喂，下班约个饭吧？
哎，可能不行，刚领导通知下班后要开业绩探讨会！
这样类似的场景对于职场人来说是再熟悉不过的画面了，形形色色的会议是令很多人无比头疼的一个东西。
除去一些特别因素以外，开会最让人头疼的就是和上面情况一样的时候，本来另有安排，眼见着就要下班了，部门领导一句话通知有会，让自己的安排彻底落空。
面对这样的情况，不少职场人是“面服心不服”，这样的会议自然也开不出什么好的效果，很多时候也就是在荒废大家的时间而已。
01
会议的作用是什么？
在职场当中，会议这个概念被很多职场人理解为：“因为领导喜欢，所以要开会”，也就是大多数职场人是没有主动希望开会的。
带着这样的潜意识，会议的作用其实大多时候就如文前所说，是大打折扣，甚至引来员工不满。
对于一个企业而言，无论大小，会议的作用无非是以下几种：
1 ：传达企业精神。
2 ：熟练相关技能。
3 ：促动业绩提升。
作为会议的组织者，如果不合理安排会议的时间，或是通知，那么这3类会议，都不可能达到预想的效果，甚至是浪费资源，起到逆反效应。
02
以“晨会”为例，我们探讨一下，会议一般可能出现的情况？
记得在14年的时候，持续追踪过一个金融机构的晨会，并且在连续一个月的会后对参会人员做了相关的调研。
30%的参会员工对于晨会持积极支持态度，60%的员工表示愿意参加这样的会议，觉得有一定的作用，而剩下的10%的员工则表示，每天重复，很乏味，认为完全没有必要。
后面，对于那有意见的10%员工，我们做了相关记录，和追踪。
基本上给出的一致理由的，他们所从事的工作岗位都是需要在晨会完以后马上就需要立刻投入的岗位，而这往往会让他们觉得很赶，甚至会影响工作产出的效果。
这里我们就得出一个问题：是否应该全员参加晨会？
这样的问题，我们在其他企业也遇到过很多，比如：
某企业的技术人员，经常会被部门领导拉着参加业绩探讨会，而对于一个技术员来说，不管是会议要素还是会议精神跟他的关系都不大，甚至会让该技术人员觉得有点格格不入的感觉。
顺着这个思路，我们在之后的时间和相关领导进行了交流，发现部分领导或组织机构内的某会议组织人员，在对于这样的问题上往往没有过多考虑，更多的就是走形式。
他们的理论就是，会议就是全员或部分全员参加的东西，跟岗位无关，更不会去考虑到参会人员的感受与会议效果的关系。
03
在这样的前提下，直接导致了文章最前面所描述的问题。
会议对于很多职场人来说并无效果，甚至是为了不薄领导面子，象征性的参加。这对于需要效果产出的领导来说，是很致命的一件事情。
通常我们所能总结出的几个会议组织问题，有以下几种，大家可以根据自己的情况对号入座：
1 ：参会人员不够精准，耗时费力
2 ：组织内某些员工由于不适当分配，有极高的会议压力
3 ：因为小部分人的事，浪费大部分人的时间
其中，第三点是最为常见，也是最被认可的一点，大多数人觉得无休止的开会就是在浪费自己的时间，甚至拒绝参加。
引起这样的效应往往是因为会议组织者并没有深刻的意识到“有效会议”的概念，更不知道如何组织会议能得到最好的效果。
04
什么样的会议算的上“有效会议”，标准有哪些？
在解析这个问题之前，我先抛出两个比较有代表意义的话题，在目前的职场当中，厌倦开会和喜欢开会的员工都是几乎等比的存在。
有人会好奇，为何这么无聊的会议还有人喜欢开？
其实产生这样一种现象，和大部分企业存在过多的无效会议脱不了关系，高频的无效会议下培养出了一批“好吃懒做”的员工。
他们觉得开会就是一种变向休息，你说你的，我想我的，最后我懂不懂是我自己的事情，反正工资照发。
这样的思维导致很多人在工作期间，心里无比的期望开会，特别是临近周末的时候，这成了很多人完美的过渡期，跨过去了就是假期。
一个会议是否足够有效，我们可以从以下几个维度来判断：
1 ：会议要素的传送度是否合格
2 ：会议影起的会后效果是否足够
