案例分析
某省財政廳在代理機構監督檢查中發現，該省經濟貿易技術學校教材採購項目採購中，於2018年1月12日發出談判通知，通知中規定：請你單位於即日起至2018年1月17日每日上午8:30～12:00，下午3:00～5:30，節假日除外，持談判通知、個人身份證，法定代表人身份證（或者授權委託書並附法定代表人身份證明）到某大廈領取或購買談判文件。提交首次響應文件的截止時間為2018年1月18日14時30分，不符合法律規定。
該省財政廳同時發現該項目的檔案資料中只有成交供應商的響應文件沒有保存其他供應商的響應文件。採購代理機構未將信用信息查詢記錄及相關證據資料進行保存。因此，財政部門最終對採購代理機構作出了行政處罰：給予警告處罰，責令代理機構嚴格按照《政府採購法》及實施條例，《政府採購非招標採購方式管理辦法》的相關規定，將談判文件、採購合同、錄音錄像等資料與採購文件一併保存。
問題引出：
1、供應商提交首次響應文件的時間最少幾個工作日？
2、檔案資料應該包含哪些內容？
專家點評：
針對問題一：本案例，供應商提交首次響應文件的時間明顯不足，從談判文件發出之日起，至供應商提交首次響應文件，截止之日止不足三個工作，違反了《政府採購非招標採購方式管理辦法》第二十九條第一款“從談判文件發出之日起，至供應商提交首次響應文件，截止之日止不得少於三個工作日”的規定。
針對問題二，本案例檔案資料保存不完整。根據《政府採購非招標採購方式管理辦法》第二十六條的規定，採購人、採購代理機構應當妥善保管每項採購活動的採購文件、採購文件包括採購活動記錄、採購預算、談判文件、詢價通知書、響應文件、推薦供應商的意見、評審報告、成交供應商確定文件、單一來源採購協商情況記錄、合同文本、驗收證明、質疑答覆，投訴處理決定以及其他有關文件、資料。採購文件可以電子檔案方式保存。
同時信用信息查詢記錄和證據也應該保存。根據《財政部關於在政府採購活動中查詢及使用信用記錄有關問題的通知》（財庫[2016]125號）的規定，在評審活動中，做好信用信息查詢記錄和證據留存，應當與其他採購文件一併保存。
法規鏈接：《政府採購非招標採購方式管理辦法》
第二十六條採購人、採購代理機構應當妥善保管每項採購活動的採購文件。採購文件包括採購活動記錄、採購預算、談判文件、詢價通知書、響應文件、推薦供應商的意見、評審報告、成交供應商確定文件、單一來源採購協商情況記錄、合同文本、驗收證明、質疑答覆、投訴處理決定以及其他有關文件、資料。採購文件可以電子檔案方式保存。
採購活動記錄至少應當包括下列內容：
採購項目類別、名稱；
採購項目預算、資金構成和合同價格；
採購方式，採用該方式的原因及相關說明材料；
選擇參加採購活動的供應商的方式及原因；
評定成交的標準及確定成交供應商的原因；
終止採購活動的，終止的原因。
《政府採購非招標採購方式管理辦法》
第二十九條從談判文件發出之日起至供應商提交首次響應文件截止之日止不得少於3個工作日。
提交首次響應文件截止之日前，採購人、採購代理機構或者談判小組可以對已發出的談判文件進行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的內容作為談判文件的組成部分。澄清或者修改的內容可能影響響應文件編制的，採購人、採購代理機構或者談判小組應當在提交首次響應文件截止之日3個工作日前，以書面形式通知所有接收談判文件的供應商，不足3個工作日的，應當順延提交首次響應文件截止之日。
《財政部關於在政府採購活動中查詢及使用信用記錄有關問題的通知》
信用記錄查詢渠道：
各級財政部門、採購人、採購代理機構應當通過“信用中國”網站、中國政府採購網、多多中標app等渠道查詢相關主體信用記錄，並採取必要方式做好信用信息查詢記錄和證據留存，信用信息查詢記錄及相關證據應當與其他採購文件一併保存。
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