喂，下班約個飯吧？
哎，可能不行，剛領導通知下班後要開業績探討會！
這樣類似的場景對於職場人來說是再熟悉不過的畫面了，形形色色的會議是令很多人無比頭疼的一個東西。
除去一些特別因素以外，開會最讓人頭疼的就是和上面情況一樣的時候，本來另有安排，眼見著就要下班了，部門領導一句話通知有會，讓自己的安排徹底落空。
面對這樣的情況，不少職場人是“面服心不服”，這樣的會議自然也開不出什麼好的效果，很多時候也就是在荒廢大家的時間而已。
01
會議的作用是什麼？
在職場當中，會議這個概念被很多職場人理解為：“因為領導喜歡，所以要開會”，也就是大多數職場人是沒有主動希望開會的。
帶著這樣的潛意識，會議的作用其實大多時候就如文前所說，是大打折扣，甚至引來員工不滿。
對於一個企業而言，無論大小，會議的作用無非是以下幾種：
1 ：傳達企業精神。
2 ：熟練相關技能。
3 ：促動業績提升。
作為會議的組織者，如果不合理安排會議的時間，或是通知，那麼這3類會議，都不可能達到預想的效果，甚至是浪費資源，起到逆反效應。
02
以“晨會”為例，我們探討一下，會議一般可能出現的情況？
記得在14年的時候，持續追蹤過一個金融機構的晨會，並且在連續一個月的會後對參會人員做了相關的調研。
30%的參會員工對於晨會持積極支持態度，60%的員工表示願意參加這樣的會議，覺得有一定的作用，而剩下的10%的員工則表示，每天重複，很乏味，認為完全沒有必要。
後面，對於那有意見的10%員工，我們做了相關記錄，和追蹤。
基本上給出的一致理由的，他們所從事的工作崗位都是需要在晨會完以後馬上就需要立刻投入的崗位，而這往往會讓他們覺得很趕，甚至會影響工作產出的效果。
這裡我們就得出一個問題：是否應該全員參加晨會？
這樣的問題，我們在其他企業也遇到過很多，比如：
某企業的技術人員，經常會被部門領導拉著參加業績探討會，而對於一個技術員來說，不管是會議要素還是會議精神跟他的關係都不大，甚至會讓該技術人員覺得有點格格不入的感覺。
順著這個思路，我們在之後的時間和相關領導進行了交流，發現部分領導或組織機構內的某會議組織人員，在對於這樣的問題上往往沒有過多考慮，更多的就是走形式。
他們的理論就是，會議就是全員或部分全員參加的東西，跟崗位無關，更不會去考慮到參會人員的感受與會議效果的關係。
03
在這樣的前提下，直接導致了文章最前面所描述的問題。
會議對於很多職場人來說並無效果，甚至是為了不薄領導面子，象徵性的參加。這對於需要效果產出的領導來說，是很致命的一件事情。
通常我們所能總結出的幾個會議組織問題，有以下幾種，大家可以根據自己的情況對號入座：
1 ：參會人員不夠精準，耗時費力
2 ：組織內某些員工由於不適當分配，有極高的會議壓力
3 ：因為小部分人的事，浪費大部分人的時間
其中，第三點是最為常見，也是最被認可的一點，大多數人覺得無休止的開會就是在浪費自己的時間，甚至拒絕參加。
引起這樣的效應往往是因為會議組織者並沒有深刻的意識到“有效會議”的概念，更不知道如何組織會議能得到最好的效果。
04
什麼樣的會議算的上“有效會議”，標準有哪些？
在解析這個問題之前，我先拋出兩個比較有代表意義的話題，在目前的職場當中，厭倦開會和喜歡開會的員工都是幾乎等比的存在。
有人會好奇，為何這麼無聊的會議還有人喜歡開？
其實產生這樣一種現象，和大部分企業存在過多的無效會議脫不了關係，高頻的無效會議下培養出了一批“好吃懶做”的員工。
他們覺得開會就是一種變向休息，你說你的，我想我的，最後我懂不懂是我自己的事情，反正工資照發。
這樣的思維導致很多人在工作期間，心裡無比的期望開會，特別是臨近週末的時候，這成了很多人完美的過渡期，跨過去了就是假期。
一個會議是否足夠有效，我們可以從以下幾個維度來判斷：
1 ：會議要素的傳送度是否合格
2 ：會議影起的會後效果是否足夠
3 ：會議過程當中的氛圍是否積極
05
