新冠肺炎疫情來臨之後，全國各地都延長了春節假期。對於必須在近期開工的企業，也將面臨新的挑戰。尤其是中小企業和創業公司，不僅要應對生存壓力，還要保證員工的安全和公司的正常運轉。那麼對企業來說，開工之際有哪些需要注意的事項？如果選擇遠程辦公，如何保證其效率與協同？如何開源節流、降本增效？今天，薪人薪事創始人常興龍（中歐創業營第七期）為我們帶來分享。
合理規劃開工節奏
春節以來，我們收到很多公司關於疫情下組織管理方面的諮詢，多數都集中於如何在節後恢復辦公這件事情上。
具體來看，此次疫情中，企業組織出現了兩個新特點：一是春節假期的人員流動性高，員工分佈在全國各地，有些可能還暫時無法到崗；二是每個人的情況都不一樣，比如健康狀況、網絡條件以及工作角色等等，這些都可能帶來組織管理上的不確定性。
在這種情況下，怎樣合理規劃開工節奏？我們歸納了三個要點：一專、兩收、三管。
“一專”是指建議由HR牽頭成立疫情專項小組。組內人數不需要太多，但是要確保能夠及時處理員工的問題，做到公開透明，讓員工在出現問題的第一時間知道去找誰，並且要讓每位員工都瞭解這一點。
“兩收”指內外兩方面的信息收集。外部信息包括各地的疫情、當前的安全情況、其他公司的返崗情況等等。這些信息現在多是員工個人在收集，如果有專門的小組去做，不但可以節省時間，還能保持信息的一致。對於內部信息，因為員工返崗的情況和自身狀態都處在變化之中，建議利用調查問卷或其他便捷化工具，由專項小組對此進行重點關注，並保證這項工作的細緻程度。
“三管”是指HR團隊按照不同的業務來分角色完成三方面的管理。
一是集中會議的管理。這個時期，開會必須考慮安全性問題。在是否必須戴口罩、不同級別會議用多大的會議室、參與人數限制等方面，最好建立明確的機制，向每位員工提供具體的信息。
二是遠程管理，主要是遠程考勤。遠程考勤並不是為了監視員工，而是幫助員工收心。員工從休假狀態切換至工作狀態需要時間，尤其在遠程辦公時，這一時間會拖長，如果每天有遠程的考勤打卡，可以幫助大家儘快進入工作狀態。
三是協作方式的管理。遠程辦公與本地辦公的協作方式有明顯不同，要將協同方式加以明確。在落實這些工作時，一方面要做好疫情防控，另一方面要做到因地制宜和合規。
只要把這三點認真落實好，90%以上的企業可以快速進入到工作狀態中。
打造健康的組織環境
17年前SARS暴發時， 很多80後和90後還沒有進入職場。對於年輕員工來說，這是第一次經歷疫情，很可能會產生恐慌心理。這時，公司管理者和HR首先要多做正面疏導。其中有三點需要注意：第一，直面問題，不要回避，互相猜測有可能會引發更大的問題；第二，消除恐慌心理；第三，樹立榜樣標準。
其次要積極面對。當下，所有公司都需要面對一定的不確定性，由於各地的復工時間可能不同，公司要根據自己的員工所在地狀況，落實相應的政策。在此過程中，要爭取做到公司價值觀的統一。很多中小企業管理者都揹負著不小的壓力，如果此時員工思想不統一，存在畏懼或者恐慌心理，將不利於情況的好轉，甚至有可能使整個公司變得沒有鬥志。價值觀統一後，再解決個性化問題，如果某些員工的個性化問題沒解決好，也可能會產生很大的負面作用。
第三是樹立信心。建議這個過程中多打小的勝仗，比如將一個項目拆分成一些小的環節，一步步來，多打勝仗。這一過程中，HR要創造出一些機制，來增加員工之間的互動。在取得一些成績或者獲取到新的信息時，可以及時分層與員工進行同步。
第四是恢復生產。HR要和業務部門的領導重新確認目標，年前定的目標可能要重新調整，也不排除需要在新的協作方式下調整組織構架。當前環境不同，一定要進行流程的改變，否則很難恢復前進的趨勢。
做好遠程辦公協同
疫情持續期間，很多公司開工後要實行遠程辦公。如何做好遠程辦公的協同？歸納起來有四個要點：
第一，細化任務顆粒度。在當前情況下，把大任務拆解成小任務是非常重要的，這一點需要HR和業務領導者達成共識。首先由HR牽頭，將大的任務拆解成具體的、明晰的限時任務。其次是以日為計，細化協同。線下辦公時，一個任務的協同在工位之間互相傳遞就可以了，遠程辦公則往往會出現拖延，有時還會出現關鍵人沒有完全到崗的情況，因此需要將協同進行細化。最後，要建立新的備份機制和考核機制，包括人員情況的備份與系統化的考核，最好有系統化、在線化的軟件，能夠幫助大家進行梳理，否則一定會亂掉。
第二，及時處理工作評價。需要注意的是，在遠程辦公中，公司上下級很容易出現情緒割裂。因此，要明確當天要處理的任務，早規劃，晚覆盤。當上下游出現協同風險時，要鼓勵員工主動講出來。由於許多工作並不能事先確定需要的時間，因此短期即時評價和長期積累機制的建立也要兼顧。
第三，減少團隊迭代風險。春節假期之後一般是招聘旺季，在遠程協同的情況下，員工換工作的概率有可能會比往年大。HR需要提前啟動一些措施，以減少團隊迭代的風險。首先，針對年前已經發Offer的候選人，HR需要重新回顧一下其崗位情況，看是否需要對方延期或儘快入職；其次，提前開啟線上招聘通道，加強人才庫的積累；最後，建立完整的電子勞動合同制度。
第四，建立線上合規完整流程。HR圈子裡有一句話：養魚先養水，即工作環境決定了員工的成長和對組織的貢獻程度。顯然，現在的工作環境已發生很大改變，因此從入職到離職的整個相關流程也要有很大的改變。