3 ：会议过程当中的氛围是否积极
05
如何做到组织一场有效的会议，从以下几点出发合理安排会议内容。
会开会的领导才是聪明的领导，一般比较厉害的领导会让员工不反感开会，甚至觉得跟着这个领导开会一定可以学到很多东西。
其实不是这样的领导多么高明，只是他把会议流程做到了精准化，在长期的工作时间中让大家对他产生了一种敬重感。
1 ：严格控制参会人员，做到内容对口。
曾经在一个培训机构的校长交流会上，一个校长曾说过这样一句话：“我从来不会要求我们的老师参加招生培训会，因为他们的职责是教好学生，招生是销售的事情”。
但是在场的大部分机构所倡导的多是全员参加这样的会议，而其理由更是层次不穷。
其实就是“过度压榨”的原因，希望员工又能教又能招，把光热发挥的一点不剩。
在这样的机构，开会是很多老师头疼的问题，因为他们本身就不擅长招生，而招生的会议又是最多的。
所以人员流失是很常见的事情，要么就是真的出来一个能教能招的人，干不久就跳槽了。
只有做到严格控制，做到会议的专一话，产出才最高：
A : 你不必花更多的时间去给一个不擅长的人解释某项内容
B : 员工不会因此对企业和这次会议产生较大的心理意见
比如：
你组织一个技术研讨会，最好的效果就是技术人员参加，没必要把前台，客服都拉过来一起。
你组织一个业绩推动会，那么就让所有的销售和销售主管参加，在会议中抓住销售内容进行传达。
2 ：合理安排时间，做好会前通知和会后安排。
很多领导喜欢临时通知，认为员工就该随时待命，不愿意就开除。
有的领导开个会，随意通知不说，匆匆忙忙开完，会后也没什么总结和反馈。
这样的会议就是耗时伤人，往往是效果没有还得罪一片人。
学会合理安排会议时间，既可以让大家提前安排事情，也会形成一种良好的企业氛围。
A ：根据会议的目的、内容和时间长短安排会议时间
比如晨会的时间一般就是上班前。
而我们反推就可以得知，一般这个时间段就是简单的通报和安排，不适合作过多的分享和总结。
比如夕会的时间一般就是下班后。
这个会议的内容就偏向于工作总结和一些月度任务的安排。
会议的时间安排，受限于第一点，内容的专一，所以在不同的会议时间安排上都要在会前做好会议纪要，并且在会后进行追踪总结。
不要临时起意，也不要穿插太多会议内容，导致该讲的没讲好，不该讲的也没讲明白。
3 ：合理的流程把控和顺序安排。
这一点主要是在会议过程中的一些要素，很多领导喜欢在会议快要结束，大家都准备收拾的时候，上去说一句：“我来给大家讲几句”。
这本是一个很正常的流程，但是很多领导不注意控场的把控，一讲没个完，往往影响到整个会议的效果，很多人会在最后这半个小时崩溃，甚至觉得很烦恼。
在一个会议的内容、目的足够清晰的情况下，组织者应该明确会议中探讨和分享、总结的时间长短以及分配比例，做到最大化的靠近你要达到的目的。
比如，一次业绩推动会，在最后就不适合讲过多的与业绩无关的总结，这会导致会议重心的偏离，也会带飞很多人的思绪。
在流程上和顺序上，组织者应该做到以下3点：
1 : 清晰的知道这场会议的重心是什么。
2 ：哪些环节是可以延长，哪些环节是可以终止的。
3 ：合理的搭配开始前和结束时的内容，凸出重心，强化内容。
这样的会议才会真正的传达出你要的思想，让大家的时间不偏离轨道，付出才有收获。
【我的总结】
开好会对于一个领导来说是必须具备的能力，甚至一些中层员工也需要这样的组织能力，而“有效会议”就是开好会的唯一标准。
只要在有效的时间内，有效的人员当中去传达有效的内容，你的会议才会产生有效的结果。
所以大家记住三个有效，来总结一场会议的标准：
1 ：有效的内容
2 ：有效的人员
3 ：有效的时间
三者缺一不可，这是一个从会前到会后的过程，不仅涉及到会议内容的制定，更涉及到参会人员的心理反馈，只有同时把控好这三个维度，你才能最大可能的组织一场有效的会议！
閱讀更多 小熊論職場 的文章
