后续还要多少时间也不确认。那么这种邮件应该怎么回复客户了。如果是我，我会把样板制作过程中的具体问题告知客户，同时也会把我和我司所做的努力和工作一并告诉客户。让客户有种身临其境的感觉。以下是案例。

Hi Adam,

Regarding the working sample, the below my sincere comment is for your reference.

Usually, our factory need one week to prepare the working sample. However, yesterday, the engineer informed me that the circuit board for your sample have to be revised to meet your updated test standard. It will take more than one week to let our supplier to make the new circuit board.

After knew this situation, I immediately pushed our engineer to go to supplier’s factory of circuit board together with me to have a face to face meeting with them. During the meeting, the supplier showed me the detailed process and various tests that should be done for this new circuit board to keep the good quality. They promised it will be finished within one week.

You are a important customer for me, I will follow this case and sample closely. I will inform you if the sample is ready.

If you have any question, please let me know. Thanks.

Yours Sincerely,

Jacky

其实从以上实例中你可以看到，要把事情客观的原因解释清楚，同时真诚得告知客户自己所做的努力，邮件是必须要有一定篇幅的。上面这封邮件不计空格的话是778个单词。客户看到这样的邮件后，第一感受是放心，第二感受是知道你和你公司为了解决问题做了很多事情，第三，也是最重要的，是能真切的感受到你的真诚和尊重。

其实不管是在写商务邮件，还是面对面的与客户交流，最重要的是要让对方从你的文字或语言和表情中感受到满满的真诚和尊重。因为达成生意的前提是双方绝对的信任，而信任的基础就是彼此真诚以待。然而遗憾的是，在现实的工作中，我看到过太多外贸从业人员在处理客户问题上“技巧太多，真诚太少”。对大客户点头哈腰，对小客户缺乏尊重。很多情况就是用一个接一个的谎言去欺骗客户，最后的结果都是搬起石头砸自己的脚。

所以我总是建议外贸新人在写邮件的时候，尽量多的时间去想想，在真诚的前提下，尽量的把邮件写长。

写一封邮件需要多久时间

就像上面说的那样，在实际写邮件的过程中，如果要写的完善和真诚是需要花点时间的，如果你平时积累不多的话，那就更加得花时间。写邮件的素材也是需要靠平时一点一点积累。你可以有意识的把自己在某个主题上写的好的邮件或是段落归类整理一下。这样后续遇到这样的主题时，就是直接复制过来。以下是我觉得几个用得比较多的归类，大家可以好好去想想。

跟客户涨价的邮件

跟客户推交期的邮件

处理质量投诉的邮件

催客户付款的邮件

向客户提供项目进度的邮件

就我个人而言，我一般写封邮件需要20分钟到1小时左右。我是建议在写邮件之前，自己先把思路理清楚，然后自己用中文把邮件草稿写出来。当然如果熟练的话可以把中文草稿默默的打在心里。然后就是把中文翻译成英文。切记不要一上来就直接用英文边想边写。

邮件的排版

在写邮件的时候一定要严格遵守英文邮件的格式，这里就不详细去写英文邮件的格式要求了。有兴趣的人自己在百度上搜，一搜都有的。切记不要整篇邮件就是一段。一定要按事情的内容来分段写。每一段有每一段的中心思想。有需要的话，可以在邮件正文上插入少许的图片（需要对图片大小进行调整），如果邮件需要用到很多图片的话，就直接用一个PPT附上去。For detailed information, please refer to the attached PowerPoint.

最后的话

欧美的客户虽然嘴上不说但是心里都是非常看中你英文商务邮件水平的。我在工作实践中经常的感受到如果自己的邮件写的很规范和完善的话，客户会非常真诚告诉我。直接在邮件里就写Your English is very good.或是I appreciated it.等。后续对你的态度也会完全不一样。当然如果你的英文邮件很烂的话，客户也不会说。只是在回你邮件时也会很短。一般而言，你的邮件是怎么样的，客户反馈给你的邮件也会是怎样的。

一定要养成一个好习惯，就是在写完英文邮件后，自己检查两篇。这个非常有必要。