1 何时使用表格
在讲述如何使用表格之前，先来看看是否使用表格这个问题。
一般而言，除非要展示重复性的数据，否则在科技论文的结果部分无需使用表格。原因有二：第一，把实验笔记上的所有数据都搬到论文中并不科学，因为论文中需要的仅仅是一些样本数据和关键数据。第二，印刷表格印刷的成本远高于印刷文本的成本，而所有负责出版和发行科技文献的人员都必须考虑到成本问题。
如果论文里只需要展示少量的实验数据，完全可以用文字形式来给出这些实验数据。如下所示的表1和表2没什么用处，但是很多投稿都还是出现了滥用此类表格的错误。
表1使用不当，是因为其中的两列给出的是标准条件，它们既非变量亦非实验数据。如果温度是实验中的变量，它可以有自己的单独一列。但是，如果所有的实验都在相同的温度条件下完成，那么应该在材料与方法中给出温度信息，或者是作为该表格的脚注。表格中的数据完全可以用读者易于理解的文字形式表述出来，这样也可以节省论文篇幅。因此，表1中的结果可以用文字简单表述为：“Aeration of the growth medium was essential for the growth of Streptomyces coelicolor. At room temperature 24 centigrade, no growth was evident in stationary (unaerated) cultures, whereas substantial growth (OD, 78 Klett units) occurred in aerated cultures.”
表2中同一列里的数值不尽相同，看起来像是一个不错的表格。不过真是如此吗?自变量列(temperature，温度)看起来很合理，但是因变量列(growth，生长)包含的一大片零值却值得怀疑。读者看到任何含有大量的0值(无论单位是什么)或者100％值的表格都会心存疑虑。表2实在没什么用处，因为它告诉读者的信息不外乎“The oak seedlings grew at temperature between 20and 40 centigrade; no measurable growth occurred at temperature below 20 centigrade or 40 centigrade above．”(“橡树树苗在20度至40度之间生长，温度低于20度或高于40度时几乎不生长。”)除了0值和100％值外，如果表格里有加号或减号，也会让读者很难理解。类似表3的表格常常会出现在发表的论文中，显然这样的表格无法提供有用信息。它所能告诉读者的是：“S. griseus, S. coelicolor, S. everycolor, and S． rainbowensky grew under aerobic conditions, weheras S. nocolor and S. greenicus required anaerobic conditioins”如果整个表格或者表格中的一些列可以用文字表述出来，那么就应该用文字来描述。
有些人认为所有的数据都必须放在表格中。表4就是一个典型的设计不好的表格。当读者从表4的脚注中得知这些结果并没有显著意义时，那么它看起来就更糟了。如果这些数据得以发表(这一点颇值得怀疑)，那么一句话就足以概括表4中的数据：
在展示数据的时候，应该只给出有意义的数据。无意义的数据会让读者误以为作者力求精确，也使得读者很难比较各数据。不必要的数据，例如实验数字、简单计算的结果及不重要的数据列等，都应该省略掉。
另一种常见但没有实际用处的表格是文字列表。表5是一个典型的例子。这些信息可以轻易用几行文字来表达。优秀的编辑会去掉这一类表格，并且将数据融人正文段落中。但每当编辑准备这样做时(这会引发关于展示数据的下一规则)，常常会发现表格中大部分或所有的信息已经在正文段落中讲述了。因此，展示数据的一条重要规则就是：要么在文字中，要么在表格中，或者在图片中展示数据，不要用多种方式同时展示相同的数据。当然，可以对一些重要数据再次在正文中加以讨论。
表1-表5的这几个例子指出的都是无需用表格来展示数据的情况。下面再来看看什么情况下应该使用表格来展示数据。
2 如何编排表格