如何做到組織一場有效的會議，從以下幾點出發合理安排會議內容。
會開會的領導才是聰明的領導，一般比較厲害的領導會讓員工不反感開會，甚至覺得跟著這個領導開會一定可以學到很多東西。
其實不是這樣的領導多麼高明，只是他把會議流程做到了精準化，在長期的工作時間中讓大家對他產生了一種敬重感。
1 ：嚴格控制參會人員，做到內容對口。
曾經在一個培訓機構的校長交流會上，一個校長曾說過這樣一句話：“我從來不會要求我們的老師參加招生培訓會，因為他們的職責是教好學生，招生是銷售的事情”。
但是在場的大部分機構所倡導的多是全員參加這樣的會議，而其理由更是層次不窮。
其實就是“過度壓榨”的原因，希望員工又能教又能招，把光熱發揮的一點不剩。
在這樣的機構，開會是很多老師頭疼的問題，因為他們本身就不擅長招生，而招生的會議又是最多的。
所以人員流失是很常見的事情，要麼就是真的出來一個能教能招的人，幹不久就跳槽了。
只有做到嚴格控制，做到會議的專一話，產出才最高：
A : 你不必花更多的時間去給一個不擅長的人解釋某項內容
B : 員工不會因此對企業和這次會議產生較大的心理意見
比如：
你組織一個技術研討會，最好的效果就是技術人員參加，沒必要把前臺，客服都拉過來一起。
你組織一個業績推動會，那麼就讓所有的銷售和銷售主管參加，在會議中抓住銷售內容進行傳達。
2 ：合理安排時間，做好會前通知和會後安排。
很多領導喜歡臨時通知，認為員工就該隨時待命，不願意就開除。
有的領導開個會，隨意通知不說，匆匆忙忙開完，會後也沒什麼總結和反饋。
這樣的會議就是耗時傷人，往往是效果沒有還得罪一片人。
學會合理安排會議時間，既可以讓大家提前安排事情，也會形成一種良好的企業氛圍。
A ：根據會議的目的、內容和時間長短安排會議時間
比如晨會的時間一般就是上班前。
而我們反推就可以得知，一般這個時間段就是簡單的通報和安排，不適合作過多的分享和總結。
比如夕會的時間一般就是下班後。
這個會議的內容就偏向於工作總結和一些月度任務的安排。
會議的時間安排，受限於第一點，內容的專一，所以在不同的會議時間安排上都要在會前做好會議紀要，並且在會後進行追蹤總結。
不要臨時起意，也不要穿插太多會議內容，導致該講的沒講好，不該講的也沒講明白。
3 ：合理的流程把控和順序安排。
這一點主要是在會議過程中的一些要素，很多領導喜歡在會議快要結束，大家都準備收拾的時候，上去說一句：“我來給大家講幾句”。
這本是一個很正常的流程，但是很多領導不注意控場的把控，一講沒個完，往往影響到整個會議的效果，很多人會在最後這半個小時崩潰，甚至覺得很煩惱。
在一個會議的內容、目的足夠清晰的情況下，組織者應該明確會議中探討和分享、總結的時間長短以及分配比例，做到最大化的靠近你要達到的目的。
比如，一次業績推動會，在最後就不適合講過多的與業績無關的總結，這會導致會議重心的偏離，也會帶飛很多人的思緒。
在流程上和順序上，組織者應該做到以下3點：
1 : 清晰的知道這場會議的重心是什麼。
2 ：哪些環節是可以延長，哪些環節是可以終止的。
3 ：合理的搭配開始前和結束時的內容，凸出重心，強化內容。
這樣的會議才會真正的傳達出你要的思想，讓大家的時間不偏離軌道，付出才有收穫。
【我的總結】
開好會對於一個領導來說是必須具備的能力，甚至一些中層員工也需要這樣的組織能力，而“有效會議”就是開好會的唯一標準。
只要在有效的時間內，有效的人員當中去傳達有效的內容，你的會議才會產生有效的結果。
所以大家記住三個有效，來總結一場會議的標準：
1 ：有效的內容
2 ：有效的人員
3 ：有效的時間
三者缺一不可，這是一個從會前到會後的過程，不僅涉及到會議內容的制定，更涉及到參會人員的心理反饋，只有同時把控好這三個維度，你才能最大可能的組織一場有效的會議！
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