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第一步，HR要做好員工從入職到離職所有環節的回顧，找到適用於現在的辦法和制度。
第二步，進行必要的法制文件電子化補充。除了勞動合同以外，薪酬證明等其他文件是否也可以電子化？對應的個稅、薪酬制度、扣款情況，要進行體系化的梳理。
第三步，也是最重要的一步，就是要建立線上遠程化、合規、完整的人力資源流程。
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做到這四點，就可以做好遠程的辦公協同了。
開源節流，降本增效
從駐地辦公切換到遠程辦公的時候，生產效率一定會受到影響。前幾天，我收到了很多創業者朋友的提問，有的甚至感慨 “我今年不會倒了吧”，壓力顯而易見。大家都預估疫情可能要持續幾個月，在這期間怎樣降低成本、開源節流，成為普遍關注的問題。
在這裡，我有四個觀點與大家分享。首先，強化優勝劣汰機制。由於生產環境和生產流程有了新的變化，對於組織管理來講，首先要做的就是強化優勝劣汰的制度。這樣做的目的不是要對員工苛刻，而是組織和員工之間要做一個新的、協同的雙向設定，這同時也是一個雙向選擇的過程。HR需要提前針對最壞的情況做好預案。
加強優勝劣汰的過程有三個重點工作：第一，重新定義人才的投入產出比（ROI），遠程辦公情況下，銷售、運營、生產、產品等不同部門的重要度、投入產出比可能會有變化，特別是財務部門，要做好這方面的協同處理。第二，明確公佈淘汰機制，加速組織跟員工之間的磨合。第三，打造新的共生組織，讓大家能夠重新去匹配和對位。
如果想開源節流，就要先把優勝劣汰機制做紮實，最好對應到職級、職位，並且通過系統使其明確下來，讓每位員工都知曉自己在這個企業中的上升通道出現了什麼變化。
有人擔心，強化優勝劣汰機制以後，本身就有一些恐慌和不安定情緒的員工會加速離職。其實恰恰相反，明確了機制以後，組織和員工的結合會更加牢固。
其次，及時同步國家政策。當前的國家政策是延長假期，一些地方政府還出臺了一些惠企措施。首先要合規處理，把國家政策落實下來。另外，對於新的利好政策，需要HR和相關業務負責人同時進行關注。
如今，駐地辦公和遠程辦公並存已經成為定局，企業管理者可以考慮在全國範圍內對薪酬體系、招聘體系、培訓體系以及生產體系等進行優化分佈，並及時同步國家政策。
再次，優化人才結構。優化的核心不是裁員，而是在企業的發動機、驅動力發生改變的情況下，重新梳理不同角色的定位。比如目前在遠程協作的時候，需要多少主管，他們的任務是什麼，員工跟主管溝通的時候需要做什麼，更高級別的VP需要做的工作是什麼，等等。
優化人才結構分為三步：先回顧角色的重要性，再縱向看長短期的回報比例在不同角色之間是怎樣分佈的，接下來再橫向看每一層的協同任務邊界是不是要重新劃分。這樣就可以把人才結構進行體系化的梳理了。
最後，調整投入的明細。以前，本地化辦公的成本多一些，在目前的情況下，需要有意識地對投入的比例分配進行調整。比如固定房租、水電費的投入有可能會縮小，遠程辦公投入的費用要加大。你的投入在什麼地方，收穫就會在什麼地方，要根據自己的業務情況進行投入調整。
調整中，需要看短期回報和長期回報。調整後哪些員工產生的績效比較高，就應該及時補上對這些員工的激勵。整體來講，在時效性和細微度方面做得越多，調整效果就越好。
降低成本其實是相對的，不要以為降低成本就是裁員、縮減開支。如果成本不變，產出提高，也是相對降低了成本。開源則是在新的情況下，考慮能不能實行新的合作和協同機制。
HR的操作清單和工具
前面說了很多方案與方法，也許有些企業會覺得短期內沒有辦法實現。其實，在具體做的時候，大家可以尋求一些專業HR工具的幫助。通過以下四個操作步驟，就可以把前面所說的整體建立起來。
第一，以人為本，隨時關注員工的健康。通過在線問卷、員工社區等在線化工具，做到及時溝通和調整。
第二，實時掌握工作進度。要對激勵、評價做到及時有效的管理，可以通過對工作任務的分發、外勤的打卡情況、自身福利情況進行跟蹤，做到及時有效溝通。
第三，人事工作合規管理。在本地化向遠程化切換的過程中需要一些工具，比如做電子化合同的工具和做線上招聘的管理工具，讓線上的入轉調離做到及時合規，成為流程化的固定測評。最後，要系統化地形成SOP（標準作業流程）。讓HR與各業務線的管理者，包括重點的HRBP（人力資源業務合作伙伴），以及其他關鍵崗位之間做好聯動，要進行體系化的梳理，使得員工與組織之間形成整體協同。
在這一過程中，需要關注三個關鍵的原則、指標和方法：公司的審批、考勤、協作規則，全息一體化的生命週期管理，以及數字化的分析對比機制。相信此“疫”過後，大家都可以把自己的HR工作做得更好。
來源 | i黑馬
口述 | 常興龍
整理 | 張九陸你所在的公司採取了哪些應對疫情的措施？有哪些好的經驗分享？歡迎留言討論。
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