編制時要注意以下幾種通用要求
竣工資料涉及業 、監理、設計、施工單位的名稱應前後保持一致，且竣工備案表中所填單位名稱必須與各單位行政章名稱相吻合。
機電開工報告、工程概況、單位工程施工組織設計或施工方案審批記錄、機電竣工驗收記錄等。凡是涉及到建築工程面積的地方，必須與規劃許可證中面積保持一致。舉例詳細說明：有的審批表中的面積，施工方案中的工程概況中的面積、或是同一方案中不同部位涉及的面積都不一樣，搞不清楚哪個面積是準確的，這樣給提供利用帶來很多不便。
工程開工報告、施工組織設計審批記錄、圖紙會審、分部子分部工程質量驗收記錄、單位工程觀感評定、質量資料核查表、安全功能表及單位工程竣工驗收記錄等資料一定要蓋相關單位的行政公章。
所有資料儘量使用原件，確實沒有原件的：如材質證明書等，要在複印件上加蓋資料出具單位的公章並註明原件存放單位。設計變更、工程聯繫函等由甲方發出的資料要提前 跟甲方商量最少要準備一份原件。資料的分數根據合同要求確定，一般要求四份：檔案館、業主、監理、施工方各一份。
工程技術資料應採用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、複寫紙、鉛筆等。
工程技術資料的內容必須真實、準確、完整與工程實際相符合，不能出現工序混亂的現象，如試壓在隱蔽之前等。工程技術資料應保證字跡、圖樣清晰，簽字蓋章手續完備。照片檔案要單獨成冊，工程照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，每張照片要附詳細、準確的文字說明。
各資料的簽字人員前後必須一致，也就是說項目經理、質檢員、各專業施工員等不要經常變動，且各人員都有相應的崗位證書，如有變動，需附書面調動/任免函。
同一類資料的簽署意見必須一致，不能隨意表達、五花八門。資料收集必須完整、齊全，不能短章缺頁；資料的填寫要完整不能缺項，沒有的項用“/”註明。
資料員加油站：gczly1314.com
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