决定使用表格时应该问自己：“应该怎样安排这些数据?”由于表格同时具有左右和上下维度，因此有两个选择：数据可以水平或者垂直展示。但是，“可以”并不表示“应该”；事实上，在表格中应该使同类的数据放在同一列而不是同一行。
我们来看看表6和表7。这两个表格展示的数据相同，但数据的排列方式不同：表6中的同类数据左右排列，表7中的同类数据上下排列。相比之下，表7更好，因为它更方便读者的阅读和理解，并且更紧凑，从而降低印刷成本。表7给读者提供的便利是显而易见的，因为在垂直方向增加条目远比在水平方向增加条目要方便。减少印刷开销指的是，若将同类数据左右排列，则由于各个元素的数据有所不同，每一列都必须设定一定的宽度或深度。如果将同类数据垂直排列，那么一些列(尤其是包含数字的)可以比较窄，从而使之不会超出排版篇幅。因此，尽管两个表格包含的信息完全一样，表7却显得比表6要小一些。
通常，表格中同列的文字左对齐排列，同列的数字右对齐排列或是小数点对齐排列。表7就很好地体现了这一点。
表8是一个编排得非常好的表格(经Journal of Bacteriology允许，翻印于其上的《作者须知》)。该表格将同类数据垂直排列而非水平排列。表格中的标题意思非常清楚，使得读者很容易理解表格中数据的意义而无需查阅正文的文字内容。该表格还带有解释性的脚注，但并没有重复过多的实验细节。值得注意的一点是，在表格中应该提供足够的信息，从而使数据的意义清楚而不需要读者参照正文部分。但是，在表格中不应该给出实验细节。生成这些数据的实验细节应该只出现在论文的材料与方法部分。
需要注意的是，这些列举的表格都使用了3条水平线（称为“三线表”）而没有使用垂直线。几乎所有的表格都是这样构成的。有时，表格中也会使用横跨线（如表8中的“sp.strain XP56”之下）。表格中通常不会画出垂直线。
3 表头中的指数形式
如果可能，要尽量避免在表头（table heading）中使用指数。因为有一些期刊采用正指数，而其他一些期刊采用负指数来描述同一个事物，这会引起混乱，例如，有些期刊使用“cpm×103” 表示每分钟其哪次计数，而有些期刊采用“cpm×10-3 ”表示同样的千次计数。
如果在表格（或图片）的标题中必须使用指数，最好在脚注（或图例）中使用文字注明指数的含义，以避免表格或图中数据的意义含混不清。4 遵守期刊的《作者须知》
期刊的《作者须知》一般都会有专门的部分讨论论文中的表格。在准备论文中的表格时，应该查阅欲投稿期刊的《作者须知)，从而确定该期刊对表格的特定要求。这些要求可能会指出允许的表格的维度，表格的脚注中可使用的符号或文字形式，准备表格时可用的文字处理工具等。查阅欲投稿期刊上已发表论文中的表格也能帮助作者准备投稿。
通常，期刊都会要求作者在投稿正文文字后附上所有表格，并且每一表格单独占用一页。此外，有些期刊要求作者在首次提到每个表格的正文文字的页边空白处标注出提及的表格，如在页边空白处写上"Table 3"并圈注起来。这种办法能保证作者确实在正文文字中按表格编号顺序引用了所有表格。这同时也方便排版人员确定把表格安插在正文的什么位置。如今，有些期刊要求作者投稿时就把表格安插在正文中首次提及该表格的文字附近。总之，要知道寄稿时是否该把表格安插在文字中，还是把表格放置在正文文字之后， 应该查阅欲投稿期刊的《作者须知》。
5 表题、脚注和缩写
表题( title ，或者图的图例)就好比论文题目一样，必须简洁， 并且不宜分成两个或者是多个从句或句子。表题中不要使用任何非必要性的词语。
表的脚注也值得仔细考虑。如果需要定义缩写，通常可以在第一个表格中给出所有或大部分的缩写定义。后续的表格只需要附上简单的脚注: "Abbreviations as in Tahle 1." (缩写同表1) 。
注意到表1 、表2 、表6 和表7 中"temp"是"temperature"的缩写。由于表格的空间限制，几乎所有的期刊都鼓励作者对特定词语在表格中使用缩写，在正文中则用全称。列表头的第一个词的缩写使用首字母大写，在缩写的字词后不使用句点(除非是"no. " ，因为不用句点可能会造成误解) 。想要知道欲投稿期刊接受的表格中的缩写，可以参照欲投稿期刊上已发表的论文中的表格。还有些期刊会在《作者须知》上指出可不经定义而直接在表格中使用的缩写。
本文节选自《科技论文写作与发表教程》（第六版）
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