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在日常外貿工作中除了發郵件跟客戶溝通，還有一個更好的溝通方式：電話。對於剛進入這個行業的新人來說，在業務還不熟悉的情況下，對自己口語沒有自信，一般不敢直接給國外客戶打電話，在此分享些給國外客戶打電話的技巧。
1.選擇合適的電話系統
a.使用座機，缺點是資費貴，不在辦公室時就用不了；優點是通話質量比較穩定，客戶回撥可以找到你
b.使用Skype，缺點是信號不好時，通話質量不佳；Skype中國版顯示的號碼不是自己的，客人要是想回撥找你，找不到人（據說美國版本可以設置自己的電話號碼）。個人不推薦。
另外還可以使用國際長途IP卡，可以淘寶搜索“國際長途IP卡”，我們用的一款可以綁定固定電話和多個手機號，這樣即使下班回家或出差，都可以用自己手機打電話給客戶，非常便捷（此卡除了部分國家客服電話不能撥外，可以打全世界各國的電話，詳情諮詢淘寶客服哦）
2.選擇合適的時間撥打電話
因我們與國外存在時差，所以打電話的時間選擇很關鍵。而給國外客人打電話的最佳時間是週二至週四，時間最好是客人當地時間的10:00-11:00或15:00-16:00，因為週一是一週的開始，週五是工作最後一天（中東國家週五就開始休息），國外客人也許還沒有進入工作狀態或已準備休息。
打電話前提前想好思路，打好草稿
a.首先是電話接通後的打招呼，不要被初中英語帶歪，如下：
A: Hello，this is Alice from XXX company. Is that Mr. Bruce?
B: Yes, this is Bruce. How are you Alice?
A: I'm fine, thank you, and you?
以上的回答沒問題，但是太死板，無法引入接下來的正題。可以選擇這樣回答：
A: Pretty bad, Bruce (此處聲調緩慢低沉，表現出沮喪的心情）
客人能從你的聲音中聽出你的心情，肯定會追問"What happened?" 接下來你就可以引入正題，告訴客人生產過程出現什麼問題，有哪些對應的方案選擇，需要客人確認。
b.根據打該通電話目的模擬通話過程及客戶可能的回答，想好對策
Have you received the email I sent yesterday which subject is XXX ? 聯想客戶答覆沒有收到，你可以這樣接： All right, thank you for your feedback. I'll resend the email immediately, please kindly check later. 若客戶的答覆是收到了，可以這樣接：With regard the email, attachment shows some best sellings in your market. Do you have any interest in it? 當你聯想客人可能的回答以及進一步追問的情形，電話中你就可以應變自如，試一試會有意料之外的收穫。
c.若前臺接的電話可以這麼說：
Could you put me through to the purchase department?
3.接聽電話前準備工作
看到國外號碼的電話，記得準備好紙筆以便記錄；接聽後，禮貌的說:"Hello, this is Alice speaking!" 若是無法從聲音辨別出是哪位客戶，可以插一句: "Excuse me, who is speaking?",若對客人的名字沒有印象，可以問: "Have you sent me the email before?"馬上著手找郵件，另回覆客戶："Thanks for your calling."(此處郵箱分門別類會更方便找到郵件）當確認對方是誰後，" What is the matter with you? 或What can I do for you?"當聽不出客人說的是什麼時，可以告訴客人電話信號不好，稍後會與客人郵件確認。
其他注意事項
a.不要給自己心理負擔，怕自己說的老外聽不懂，儘管說，若老外聽不懂也會跟你說的。
b.控制語速，最好一個詞一個詞說，既讓客戶聽懂，也能讓客戶放慢語速和你通話。另外打電話時保持微笑，聲音大聲，不要讓客人覺得你很隨意。客人可以通過聲音感受你的態度和精神。
c.打電話過程不要只顧自己說，更不要一口氣說完所有內容，說一段話要問客人想法，這樣雙方才能有效溝通。
d.打電話是儘量簡說，不要使用太複雜的句子，也不宜太長。比如 I am sorry I didn't hear you clearly, I beg your pardon?------可以表達為：Sorry?
e.電話掛斷時，記得等客戶先掛了電話再掛。
努力充實自己，多模擬場景。除了多學習外貿知識外，日常可以用國外的聊天工具和外國人多聊；掌握基本的電話用語，學會稱讚"you are so kind/friendly" "nice to talk with you""Glad to speak with you" " your voice is so nice" 。
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